Накладная и счет-фактура: правила оформления и изменения 2026 года
Счет-фактура — это налоговый документ, который служит основанием для принятия покупателем сумм НДС к вычету. Его оформление и использование регулируются ст. 169 НК РФ и Постановлением Правительства № 1137.
С 1 января 2026 года при реализации в счет предоплаты в счете-фактуре становится обязательным указывать дату и номер счета-фактуры на аванс — без этой привязки риск потери вычета НДС возрастает.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Счет-фактура и УПД: в чем разница и что выбрать
Счет-фактура согласно ст. 169 НК РФ не подтверждает факт передачи товара или оказания услуги, а фиксирует сумму налога. Она необходима покупателю, который выступает налоговым агентом по п. 8 ст. 161 НК РФ, чтобы законно уменьшить свои налоговые обязательства через вычет.
Существует принципиальное различие между первичным и налоговым документами. Накладная или акт подтверждают хозяйственную операцию: что именно было передано, в каком количестве и по какой цене. Счет-фактура лишь детализирует сумму НДС в этой операции. Без первичного документа сделка не считается совершенной, а без счета-фактуры покупатель не получит вычет. Чтобы упростить документооборот, компании используют счет-договор, объединяющий условия сделки и запрос на оплату.
Для оптимизации процессов используется Универсальный передаточный документ (УПД). Он объединяет в себе функции и первичного документа (накладной или акта), и счета-фактуры. Использование УПД позволяет сократить количество бумаг и избежать расхождений в реквизитах между налоговым и первичным документами.
Не составлять с нуля. Счёт-фактура — заполнить онлайн, реквизиты подставятся по ИНН.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Правила заполнения: дата и номер счета-фактуры
Форма и правила заполнения счета-фактуры утверждены Постановлением Правительства РФ № 1137. Документ должен содержать строго определенный набор реквизитов, включая дату, порядковый номер, данные о продавце и покупателе, а также детальный перечень товаров или услуг с указанием налоговой ставки.
Организации обязаны вести журналы учета: отдельно для выставленных и отдельно для полученных счетов-фактур. Это необходимо для контроля за движением НДС и оперативного предоставления данных в налоговую инспекцию. Правильная организация учета помогает избежать ошибок при заполнении счетов бухгалтерского учета.
С 1 января 2026 года вступают в силу изменения, предусмотренные Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ. Список обязательных реквизитов расширяется, что потребует от бухгалтеров более тщательного заполнения каждой формы. Любое отклонение от обновленного стандарта может привести к отказу налогового органа в подтверждении вычетов. Чтобы минимизировать риски, удобно использовать сервис Счёт-фактура, где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.
Особенности оформления в 2026 году: ставка НДС и авансы
С 1 января 2026 года основная ставка НДС увеличивается до 22 %. Все счета-фактуры, выставляемые с этой даты, должны быть пересчитаны с учетом новой ставки. Это потребует перенастройки учетных систем и обновления прайс-листов.
При реализации товаров, работ или услуг в счет ранее полученной предоплаты в счете-фактуре теперь обязательно указываются дата и порядковый номер счета-фактуры, который ранее выставлялся на аванс. Такая жесткая привязка позволяет налоговым органам прозрачно отслеживать цепочку движения средств и налога.
Параллельно с изменением ставки и реквизитов обновляются формы самого счета-фактуры и книг покупок. Бухгалтерам необходимо использовать актуальные шаблоны документов, чтобы избежать технических ошибок при подаче деклараций. В случае прекращения сотрудничества с контрагентом в этот период следует учитывать прекращение договора в 2026 году, чтобы корректно закрыть все взаиморасчеты по НДС.
Счет-фактура, акт и накладная в судебных спорах
В судебных разбирательствах совокупность первичных и налоговых документов используется для подтверждения реальности сделки. Оплата счетов-фактур и счетов, а также наличие подписанных актов сверки подтверждают сложившиеся правоотношения по оказанию услуг и факт их принятия.
Так, в решении АС Новосибирской области от 28 июня 2022 г. по делу № А45-33824/2021 суд указал, что наличие таких документов стало аргументом против возникновения неосновательного обогащения у ответчика. Суд признал, что если оплата прошла по счетам, а акты сверки подтверждают расчеты, значит, услуги были фактически оказаны и приняты.
Таким образом, счет-фактура в связке с актом или накладной служит доказательством того, что операция не была фиктивной. Это критически важно при проверках налоговой или в спорах о взыскании задолженности.
Частые вопросы
Как выставить счет-фактуру на аванс в 1С?
В программе необходимо создать документ «Счет-фактура выданный», выбрать вид операции «Аванс получен». После этого указывается сумма полученной предоплаты и ставка НДС. Программа автоматически присваивает документу номер и дату, которые затем потребуются указать в счете-фактуре при окончательной реализации товара или услуги.
Нужно ли выставлять акт и счет-фактуру одновременно?
Да, если сделка предполагает уплату НДС. Акт подтверждает факт выполнения работ (первичный документ), а счет-фактура дает право на налоговый вычет. Если вы используете УПД, эти два документа объединяются в один.
Что делать, если в счете-фактуре ошибка в номере или дате?
При обнаружении ошибки необходимо выставить корректировочный счет-фактуру. В нем указывается ссылка на исходный документ (номер и дата), в котором была допущена ошибка, и приводятся исправленные данные. Это позволяет привести учет в соответствие с требованиями НК РФ без аннулирования всей сделки.
Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Откроем «Счёт-фактура» — реквизиты подставятся по ИНН — а вот что вы получаете вместе с этим.
Реквизиты сами
Вводите ИНН — название, адрес, КПП, ОГРН и банковские данные подставятся из ЕГРЮЛ. Ошибиться в реквизитах негде.
Проверка перед сдачей
ИИ смотрит документ до отправки: пустые обязательные поля, суммы, которые не сходятся, неверные коды.
Подпись без принтера
Готовый файл подписывается онлайн и уходит контрагенту по ссылке — юридическая сила по 63-ФЗ, ст. 160 ГК.
Всё лежит в одном месте
Документ остаётся в архиве компании: со сроками, статусом подписания и историей изменений.
Legium.pro
Не делать это руками
Откроем «Счёт-фактура» — реквизиты подставятся по ИНН.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Нужен готовый документ?
Этот документ можно заполнить онлайн — реквизиты подставятся по ИНН.
Заполнить онлайн: Счёт-фактура Сначала посмотреть страницу услугиПохожие статьи
Как начислить НДС: калькулятор и формулы расчета для разных ставок
Узнайте, как правильно начислить НДС в 2026 году: формулы расчета «сверху» и «в том числе», актуальные ставки и примеры вычислений для бизнеса.
Как платить НДС из выручки в 2026 году: правила для ИП, ООО и самозанятых
Разбираем, кто из предпринимателей обязан платить НДС из выручки в 2026 году, актуальные ставки и сроки уплаты налога для разных режимов налогообложения.
Протокол общего собрания о назначении директора: правила оформления и образец
Инструкция по оформлению протокола о назначении или смене директора ООО в 2026 году: какие документы приложить и как избежать обжалования решения.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.