Кадровые документы при приеме на работу: полный перечень и правила оформления
При приеме на работу сотрудник предоставляет паспорт, трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности), СНИЛС, документы об образовании и воинский учет. Работодатель оформляет трудовой договор, подает отчетность в Социальный фонд России (СФР) и знакомит работника с локальными нормативными актами компании.
Если сотрудник предоставляет электронную трудовую книжку (СТД-РФ), работодатель не имеет права требовать бумажный дубликат, а проверка данных осуществляется только через запрос в СФР или по предоставленной выписке.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Какие документы должен предоставить работник при приеме на работу
Согласно Трудовому кодексу, обязательный перечень документов включает:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- Трудовую книжку и InSS (в случае ее ведения в бумажном виде) либо сведения о трудовой деятельности по форме СТД-РФ или СТД-ПФР.
- СНИЛС (страховое свидетельство). Чтобы убедиться в корректности данных, можно проверить СНИЛС в базе СФР по номеру.
- Документ об образовании и квалификации (диплом, аттестат), если работа требует специальных знаний.
- Документы воинского учета (военный билет или удостоверение призывника) для военнообязанных.
Для определенных должностей требуются дополнительные бумаги. Водители предоставляют водительское удостоверение соответствующей категории. Сотрудники общепита, медицины и образования обязаны предъявить действующую медицинскую книжку. Для некоторых технических специальностей может потребоваться положение о лицензировании деятельности, подтверждающее право сотрудника выполнять определенные виды работ.
Работодателю запрещено требовать документы, не предусмотренные законом (например, справку о наличии судимости, если должность не предполагает такой проверки, или свидетельство о браке). За требование лишних сведений или отказ в приеме из-за их отсутствия компании грозит административный штраф. Если вы сомневаетесь в выборе формы сотрудничества, изучите, как работает договорная работа и в чем разница между ГПХ и трудовым договором.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Какие кадровые документы оформляет работодатель
Основным документом является трудовой договор. Он должен быть подписан не позднее трех рабочих дней с даты фактического допущения сотрудника к работе. В договоре обязательно указываются: место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и отдыха, а также условия социального страхования. Подробные требования к участникам сделки описаны в статье про стороны трудового договора.
Приказ о приеме на работу не является обязательным документом по закону, если в компании принят только трудовой договор. Однако многие организации продолжают использовать его для внутреннего учета и упрощения бухгалтерии. Оформить Приказ о приёме на работу (Т-1) можно онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.
После оформления приема работодатель выполняет следующие действия:
- Вносит запись в бумажную трудовую книжку (если она ведется) в течение пяти рабочих дней.
- Подает форму ЕФС-1 в Социальный фонд России. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или подписания договора.
Дополнительные бумаги: локальные акты и согласия
До выхода на смену сотрудник должен под роспись ознакомиться с локальными нормативными актами (ЛНА). К ним относятся:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
- Должностная инструкция, определяющая конкретные обязанности.
- Положение об оплате труда и премировании.
Отдельно оформляется согласие на обработку персональных данных. Без этого документа работодатель не имеет права передавать сведения о сотруднике в банки для выплаты зарплаты или в страховые компании.
Если сотрудник работает с ценностями, деньгами или оборудованием, подписывается договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Для защиты коммерческой тайны заключается соглашение о неразглашении (NDA). Эти документы защищают бизнес от финансовых потерь и утечки конфиденциальной информации.
Частые вопросы
Можно ли принять на работу без паспорта или трудовой книжки?
Без паспорта оформить трудовые отношения невозможно, так как личность работника должна быть подтверждена. Без трудовой книжки принять можно: если сотрудник ее потерял, работодатель заводит новую. Если сотрудник перешел на электронный формат, он предоставляет выписку СТД-РФ.
В какой срок нужно подать сведения о приеме в СФР?
Сведения о приеме на работу подаются по форме ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после даты подписания трудового договора или издания приказа о приеме.
Обязательно ли подписывать приказ о приеме, если есть трудовой договор?
Нет, приказ не является обязательным документом по Трудовому кодексу. Если в компании принято оформлять только трудовой договор, отсутствие приказа не будет нарушением.
Информация носит справочный характер. Для корректного оформления документов в вашей конкретной ситуации рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу или бухгалтеру.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Откроем «Приказ о приёме на работу (Т-1)» — реквизиты подставятся по ИНН — а вот что вы получаете вместе с этим.
Реквизиты сами
Вводите ИНН — название, адрес, КПП, ОГРН и банковские данные подставятся из ЕГРЮЛ. Ошибиться в реквизитах негде.
Проверка перед сдачей
ИИ смотрит документ до отправки: пустые обязательные поля, суммы, которые не сходятся, неверные коды.
Подпись без принтера
Готовый файл подписывается онлайн и уходит контрагенту по ссылке — юридическая сила по 63-ФЗ, ст. 160 ГК.
Всё лежит в одном месте
Документ остаётся в архиве компании: со сроками, статусом подписания и историей изменений.
Legium.pro
Не делать это руками
Откроем «Приказ о приёме на работу (Т-1)» — реквизиты подставятся по ИНН.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Нужен готовый документ?
Этот документ можно заполнить онлайн — реквизиты подставятся по ИНН.
Заполнить онлайн: Приказ о приёме на работу (Т-1) Сначала посмотреть страницу услугиПохожие статьи
Как скачать программу 3-НДФЛ за 2025 год бесплатно на сайте ИФНС
Инструкция по загрузке официального ПО «Декларация-2025» с сайта ФНС для подачи налоговой отчетности за 2025 год и получения вычетов.
ИП на НПД и самозанятость: в чем отличие и что выбрать
Сравнение ИП на НПД и физических лиц на самозанятости в 2026 году: разница в налогах, взносах и способах регистрации для предпринимателей.
Налог на имущество ИП: правила уплаты, льготы и особенности для УСН
Разбираем, в каких случаях ИП на УСН и ПСН освобождаются от налога на имущество физических лиц и когда обязаны платить налог на имущество организаций.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.