Заполнение формы ЕФС-1 подраздел 1.1: правила и сроки в 2026 году

Заполнение ЕФС-1 раздел 2 и подразделы 2.1, 2.1.1

Раздел 2 формы ЕФС-1 предназначен для отражения сведений о стаже застрахованных лиц. В подразделе 2.1 указываются периоды работы, за которые уплачивались страховые взносы, а также периоды, включаемые в страховой стаж, но не подлежащие оплате взносами (например, отпуска по уходу за ребенком).

Подраздел 2.1.1 заполняется исключительно для сотрудников, работающих в особых условиях труда. Здесь фиксируются периоды работы по спецспискам, выполнение работ с вредными или опасными условиями труда, что дает право на досрочный выход на пенсию. В этом подразделе обязательно указывается код соответствующего списка или номер документа, подтверждающего право на льготный стаж.

Сроки подачи сведений о стаже зависят от типа периода. Сведения о периодах оплаты взносов и особых условиях труда подаются ежегодно в срок до 1 марта года, следующего за отчетным. Эти данные должны быть синхронизированы с общей отчетностью, в частности, с Расчетом по РСВ в 2026 году: правилами заполнения и сроками подачи.

Заполнение ЕФС-1 разделы 1.2 и 1.3

Подраздел 1.2 используется для отражения сведений о трудовой деятельности, которые не связаны с приемом или увольнением, но влияют на стаж или статус сотрудника. Сюда относятся сведения о переводах на другую должность внутри организации, изменении условий трудового договора или предоставлении отпусков без сохранения заработной платы.

Подраздел 1.3 заполняется при изменении персональных данных застрахованного лица. В этом случае в форму вносятся актуальные сведения о фамилии, имени, отчестве или данных паспорта, если они изменились с момента последнего приема на работу. Это необходимо для корректного сопоставления данных в базе СФР.

Для исключения ошибок при проверке СФР данные между подразделами 1.1, 1.2 и 1.3 должны быть синхронизированы. Например, если в подразделе 1.1 указан прием сотрудника 10 марта, то в подразделе 1.2 не может быть записи о переводе этого же сотрудника 5 марта. Любое расхождение в хронологии событий приведет к автоматическому отказу в приеме формы. Если вы работаете с сотрудниками по гражданско-правовым договорам, изучите заполнение ЕФС-1 по договорам ГПХ: правила и образцы 2026 года.

Частые вопросы

Как заполнить форму ЕФС-1 за 2025 год, если подача происходит в 2026?

Если вы подаете сведения за прошлый год (например, сведения о стаже в разделе 2), в поле «отчетный период» указывается 2025 год. Однако правила заполнения полей и коды тарифов должны соответствовать нормам, действовавшим в 2025 году. Если же подается корректирующая форма по кадровому событию 2025 года, в форме указывается дата фактического события и дата подачи корректировки.

Нужно ли подавать ЕФС-1 подраздел 1.1, если сотрудник работает по ГПХ?

Да, сведения о лицах, работающих по договорам ГПХ, подаются в ЕФС-1. Однако они отражаются в специальных полях для договоров гражданско-правового характера. Срок подачи сведений о заключении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня после даты подписания договора. Подробнее об этом читайте в статье про заполнение ЕФС-1 при окончании договора ГПХ: правила и сроки.

Можно ли объединить сведения о приеме и увольнении разных сотрудников в одной форме ЕФС-1?

Да, в одну форму ЕФС-1 можно включить сведения о нескольких сотрудниках и разных кадровых событиях (прием одного, увольнение другого, перевод третьего), если они произошли в один день или подаются в один отчетный период. Каждый сотрудник в таком случае будет идти отдельной записью (строкой) в подразделе 1.1.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в СФР и ФНС России.