КС-2 и КС-3 образец: формы, заполнение, счет‑фактура и сопроводительное письмо

Счет-фактура к КС-2 и КС-3: образец и особенности

Счет-фактура выставляется только если подрядчик работает на общей системе налогообложения (ОСНО) или применяет НДС. Она является основанием для вычета налога заказчиком. Если подрядчик применяет УСН или ПСН, счет-фактура не оформляется.

Главное отличие заключается в том, что счет-фактура выставляется на общую сумму, указанную в справке КС-3, которая объединяет несколько актов КС-2. Таким образом, один пакет документов за месяц включает несколько КС-2, одну КС-3 и один счет-фактуру.

Согласно Налоговому кодексу, в счете-фактуре должны быть указаны:

• Номер и дата документа.
• Полные реквизиты продавца и покупателя (ИНН, КПП, адреса).
• Наименование работ, количество, цена за единицу и общая сумма.
• Ставка НДС и сумма налога.

В строке «Основание» указывается номер и дата договора, а также ссылка на справку КС-3. Пример заполнения: «Договор подряда №12 от 15.01.2026, Справка КС-3 №4 от 30.05.2026».

Для автоматизации подготовки первичных документов и исключения ошибок в реквизитах используйте Legium.pro — форма прямо в этой статье: оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Пошаговое заполнение КС-2 и КС-3 (образец)

В справке КС-3 в поле «Получатель» обязательно впишите актуальный код ОКВЭД заказчика. Дата отгрузки (подписания) должна совпадать с датой фактического завершения работ или отчетного периода, указанного в договоре.

Раздел «Товары (работы, услуги)» заполняется строго по смете. Каждая позиция должна иметь наименование, соответствующее проектной документации. Согласно правилам ФЗ-54, при применении ККТ в чеке должны быть отражены те же суммы, что и в актах. Ошибки в наименованиях или объемах приведут к отказу в приемке работ.

Перед отправкой форм проведите контрольную проверку по следующим пунктам:

1. Соответствие итоговой суммы в КС-3 сумме всех приложенных актов КС-2.
2. Правильность расчета НДС (20% в 2026 году).
3. Наличие всех подписей и дат.
4. Совпадение реквизитов с данными в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Если в ходе работ возникли споры по качеству, перед подписанием КС-2 рекомендуется направить претензию поставщику по некачественному товару: образец и пошаговая инструкция, чтобы зафиксировать недостатки.

Сопроводительное письмо к КС-2/КС-3: образец и рекомендации

Сопроводительное письмо служит официальным уведомлением о передаче документов на оплату. Оно фиксирует дату отправки и перечень приложенных файлов, что важно при возникновении судебных споров о просрочке оплаты.

Структура письма включает:

• Шапку с реквизитами отправителя и получателя.
• Заголовок «О передаче документов по договору №...».
• Текст с перечнем документов (например: «Направляем Вам на подпись и оплату Акт КС-2 №5, Справку КС-3 №2 и счет-фактуру №10 от 30.05.2026 на общую сумму 500 000 руб.»).
• Контактные данные ответственного бухгалтера или менеджера.

Образец текста в деловом стиле:
«Направляем в Ваш адрес пакет закрывающих документов по Договору подряда №12 от 15.01.2026 за май 2026 года. Просим подписать документы в двух экземплярах и вернуть один экземпляр в наш адрес в течение 3 рабочих дней».

Письмо прикладывается первым листом в бумажном пакете документов или отправляется отдельным файлом при пересылке через ЭДО. При отправке почтой используйте заказное письмо с описью вложения.

Частые вопросы

Как скачать образец КС-2 и КС-3?

Шаблоны доступны для скачивания в формате DOCX в соответствующем разделе статьи по ссылке на соседний материал.

Какие реквизиты обязательны в форме КС-2?

Обязательно укажите номер и дату договора, наименование объекта, перечень работ с объемами, единицы измерения, стоимость единицы, итоговую сумму и подписи обеих сторон.

Можно ли использовать один образец формы для КС-2 и КС-3?

Нет, это разные документы. КС-2 — это акт приемки конкретных объемов, а КС-3 — итоговая справка о стоимости всех выполненных работ за период.

Как оформить сопроводительное письмо к КС-2?

Письмо оформляется на бланке организации. В нем указывается номер договора, перечень передаваемых актов, общая сумма к оплате и требование о возврате подписанных экземпляров.

Где разместить подпись в КС-3?

Подписи размещаются в нижней части формы в специально отведенных полях для представителя подрядчика (сдал) и представителя заказчика (принял).

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом.