Как заполнить УПД в Диадоке: пошаговая инструкция

Как правильно заполнить УПД в Диадоке: реквизиты и требования

Обязательные поля УПД: номер, дата, продавец, покупатель, наименование товара или услуги, количество, цена, сумма без НДС, ставка НДС и сумма НДС. Всё это заполняется в табличной части документа — по одной строке на позицию.

Сначала определитесь с типом УПД. Функция 01 — это счёт-фактура и передаточный документ одновременно: подходит, когда нужно подтвердить и отгрузку, и право на вычет НДС. Функция 02 — только передаточный документ: используется, когда НДС не нужен, например при реализации освобождённых от налога товаров или при передаче без перехода права собственности.

Диадок проверяет обязательные поля автоматически и подсвечивает незаполненные ещё до отправки. Частые ошибки, из-за которых документ возвращают:

• неверный код ТН ВЭД в строке с товаром;
• расхождения между итоговой суммой и суммой построчных данных;
• неправильная ставка НДС — например, 20% вместо 10% для льготных товаров;
• пропущенная строка с грузополучателем, если он отличается от покупателя.

Перед отправкой проверьте, что все суммы сходятся, а ставки НДС соответствуют применяемым. Если контрагент вернёт документ на доработку, вы сможете исправить ошибки и отправить его заново.

Как заполнить УПД в Диадоке вручную

Ручное заполнение ничем не отличается от стандартного: создайте документ, выберите тип «УПД» и вносите данные построчно в табличную часть. Для повторяющихся позиций скопируйте предыдущую строку и измените количество или цену — это быстрее, чем вводить все реквизиты заново.

Вручную удобно заполнять разовые УПД — например, на одну перевозку или разовую поставку. При массовом документообороте ручной ввод займёт слишком много времени: лучше использовать импорт из Excel или выгрузку из 1С. Диадок поддерживает оба варианта — данные подтянутся в форму автоматически, и останется только проверить их и подписать.

После внесения всех строк проверьте итоговые суммы. Диадок сравнит их с построчными данными и укажет на расхождения, если они есть.

Подписание УПД в Диадоке: как заполнить и отправить

После заполнения всех полей документ нужно подписать квалифицированной электронной подписью и нажать «Отправить». Подпись ставится в интерфейсе Диадока — отдельно скачивать документ и подписывать его в сторонней программе не нужно.

Контрагент получит уведомление о новом документе, проверит его и подпишет своей ЭЦП. С этого момента УПД считается принятым. Если контрагент отклонил документ, его можно исправить и отправить заново — но только пока он не принят.

Отправленный и принятый УПД нельзя удалить или исправить. Если ошибка обнаружена после принятия, оформляется корректировочный УПД — он создаётся отдельным документом с указанием номера и даты исходного УПД. Это стандартная процедура, и она предусмотрена правилами документооборота.

УПД в Диадоке для грузоперевозок: особенности заполнения

Для услуг перевозки укажите код вида операции 01, а в наименовании — «Услуги по перевозке груза по маршруту …» и реквизиты договора. Например: «Услуги по перевозке груза по маршруту Москва — Санкт-Петербург, договор № 45 от 12.01.2026».

Если грузополучатель отличается от покупателя, заполните отдельное поле «Грузополучатель» — оно есть в форме УПД. Это частая ошибка: перевозчики забывают указать грузополучателя, и покупатель не может принять документ.

При перевозке через посредника оформите УПД с функцией 01 и укажите код вида операции 26, если посредник работает без НДС. Если же посредник перевыставляет НДС, код останется 01. В обоих случаях в строке «Грузополучатель» укажите фактического получателя груза, а не посредника.

Частые вопросы

Можно ли заполнить УПД в Диадоке без ЭЦП?

Нет. УПД — это электронный документ, и он подписывается квалифицированной электронной подписью. Без ЭЦП его нельзя ни отправить, ни принять. Если подписи нет, оформите её в удостоверяющем центре — например, в Контуре.

Что делать, если контрагент отклонил УПД?

Откройте документ в разделе «Документы», посмотрите причину отклонения, исправьте ошибки и отправьте заново. Отклонённый УПД можно отправить повторно неограниченное количество раз, пока он не будет принят.

Как исправить ошибку в уже принятом УПД?

Принятый УПД исправить нельзя. Оформите корректировочный УПД: создайте новый документ, укажите в нём номер и дату исходного УПД и внесите исправленные данные. Корректировочный УПД также подписывается обеими сторонами.

Нужно ли распечатывать УПД из Диадока?

Нет. Электронный УПД, подписанный ЭЦП обеих сторон, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Печать нужна только если контрагент работает с бумажными документами — тогда можно выгрузить УПД в PDF и распечатать.

Как заполнить УПД для услуг без НДС?

Укажите код вида операции 26, а в табличной части в колонке «Ставка НДС» поставьте «Без НДС». Сумма НДС в этом случае будет нулевой. Если услуга освобождена от НДС по статье 149 Налогового кодекса, дополнительно укажите это в примечании.

Если нужно оформить УПД быстро и без ручного ввода реквизитов, используйте конструктор УПД: он заполняет документ онлайн с автоподстановкой данных по ИНН. А для сдачи статистической отчётности в 2026 году смотрите инструкцию по форме 3-АФК.

Информация носит справочный характер и не является официальной правовой позицией. Для конкретной ситуации обратитесь к бухгалтеру или юристу.