Как создать товарную накладную: правила оформления и образцы 2026
Закон и ФНС в 2026 году позволяют использовать простые неформализованные электронные файлы, хотя многие предприниматели ошибочно считают, что переход на электронный документооборот обязывает применять только формализованные форматы.
Чтобы создать товарную накладную, необходимо зафиксировать факт передачи товара между продавцом и покупателем в письменном или электронном виде. Документ должен содержать все обязательные реквизиты, чтобы бухгалтерия могла принять сделку к учету и подтвердить расходы.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Как создать товарную накладную по закону
Основой оформления любой товарной накладной является статья 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно этой норме, каждый факт хозяйственной жизни — будь то отгрузка товара или оказание услуги — должен быть оформлен первичным учетным документом. Без такого документа принятие операции к бухгалтерскому учету не допускается.
Для того чтобы накладная имела юридическую силу, она должна содержать данные, позволяющие однозначно идентифицировать сделку, стороны и объем переданных ценностей. Если в документе отсутствуют обязательные реквизиты, налоговые органы могут исключить расходы из базы по налогу на прибыль или отказать в вычете НДС.
В 2026 году бизнес сохраняет право выбора формата документа. Допустимо использовать:
- традиционные бумажные носители с «живыми» подписями и печатями;
- неформализованные электронные файлы (например, сканы или документы в формате PDF), переданные по электронной почте или через мессенджеры.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Товарная накладная по форме ТОРГ-12 и УПД: в чем разница
Традиционная форма ТОРГ-12 предназначена исключительно для первичного учета. Она подтверждает, что товар был передан от продавца покупателю, фиксирует количество, наименование и стоимость продукции. Однако ТОРГ-12 не является налоговым документом, поэтому для вычета НДС к ней обязательно прилагается счет-фактура.
Универсальный передаточный документ (УПД) создан для оптимизации документооборота и может полностью заменять ТОРГ-12. Его главное преимущество в том, что он объединяет в себе функции первичного документа (накладной или акта) и налогового счета-фактуры.
Использование УПД позволяет сократить объем бумаг в два раза. Организация может настроить документ двумя способами:
- Использовать его как полноценную замену и накладной, и счета-фактуры одновременно.
- Использовать только в части первичного учета, если счет-фактура не требуется.
Если ваша компания работает с большим объемом отгрузок, удобнее использовать Товарную накладную (ТОРГ-12), которая заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН, что исключает ошибки в данных контрагентов.
Образец товарной накладной 2026 и шаблоны
При создании документа компания может выбрать между строго формализованным шаблоном (например, ТОРГ-12) и собственной формой. Закон не обязывает использовать только государственные образцы, если в самостоятельно разработанной форме присутствуют все обязательные реквизиты.
В любой товарной накладной, независимо от шаблона, должны быть указаны:
- наименование и дата составления документа;
- сведения о продавце и покупателе (наименование, ИНН, адрес);
- основание для отгрузки (номер и дата договора или заказа);
- перечень товаров с указанием количества, единиц измерения и цены;
- итоговая сумма к оплате.
Порядок передачи документа предполагает подписание его обеими сторонами. Продавец подписывает накладную в момент отгрузки, а покупатель — после приемки товара. Только после получения подписанного экземпляра с печатью (или электронной подписью) сделка считается полностью оформленной. При возникновении споров по передаче прав или обязательств может потребоваться оформление дополнительных соглашений, например, если речь идет о цессии в кредитных договорах.
Частые вопросы
Товарная накладная и УПД — одно и то же?
Нет, это разные документы, но УПД может заменять товарную накладную. ТОРГ-12 — это только первичный документ для бухгалтерии. УПД — это гибрид, который может совмещать в себе функции накладной и счета-фактуры для налоговой.
Можно ли в 2026 году создавать товарные накладные на бумаге?
Да, право использовать бумажные носители сохраняется. Также допустимо использовать неформализованный электронный документооборот.
Где взять шаблон товарной накладной?
Можно использовать стандартную форму ТОРГ-12 или разработать собственный шаблон, который будет содержать все обязательные реквизиты согласно закону № 402-ФЗ.
Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений проконсультируйтесь с профильным специалистом.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Откроем «Товарная накладная (ТОРГ-12)» — реквизиты подставятся по ИНН — а вот что вы получаете вместе с этим.
Реквизиты сами
Вводите ИНН — название, адрес, КПП, ОГРН и банковские данные подставятся из ЕГРЮЛ. Ошибиться в реквизитах негде.
Проверка перед сдачей
ИИ смотрит документ до отправки: пустые обязательные поля, суммы, которые не сходятся, неверные коды.
Подпись без принтера
Готовый файл подписывается онлайн и уходит контрагенту по ссылке — юридическая сила по 63-ФЗ, ст. 160 ГК.
Всё лежит в одном месте
Документ остаётся в архиве компании: со сроками, статусом подписания и историей изменений.
Legium.pro
Не делать это руками
Откроем «Товарная накладная (ТОРГ-12)» — реквизиты подставятся по ИНН.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Нужен готовый документ?
Этот документ можно заполнить онлайн — реквизиты подставятся по ИНН.
Заполнить онлайн: Товарная накладная (ТОРГ-12) Сначала посмотреть страницу услугиПохожие статьи
Реквизиты служебной записки: правила оформления и образцы для руководителя
Разбираем обязательные реквизиты служебной записки по ГОСТ Р и правила оформления ходатайств на премирование и совмещение должностей согласно ст. 191 ТК РФ.
Служебная записка на имя директора школы: правила оформления и образцы
Разбираем, как составить служебную записку директору школы на премию, списание материалов или возмещение средств с учетом норм делопроизводства 2026 года.
Служебная записка о повышении зарплаты: правила оформления и образцы
Узнайте, как правильно составить служебную записку о повышении зарплаты в 2026 году, чтобы запрос был обоснован и принят руководством
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.