Кадровые документы, которые должны быть в организации в 2026 году
Базовый набор кадровых документов в 2026 году включает трудовые договоры со всеми сотрудниками, документы по учету рабочего времени и приказы по личному составу. Основным документом, фиксирующим прием на работу, является трудовой договор, а перечень необходимых от работника сведений определен Трудовым кодексом РФ.
Отсутствие подписи сотрудника в должностной инструкции может сделать увольнение по результатам испытательного срока незаконным, даже если работник не справился с задачами.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Обязательный перечень кадровых документов при приеме на работу
При оформлении нового сотрудника работодатель должен запросить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ. В этот обязательный перечень входят паспорт, СНИЛС и документ, подтверждающий трудовой стаж.
Подтверждение стажа осуществляется одним из двух способов. Работник предоставляет либо бумажную трудовую книжку, либо выписку со сведениями о трудовой деятельности, если в организации или самим сотрудником используется электронный формат учета.
Согласно ст. 68 ТК РФ, прием на работу в обязательном порядке оформляется трудовым договором. Именно этот документ является главным основанием для возникновения трудовых отношений, в то время как иные акты носят распорядительный характер. Если вы сомневаетесь в выборе формы оформления отношений с исполнителем, изучите статью о том, как выбрать между ГПХ и трудовым договором в 2026 году.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Документы по движению персонала и учету рабочего времени
После подписания трудового договора работодатель имеет право издать приказ (распоряжение) о приеме на работу. Издание такого приказа не является безусловной обязанностью компании, а представляет собой право работодателя зафиксировать факт приема на основании уже заключенного договора.
Все изменения в составе персонала — приемы, переводы на другие должности и увольнения — фиксируются в реестрах. Состав этих реестров и перечень необходимых сведений определяются действующим законодательством и иными нормативными актами РФ.
Организация обязана обеспечить хранение следующих документов:
- кадровые приказы (по приему, переводу, увольнению);
- приказы по основной деятельности;
- документы по учету рабочего времени.
Для автоматизации сбора и хранения всей документации, включая кадровые реестры, используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.
Дополнительные документы и риски при их отсутствии
Должностная инструкция играет критическую роль при расторжении договора с сотрудником, находящимся на испытательном сроке. Если работника не ознакомили с инструкцией под подпись при приеме, увольнение по причине несоответствия занимаемой должности может быть признано незаконным. Подробнее о рисках при расторжении контракта читайте в материале про увольнение по статье за невыполнение обязанностей.
Отсутствие документа о профессиональном образовании (диплома) не всегда является законным основанием для увольнения. Верховный Суд РФ в Определении от 8 февраля 2013 г. № 26-КГ12-12 указал: прекращение трудового договора из-за отсутствия диплома будет незаконным, если сотрудник фактически способен выполнять свою трудовую функцию.
Подобный подход к документации важен и при закрытии бизнеса, когда необходимо правильно оформить все кадровые изменения. Ознакомьтесь с тем, как проходит ликвидация АО в 2026 году, чтобы избежать ошибок при увольнении всего штата.
Частые вопросы
Обязательно ли издавать приказ о приеме на работу?
Нет, издание приказа (распоряжения) о приеме является правом работодателя, а не его обязанностью. Обязательным документом согласно ст. 68 ТК РФ является только трудовой договор.
Какие документы работник должен предъявить при трудоустройстве?
Согласно ст. 65 ТК РФ, работник обязан предоставить паспорт, СНИЛС и документ, подтверждающий трудовой стаж (бумажную трудовую книжку или электронную выписку о трудовой деятельности).
Можно ли уволить сотрудника, если у него нет диплома об образовании?
Если выполнение конкретной трудовой функции фактически возможно, увольнение только из-за отсутствия документа об образовании будет признано незаконным (согласно позиции Верховного Суда РФ).
Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и оформления документов рекомендуется проконсультироваться с юристом или бухгалтером.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Возврат подоходного налога: как вернуть НДФЛ через налоговый вычет в 2026 году
Инструкция по возврату НДФЛ через налоговые вычеты: сроки подачи, перечень документов и способы получения денег на карту в 2026 году.
Реквизиты для оплаты налогов в 2026 году: где найти и как не ошибиться
Актуальные способы поиска реквизитов для оплаты налогов через ЕНП в 2026 году: инструкции для ИП и ООО, чтобы избежать пеней и блокировок счетов.
Квалификация работника это: определение, виды и подтверждающие документы
Подробно о том, что такое квалификация работника, какие виды квалификации существуют и какие документы нужны для её подтверждения в 2026 году.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.