Как хранить кадровые документы в организации на работника: правила и сроки
Срок хранения персональных данных уволенного сотрудника не является отдельной величиной — он строго равен сроку архивного хранения документа, в котором эти данные зафиксированы.
Хранение кадровых документов в организации осуществляется в соответствии с ТК РФ, законом «Об архивном деле» и профильными методическими рекомендациями. Работодатель обязан обеспечивать сохранность сведений о трудовой деятельности сотрудников до истечения всех нормативно установленных сроков.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Порядок хранения кадровых документов на работника
Документация по личному составу разделяется на две основные категории: личные дела руководителей и работников, а также документы, которые не входят в состав личных дел. К первым относятся индивидуальные папки с персональными сведениями, ко вторым — общие реестры и приказы.
Систематизация архива строится на базе методических рекомендаций по работе в архивах организаций и муниципальных архивах. Эти правила определяют, как группировать документы, как вести описи и в каком порядке передавать дела на долгосрочное хранение. Чтобы избежать ошибок при оформлении первичных документов, используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.
Особое внимание уделяется сохранности трудовых книжек, трудовых договоров и штатных расписаний. Эти документы подтверждают стаж и условия работы, поэтому их хранение строго регламентировано. При оформлении трудовых отношений важно правильно определить стороны трудового договора: требования к работодателю и работнику, чтобы в будущем документ имел юридическую силу в архиве.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Сроки хранения документов по личному составу
Для каждого типа кадрового документа установлен свой нормативный срок хранения. Работодатель не имеет права уничтожать документы по своему усмотрению до наступления даты, определенной законодательством или архивными перечнями.
Существует прямая связь между сроками архивного хранения и периодом обработки персональных данных уволенных сотрудников. Если документ (например, личное дело или договор) подлежит хранению в течение определенного количества лет, персональные данные сотрудника, содержащиеся в этом документе, остаются в организации до конца этого срока.
Обязательство сохранять сведения о трудовой деятельности действует до полного истечения установленного законом срока. Это необходимо для обеспечения прав работников на получение справок, подтверждение стажа и расчет пенсий. Подобный подход к срокам аналогичен тому, как регулируется срок хранения кассовой книги и кассовых документов: правила оформления и учета.
Требования к хранению персональных данных в кадровом архиве
Работа с данными уволенных сотрудников в архиве регулируется законом «Об архивном деле». Основное требование заключается в том, что персональные данные должны храниться ровно столько, сколько хранится сам документ, в котором они зафиксированы.
Личные дела руководителей и рядовых сотрудников содержат конфиденциальную информацию, доступ к которой должен быть ограничен. Организация обязана обеспечить защиту этих сведений от несанкционированного доступа и утечки, соблюдая требования по защите персональных данных. В этом вопросе работодателю может быть полезна информация о том, как работает Роскомнадзор: что это за организация и чем занимается.
Синхронизация сроков хранения персональных данных и архивных сроков исключает риск преждевременного уничтожения важных сведений или, напротив, необоснованного хранения данных после того, как документ был законно списан.
Частые вопросы
Нужно ли удалять персональные данные сотрудника сразу после его увольнения?
Нет, удалять данные сразу нельзя. Они должны храниться в течение всех нормативно установленных сроков хранения соответствующих кадровых документов, в которых эти данные содержатся.
Какие документы входят в состав кадровой документации по личному составу?
В перечень входят личные дела руководителей и работников, трудовые договоры, трудовые книжки, штатные расписания и иные документы, содержащие персональные данные сотрудников.
Какими законами регулируется хранение кадровых документов?
Основными нормативными актами являются Трудовой кодекс РФ и закон «Об архивном деле», а также профильные методические рекомендации по работе с документами в архивах.
Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется обратиться к специалисту или изучить актуальные редакции нормативных актов.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Как скачать программу 3-НДФЛ за 2025 год бесплатно на сайте ИФНС
Инструкция по загрузке официального ПО «Декларация-2025» с сайта ФНС для подачи налоговой отчетности за 2025 год и получения вычетов.
ИП на НПД и самозанятость: в чем отличие и что выбрать
Сравнение ИП на НПД и физических лиц на самозанятости в 2026 году: разница в налогах, взносах и способах регистрации для предпринимателей.
Налог на имущество ИП: правила уплаты, льготы и особенности для УСН
Разбираем, в каких случаях ИП на УСН и ПСН освобождаются от налога на имущество физических лиц и когда обязаны платить налог на имущество организаций.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.