Новые правила командировок: что нужно знать бухгалтеру и кадровику в 2026 году

Какие расходы и суточные можно компенсировать в 2026 году

В 2026 году не облагаются НДФЛ суточные в размере 700 рублей при поездках по России и 2 500 рублей при заграничных командировках. Суммы, превышающие эти лимиты, считаются доходом сотрудника, с них удерживается налог и начисляются страховые взносы.

Работодатель возмещает следующие затраты:

• Проезд к месту назначения и обратно (билеты, чеки, посадочные талоны).
• Проживание (договоры с отелями, счета из гостиниц).
• Иные расходы: такси, интернет, оплата парковки, если они согласованы в приказе.

Аванс на командировочные расходы выплачивается до даты отъезда. Срок выплаты устанавливается локальным нормативным актом компании. Если сотрудник оплачивает расходы из своих средств, он подает служебную записку на возмещение денежных средств после возвращения.

Чтобы автоматизировать сбор этих данных и исключить ошибки в расчетах, используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Какие документы нужны для отчета о командировке

По возвращении сотрудник обязан подать авансовый отчет в течение трех рабочих дней. К отчету прилагаются все оригиналы документов, подтверждающих расходы: электронные или бумажные билеты, чеки из гостиниц, слипы терминалов.

Электронные чеки и билеты признаются законными подтверждающими документами. Бухгалтеру достаточно распечатать их или сохранить в электронном архиве в соответствии с требованиями ФСБУ 27/2021. Важно, чтобы в электронном билете была указана фамилия сотрудника и маршрут.

Если подтверждающий документ утерян, бухгалтер должен действовать следующим образом:

1. Запросить дубликат чека или счета в организации-поставщике услуг.
2. При отсутствии возможности получить дубликат — оформить акт о списании расходов с объяснительной запиской сотрудника.
3. В случае невозможности документального подтверждения сумма выплаты признается доходом сотрудника, с которой удерживается НДФЛ.

Частые вопросы

Нужно ли оформлять командировку, если сотрудник едет в другой город на один день?

Да, любая поездка за пределы постоянного места работы в интересах работодателя считается командировкой. Даже при однодневной поездке необходим приказ и подтверждение расходов, чтобы сумма проезда и суточные не были признаны скрытой заработной платой.

Можно ли выплатить суточные выше установленных налоговых норм?

Можно. Организация вправе установить любой размер суточных в своем локальном акте. Однако сумма свыше 700 рублей (по РФ) и 2 500 рублей (за рубеж) будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Обязательно ли использовать только корпоративные карты для оплаты расходов?

Нет, закон не обязывает использовать только корпоративные карты. Сотрудник может оплачивать расходы личными средствами или наличными, после чего компания возмещает затраты на основании авансового отчета и подтверждающих документов.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться к актуальной редакции нормативных актов.