КДП в кадрах: что это такое и какие документы входят в кадровое делопроизводство

Основные документы КДП: из чего состоит кадровый учет

Кадровый учет делится на несколько блоков документов, каждый из которых регулирует определенную область отношений.

Локальные нормативные акты (ЛНА) обязательны для всех сотрудников организации. К ним относятся:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), определяющие режим работы и отдыха.
• Положение об оплате труда и премировании.
• График отпусков, который должен быть утвержден не позднее 17 ноября текущего года на следующий год.
• Штатное расписание, фиксирующее структуру подразделений и оклады.

Документы по движению персонала фиксируют изменения статуса сотрудника:

• Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему при изменении условий труда.
• Приказы о приеме, переводе на другую должность или увольнении.
• Заявления сотрудников (на отпуск, на увольнение по собственному желанию).
• Если с исполнителем заключен договор ГПХ, он не входит в состав КДП, так как регулируется Гражданским кодексом, а не Трудовым.

Учет рабочего времени и дисциплины позволяет контролировать фактическое присутствие сотрудника на месте и обосновывать начисления заработной платы:

• Табель учета рабочего времени (ежедневный или суммированный).
• Приказы о применении дисциплинарных взысканий (замечание, выговор, увольнение).
• Документы по учету отсутствий, включая сведения о том, как открывается больничный в 2026 году.

Для автоматизации этого процесса и исключения ошибок в документах используйте Legium.pro — форма прямо в этой статье: оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Как организовать хранение и сроки сдачи документов КДП

Личное дело сотрудника формируется при приеме на работу и содержит копию паспорта, СНИЛС, ИНН, трудовой договор, приказы и документы об образовании. Все документы в деле должны быть расположены в хронологическом порядке.

Сроки хранения документов регулируются архивным законодательством и зависят от даты создания документа:

• Документы по личному составу, имеющие значение для пенсионного обеспечения (например, личные карточки Т-2, приказы по личному составу), хранятся 50 лет, если созданы после 1 января 2003 года.
• Локальные акты, приказы по основной деятельности и документы по учету рабочего времени (табели) обычно хранятся от 3 до 10 лет.
• Трудовые договоры и дополнительные соглашения хранятся до момента ликвидации организации или в течение 50 лет.

В 2026 году большинство компаний переходят на электронный кадровый документооборот (ЭКДО). Это позволяет заменить бумажные приказы и заявления электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

При внедрении ЭКДО работодатель должен издать приказ о переходе на электронный формат и уведомить об этом сотрудников. Даже при полном переходе на «цифру» некоторые документы (например, трудовые книжки в бумажном виде, если сотрудник отказался от электронной) продолжают храниться в бумажном архиве.

Частые вопросы

Обязательно ли вести КДП в ИП, если работает один сотрудник?

Да, КДП обязательно для любого работодателя, независимо от формы собственности и количества сотрудников. Даже если в штате один человек, ИП обязан заключить с ним трудовой договор, издать приказ о приеме и вести учет рабочего времени, иначе при проверке ГИТ будет зафиксировано нарушение трудового законодательства.

Можно ли полностью заменить бумажное КДП электронным?

Да, при условии внедрения системы ЭКДО и соблюдения процедуры перехода. Все сотрудники должны быть уведомлены, а документы должны подписываться законными электронными подписями. Однако документы, которые по закону требуют бумажного носителя или передачи в государственный архив, должны сохраняться в соответствующем формате.

Что будет, если в КДП отсутствуют приказы об отпусках?

Отсутствие приказов об отпусках считается нарушением правил ведения кадрового учета. В случае проверки ГИТ работодателю грозит административный штраф. Кроме того, если сотрудник подаст в суд иск о не предоставлении отпуска, отсутствие приказа лишит компанию возможности доказать факт согласования и проведения отдыха.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или юристом.