Кассовая книга: срок хранения в архиве и правила ведения в 2026 году
Оригиналы кассовых книг, приходных и расходных кассовых ордеров хранятся в архиве 5 лет после окончания года, в котором были составлены. Срок отсчитывается с 1 января следующего года.
Даже если ИП не ведет бухгалтерский учет, но имеет наемных работников, отсутствие прошитой и пронумерованной кассовой книги при проверках может быть расценено как грубое нарушение кассовой дисциплины.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Срок хранения кассовой книги в архиве
Согласно архивным перечням, нормативный срок хранения кассовых книг и первичных документов по кассе (ПКО и РКО) составляет 5 лет. Этот период соответствует общему сроку исковой давности по налоговым и гражданско-правовым спорам.
Передача документов в архив осуществляется по завершении календарного года. Книги формируются в тома, индексируются и заносятся в опись. Уничтожение документов по истечении 5 лет производится комиссией, которая составляет акт о списании. Если компания находится в процессе закрытия, важно соблюдать этапы ликвидации ООО, чтобы не уничтожить документы до завершения всех проверок.
Хранение документов исключительно в электронном виде без использования усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) или без бумажных оригиналов несет риски. При проверке налоговые органы могут признать такие записи недостоверными, так как закон о бухучете требует наличия подтвержденных первичных документов.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Обязан ли ИП вести кассовую книгу
Обязанность по ведению кассовой книги зависит от того, ведет ли индивидуальный предприниматель бухгалтерский учет. ИП, который не применяет бухучет, не обязан вести кассовую книгу, даже если у него есть сотрудники. В этом случае достаточно сохранять чеки ККТ и первичные документы.
Использование контрольно-кассовой техники (ККТ) не заменяет кассовую книгу. ККТ фиксирует факт продажи и выдает чек покупателю, а кассовая книга отражает движение денежных средств в кассе организации за день и остаток на конец смены. Если ИП решил вести бухучет, ведение книги становится обязательным.
Отсутствие книги при наличии кассовых операций у тех, кто ведет бухучет, является нарушением закона о бухучете. Это может привести к штрафам при проверках. Если вы только начинаете работу с наличностью, изучите Инитпро Касса: подключение, тарифы и отчётность в 2026 году, чтобы правильно настроить учет.
Ведение кассовой книги в 2026 году: правила и оформление
Кассовая книга заполняется ежедневно. В конце рабочего дня кассир подводит итоги: суммирует все приходные и расходные ордера, вычисляет остаток наличных в кассе и фиксирует эту сумму в книге. Каждая запись должна быть подтверждена соответствующим ПКО или РКО. Для быстрого и безошибочного заполнения можно использовать сервис Кассовая книга (КО-4), где данные подставляются автоматически по ИНН.
Книга должна быть подшита и пронумерована. Требования к оформлению включают:
- Переплет страниц в один том.
- Сквозная нумерация всех листов.
- Заверение подписью руководителя и печатью организации (при наличии).
Прошивка осуществляется с помощью нити или скоб. На оборотной стороне последней страницы приклеивается бумажная пломба (заглушка), на которой пишется: «Пронумеровано и прошнуровано столько-то листов». Эта надпись заверяется подписью руководителя и печатью. На обложке указываются наименование организации, дата начала и окончания ведения книги, а также номер тома.
Формирование кассовой книги в 1С 8.3
В программе 1С 8.3 формирование отчета происходит через раздел «Касса» или «Отчеты». Пользователь выбирает период (обычно один день или месяц) и формирует документ «Кассовая книга». Программа автоматически собирает данные из всех проведенных ПКО и РКО за указанный промежуток времени.
Перед печатью необходимо провести сверку: остаток в программе должен полностью совпадать с фактической суммой денег в кассе. Если обнаружена разница, нужно проверить, все ли операции были проведены в системе и нет ли дублей.
При настройке печати в 1С следует выбрать стандартную форму, соответствующую требованиям законодательства. После распечатки листы нумеруются, подшиваются и подписываются вручную. Если бизнес прекращает деятельность, помните про налоговый период при ликвидации ИП, чтобы сдать все отчеты по кассовым операциям вовремя.
Частые вопросы
Как подшивается кассовая книга?
Листы книги скрепляются нитью или скобами в один том. На последней странице закрепляется бумажная пломба, на которой указывается общее количество листов, ставится подпись руководителя и печать организации.
Как прошить кассовую книгу образец?
Соберите все распечатанные листы за период, проколите их дыроколом и свяжите нитью. На обороте последнего листа приклейте прямоугольник бумаги с текстом «Пронумеровано и прошнуровано [количество] листов», заведите подпись и печать поверх края этой бумаги.
Кассовая книга в 1С 8.3 как сформировать?
Перейдите в раздел «Касса» $\rightarrow$ «Отчеты» $\rightarrow$ «Кассовая книга». Укажите период формирования, нажмите «Сформировать» и отправьте документ на печать.
Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Откроем «Кассовая книга (КО-4)» — реквизиты подставятся по ИНН — а вот что вы получаете вместе с этим.
Реквизиты сами
Вводите ИНН — название, адрес, КПП, ОГРН и банковские данные подставятся из ЕГРЮЛ. Ошибиться в реквизитах негде.
Проверка перед сдачей
ИИ смотрит документ до отправки: пустые обязательные поля, суммы, которые не сходятся, неверные коды.
Подпись без принтера
Готовый файл подписывается онлайн и уходит контрагенту по ссылке — юридическая сила по 63-ФЗ, ст. 160 ГК.
Всё лежит в одном месте
Документ остаётся в архиве компании: со сроками, статусом подписания и историей изменений.
Legium.pro
Не делать это руками
Откроем «Кассовая книга (КО-4)» — реквизиты подставятся по ИНН.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Нужен готовый документ?
Этот документ можно заполнить онлайн — реквизиты подставятся по ИНН.
Заполнить онлайн: Кассовая книга (КО-4) Сначала посмотреть страницу услугиПохожие статьи
ОКВЭД для школы: какие коды выбрать для образовательного бизнеса в 2026 году
Подберите правильные коды ОКВЭД для частной школы, чтобы получить лицензию на образование и избежать штрафов налоговой в 2026 году.
Отпуск без содержания: правила оформления и условия предоставления
Узнайте, как оформить отпуск без сохранения заработной платы по ст. 128 ТК РФ: порядок подачи заявления и правила определения сроков отдыха.
Как оплатить проплату: способы перечисления средств и сроки
Разберитесь, как правильно произвести оплату по счету или договору в 2026 году, чтобы избежать пеней и претензий налоговой службы.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.