Заполнение ЕФС‑1 при приёме на работу: пошаговый порядок и образцы

Заполнение ЕФС‑1 раздел 1.2: сведения о трудовом договоре

В разделе 1.2 фиксируются основные параметры трудовых отношений. Здесь указывается дата заключения договора, срок его действия (бессрочный или срочный) и тип занятости. Если сотрудник работает на условиях неполного рабочего времени, это отражается в соответствующем поле.

Код вида занятости выбирается согласно классификатору. В части учета затрат на оплату труда и кадрового учета следует руководствоваться ПБУ 5/2002, чтобы обеспечить единство данных в бухгалтерском и налоговом учете. При оформлении изменений в режиме работы, например, при переходе на сокращенный график, используйте руководство по переводу на неполный рабочий день в ЕФС‑1: порядок и сроки сдачи 2026 года.

В интерфейсе СБИС ввод данных в разделе 1.2 максимально упрощен: система подсвечивает обязательные поля красным цветом, если они остались пустыми. Это предотвращает отправку незаполненного документа.

Заполнение ЕФС‑1 раздел 2 (подраздел 2.1): данные о работнике

Подраздел 2.1 предназначен для идентификации физического лица. В него вносятся:

• Полные ФИО, дата рождения;
• Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
• СНИЛС (обязательный реквизит для идентификации в СФР);
• ИНН.

Также указывается код ОКТМО по месту жительства работника и его категория (например, инвалид, пенсионер или лицо с особым статусом). Эти данные влияют на расчет страховых взносов, которые позже отражаются в расчете РСВ: актуальные ставки, порядок заполнения и примеры 2026‑2025 годов.

При найме иностранных граждан в разделе 2.1 необходимо указывать данные документа, удостоверяющего личность, и реквизиты разрешения на работу или патента. Для самозанятых, заключающих трудовой договор, порядок заполнения идентичен обычному найму, так как статус самозанятого не освобождает работодателя от подачи ЕФС-1 при наличии трудовых отношений.

Онлайн‑заполнение ЕФС‑1 и образец в СБИС

Процесс подачи формы в личном кабинете СБИС состоит из четырех этапов:

1. Загрузка данных: импорт сотрудника из кадрового модуля или ручной ввод.
2. Автозаполнение: система подставляет реквизиты организации и коды ОКТМО.
3. Подтверждение: проверка корректности СНИЛС и ИНН.
4. Подписание: отправка документа с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Для автоматизации этого процесса удобно использовать сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

После успешной регистрации и отправки формы в СФР, в СБИС доступна функция скачивания готового образца в формате PDF. Этот документ служит подтверждением подачи сведений и может быть сохранен в личном архиве организации.

Контроль ошибок осуществляется в режиме реального времени. Система выдает автоматические подсказки (например, при неверном формате СНИЛС), однако перед финальной отправкой рекомендуется провести ручную проверку дат приема и кодов занятости, так как их исправление потребует подачи корректирующего расчета.

Частые вопросы

Как правильно заполнить ЕФС‑1 при приёме на работу?

Необходимо заполнить разделы 1.2 и 2 (подраздел 2.1), указав реквизиты работодателя, персональные данные сотрудника, дату приема и условия трудового договора. Форму следует подать в СФР через оператора ЭДО (например, СБИС) не позднее одного рабочего дня после найма.

Какие данные нужно указывать в разделе 1.2 ЕФС‑1?

В этом разделе указывается дата заключения трудового договора, его срок (постоянный или временный), вид занятости (полная или частичная) и соответствующие коды по классификатору.

Как заполнить подраздел 2.1 в разделе 2 ЕФС‑1?

В подраздел 2.1 вносятся идентификационные данные работника: ФИО, дата рождения, паспорт, СНИЛС, ИНН, а также код ОКТМО по месту жительства и категория гражданина.

Можно ли заполнить ЕФС‑1 онлайн через СБИС и как скачать готовый образец?

Да, заполнение происходит в личном кабинете СБИС с использованием шаблонов. После отправки формы и получения подтверждения от СФР, готовый образец документа можно скачать в формате PDF из раздела «Отчеты».

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться со специалистом или обратиться к актуальным текстам нормативных актов.