Книга учёта доходов и расходов за текущий и предыдущий год: как оформить и вести правильно

Книга учёта доходов и расходов ИП при УСН

При применении упрощенной системы налогообложения формат книги зависит от выбранного объекта налогообложения. На УСН «Доходы» (6 %) фиксируются только поступления; на УСН «Доходы минус расходы» (15 %) ведется детальный учет обеих категорий.

В книге фиксируются следующие операции:

• выручка от реализации товаров, работ или услуг;
• возвраты средств покупателям (уменьшают доход);
• затраты на закупку сырья и товаров;
• арендные платежи за офис или склад;
• оплата услуг связи, интернета и сторонних подрядчиков.

Пример заполнения строки:

• Доход: «15.03.2026, п/п №123, ООО "Вектор", 50 000 руб.»
• Расход: «16.03.2026, чек №45, АО "Связь", 1 200 руб.»

Итоговые суммы из КУДиР за год переносятся в декларацию по форме 2-УСН. Любое расхождение между итогом в книге и суммой в декларации является основанием для налоговой проверки. Если вы планируете масштабировать бизнес и, например, узнать, сколько стоит открыть интернет-магазин одежды, помните, что объем операций в КУДиР вырастет пропорционально обороту.

Книга учёта доходов и расходов ИП для подоходного налога (ПДН): пример и где скачать

Для ИП, использующих общую систему или специальные режимы с уплатой подоходного налога (ПДН), база налогообложения составляет весь полученный доход. В 2026 году ставка ПДН составляет 13% для большинства категорий предпринимателей.

В книге ПДН фиксируются все поступления без исключения: безналичные переводы по расчетному счету, наличные средства из кассы, а также проценты по депозитам. Пример записи: «20.04.2026, выписка банка, поступление от ИП Иванова, 15 000 руб.». В отличие от УСН 15%, расходы здесь зачастую не уменьшают налоговую базу напрямую в книге, если иное не предусмотрено конкретным режимом.

Официальные образцы книг доступны на сайте ФНС в разделе «Формы и бланки». Для скачивания используйте поиск по запросу «КУДиР» или QR-код на информационных стендах налоговых инспекций. Чтобы автоматизировать этот процесс и избежать ошибок в расчетах, используйте Legium.pro — форма прямо в этой статье: оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Электронную версию книги можно загрузить в Личный кабинет налогоплательщика (ЛКН) в формате PDF или XML. Это упрощает сдачу отчетности и позволяет ФНС быстро сверить данные при камеральной проверке.

Книга учёта доходов и расходов в Excel: готовый шаблон и правила использования

Шаблоны КУДиР в формате Excel можно скачать бесплатно на портале ФНС или в специализированных бухгалтерских сервисах. Это удобный инструмент для малого бизнеса, так как он позволяет автоматизировать рутинные вычисления.

Для эффективной работы в Excel настройте формулы:

• СУММ (SUM) для автоматического подсчета итогов по столбцам «Доход» и «Расход».
• Формулы вычитания для определения налоговой базы (Доходы - Расходы).
• Автоматический расчет налога (Итоговая база * Ставка %).

Электронный файл не заменяет собой законный регистр, если он не подписан КЭП (квалифицированной электронной подписью). Согласно ФЗ-402, период хранения КУДиР и подтверждающих документов составляет 4 года после окончания года, за который велся учет. Рекомендуется делать резервные копии файла в облачном хранилище и на физическом носителе.

Перед сдачей декларации проверьте корректность данных: сверьте остатки по банковским выпискам с итоговыми суммами в Excel. Если в ходе деятельности вы столкнулись с нарушением обязательств партнерами, изучите взыскание неустойки с контрагента, чтобы правильно отразить полученные штрафные санкции в доходах.

Частые вопросы

Как правильно оформить книгу учёта доходов и расходов за предыдущий год?

Если книга не велась или велась с ошибками, необходимо восстановить записи на основании первичных документов (выписок, чеков). Внесите все операции за прошлый год в хронологическом порядке. Если декларация уже подана, а данные в книге отличаются, сделайте корректирующие записи, чтобы итоговые суммы совпали.

Можно ли вести книгу учёта доходов и расходов в электронном виде без квалифицированной подписи?

Вести черновик или внутренний учет в электронном виде можно, но для налоговой инспекции такой документ не имеет юридической силы. В случае проверки вы обязаны предоставить либо бумажную книгу с подписями, либо электронный документ, заверенный КЭП. В противном случае книга будет считаться не представленной.

Где скачать образец книги учёта доходов и расходов для ИП (ПДН)?

Актуальные образцы размещены на официальном сайте ФНС России в разделе «Налогообложение» $\rightarrow$ «Формы и бланки». Также шаблоны доступны в Личном кабинете ИП. Для тех, кто работает на патенте, существует отдельная книга учета доходов для ИП на ПСН.

Как заполнить книгу учёта доходов и расходов в Excel: основные столбцы и формулы?

Создайте таблицу со столбцами: «Дата», «Номер документа», «Контрагент», «Сумма дохода», «Сумма расхода». В нижней части таблицы используйте формулу =СУММ(диапазон), чтобы видеть текущий оборот. Для расчета налога создайте отдельную ячейку с формулой =СУММ(доходы)*0,06 (для УСН 6%).

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и подачи отчетности рекомендуем проконсультироваться с профильным бухгалтером или налоговым консультантом.