Какие кадровые документы сдаются в архив: перечень и сроки хранения
В архив сдаются документы по личному составу и кадровые приказы. К ним относятся личные дела сотрудников, трудовые договоры, трудовые книжки, штатные расписания и распоряжения о командировках или отпусках.
Даже если документ создан после 2003 года, базовый срок в 50 лет может не работать: профильные перечни архивных документов имеют приоритет и могут устанавливать иные периоды хранения для конкретных типов бумаг.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Перечень кадровых документов, которые сдаются в архив
В архив передаются документы по учету кадров, которые подтверждают трудовой стаж и условия работы сотрудников. К основной группе относятся документы по личному составу: личные дела руководителей и рядовых работников, трудовые договоры, трудовые книжки и штатные расписания. При оформлении отношений с персоналом важно правильно определить стороны трудового договора, так как эти бумаги становятся базой для архивного хранения.
Вторая группа — кадровые приказы и распоряжения. Сюда входят документы о приеме на работу, переводах, увольнениях, а также приказы о предоставлении отпусков и направлении сотрудников в командировки.
Также в архив передается сопутствующая документация. Это справки, доклады и сводки, которые сопровождали издание кадровых приказов или обосновывали определенные управленческие решения по персоналу. Все эти бумаги, включая персональные данные, должны быть систематизированы перед передачей. Чтобы избежать ошибок при подготовке документации, используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Сроки хранения кадровых документов в архиве
Срок хранения документа зависит от даты завершения делопроизводства по нему. Для бумаг, делопроизводство по которым закончилось после 1 января 2003 года, установлен базовый срок хранения 50 лет.
Однако этот срок не является абсолютным. Приоритет имеют профильные перечни архивных документов. Если для конкретного типа документа в таких перечнях прописан иной период (меньший или больший), работодатель обязан руководствоваться именно этим специальным сроком.
Отсчет срока хранения начинается с момента завершения делопроизводства по документу. Это дата, когда документ перестал использоваться в текущей операционной деятельности и был «закрыт» для внесения изменений или дополнений. Правильный учет этих сроков критически важен при ликвидации АО в 2026 году, когда архивные документы передаются в государственный архив.
Ответственность за нарушение правил хранения и передачи документов
За нарушение правил учета, хранения или комплектования архивных документов предусмотрена административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. В случае выявления нарушений на граждан налагается штраф в размере от 1 000 до 3 000 рублей либо выносится предупреждение. Для должностных лиц санкции могут отличаться.
Работодатель несет полную ответственность за организацию ведения, хранения и своевременной выдачи трудовых книжек и вкладышей в них. Эта обязанность подтверждается судебной практикой: например, в решении № 2-277/2020 суд указал, что ответственность за сохранность и выдачу оригинала трудовой книжки лежит исключительно на работодателе, даже если работнику был выдан дубликат.
Помимо кадровых документов, компания должна следить за сохранностью и первичной документации, так как утрата оригиналов может привести к финансовым и юридическим рискам при проверках.
Частые вопросы
Какой срок хранения у личных дел сотрудников?
Для документов, созданных после 1 января 2003 года, базовый срок составляет 50 лет. Однако необходимо сверяться с профильными перечнями архивных документов, так как они могут устанавливать иные сроки для конкретных типов бумаг.
Кто несет ответственность за сохранность трудовых книжек в архиве?
Полную ответственность за организацию ведения, хранения и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них несет работодатель.
Что будет за неправильное хранение документов в архиве?
За нарушение правил хранения, учета или комплектования архива предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Для граждан это может быть предупреждение или штраф от 1 000 до 3 000 рублей.
Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуем обратиться к профильному специалисту или актуальным текстам нормативно-правовых актов.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Как скачать программу 3-НДФЛ за 2025 год бесплатно на сайте ИФНС
Инструкция по загрузке официального ПО «Декларация-2025» с сайта ФНС для подачи налоговой отчетности за 2025 год и получения вычетов.
ИП на НПД и самозанятость: в чем отличие и что выбрать
Сравнение ИП на НПД и физических лиц на самозанятости в 2026 году: разница в налогах, взносах и способах регистрации для предпринимателей.
Налог на имущество ИП: правила уплаты, льготы и особенности для УСН
Разбираем, в каких случаях ИП на УСН и ПСН освобождаются от налога на имущество физических лиц и когда обязаны платить налог на имущество организаций.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.