Накладные усы: что это, как правильно оформить и где применяются

Как оформить накладные усы: пошаговая инструкция

Для того чтобы документ имел юридическую силу и был принят налоговыми органами, он должен содержать обязательные реквизиты согласно закону о бухучёте.

В накладных усах обязательно указываются:

• Наименование документа и дата его составления.
• Полные реквизиты передающей и принимающей сторон (ИНН, КПП, наименование организации).
• Код ТН ВЭД или внутренний артикул передаваемого имущества.
• Количество, единица измерения и стоимость единицы товара.
• Общая сумма операции с выделенным НДС (если применимо).
• Подписи уполномоченных лиц с расшифровкой и печатью организации.

Порядок регистрации в бухгалтерском учете включает три этапа. Сначала документ подписывается обеими сторонами (или фиксируется факт приемки). Затем бухгалтер присваивает документу порядковый номер и регистрирует его в журнале операций. В завершение данные вносятся в учетную систему с формированием соответствующей проводки по счетам учета материально-производственных запасов.

Чтобы автоматизировать создание таких документов и избежать ошибок в реквизитах, используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Налогообложение накладных усов в 2026 году

В 2026 году учет накладных усов регулируется нормами Налогового кодекса в зависимости от применяемого режима налогообложения.

Для организаций на общей системе налогообложения (ОСНО) расходы по накладным усам включаются в базу по налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. НДС по таким операциям принимается к вычету на основании правильно оформленного счета-фактуры, который сопровождает накладную.

Особенности для разных форм бизнеса:

• ООО на ОСНО: обязательное разделение сумм НДС и стоимости ТМЦ, строгий контроль соответствия первичных документов.
• ИП на УСН: накладные усы служат подтверждением расходов для уменьшения налоговой базы (при применении УСН «доходы минус расходы»).
• Самозанятые: используют накладные усы для подтверждения факта передачи товара заказчику, однако налог рассчитывается с общей суммы выручки через приложение «Мой налог».

Типичные ошибки при работе с накладными усами и как их избежать

Наиболее частой проблемой является недостача обязательных реквизитов. Отсутствие даты, подписи или неверный ИНН контрагента делают документ недействительным. В этом случае налоговая инспекция отказывает в признании расходов или вычете НДС, что ведет к доначислению налога и штрафам.

Вторая критическая ошибка — дублирование расходов. Это происходит, когда одна и та же операция фиксируется и в накладных усах, и в стандартных актах списания или товарных накладных. Для предотвращения этого необходимо внедрить систему сквозной нумерации и жестко закрепить в учетной политике, какой именно документ является первичным для конкретного типа операции.

Частые вопросы

Можно ли использовать накладные усы без подтверждающих документов?

Нет, накладные усы сами по себе являются первичным документом, но для подтверждения законности происхождения ТМЦ (например, при закупке) они должны сопровождаться договором поставки и платежным поручением.

Сколько времени хранить накладные усы?

Срок хранения составляет 5 лет после отчетного года, в котором был составлен документ, согласно общим правилам архивного хранения бухгалтерской документации.

Влияет ли форма накладных усов на размер НДС?

Сама по себе форма документа не меняет ставку налога, однако ошибки в оформлении (например, отсутствие выделенной суммы НДС) делают невозможным законный вычет налога из бюджета.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому и бухгалтерскому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в налоговый орган.