Опись кадровых документов: правила составления, сроки хранения и уничтожение

Сколько хранятся кадровые документы

Сроки хранения делятся на постоянные и временные. Постоянно хранятся документы, имеющие значение для подтверждения стажа и пенсионных прав работников: лицевые счета, приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении), трудовые договоры. В 2026 году эти документы должны храниться в организации бессрочно или передаваться в государственный архив.

Временные сроки хранения зависят от типа документа. Графики отпусков, табели учета рабочего времени и листки нетрудоспособности обычно хранятся от 3 до 5 лет. Актуальный перечень сроков в 2026 году регулируется архивным законодательством и приказами Росархива. Точный учет этих дат позволяет вовремя проводить ревизию архива и не загромождать пространство лишними бумагами.

При смене фамилии сотрудника не требуется переоформлять все старые документы. В опись и личное дело вносится запись о смене фамилии со ссылкой на документ-основание (свидетельство о браке или перемене имени). Все последующие приказы и записи в трудовой книжке оформляются уже под новой фамилией, при этом связь с прежними данными сохраняется через архивную запись.

Уничтожение кадровых документов

При уничтожении документов, срок хранения которых истек, акт об уничтожении должен храниться в организации бессрочно, иначе невозможно будет доказать законность отсутствия документа при проверке ГИТ.

Процедура начинается со сверки фактического наличия дел с описью. Документы, сроки хранения которых вышли, вычленяются в отдельный список. На основании этого списка составляется акт о выделении к уничтожению документов, который утверждается руководителем организации. В акте указывается номер дела по описи, заголовок и период, который он охватывает.

Списание документов осуществляет экспертная комиссия. В её состав обычно входят руководитель организации или его заместитель, ответственный за кадровое делопроизводство (например, специалист, чьи обязанности описаны в должностной инструкции документоведа, и представитель администрации или архива. Каждый член комиссии подписывает акт, подтверждая, что документы не имеют исторической или юридической ценности.

Способ уничтожения должен гарантировать невозможность восстановления персональных данных. Допускается использование промышленного шредера с перекрестной резкой или передача документов специализированной организации, имеющей лицензию на уничтожение конфиденциальной информации. Простое выбрасывание бумаги в мусорный контейнер или сжигание в костре является нарушением закона о персональных данных.

Частые вопросы

Кто подписывает кадровые документы?

Основные кадровые документы подписывает руководитель организации или лицо, которому делегированы эти полномочия по доверенности. Внутренние акты, такие как табели или графики отпусков, могут визироваться начальниками отделов и специалистом по кадрам.

Нужно ли менять все документы при смене фамилии сотрудника?

Нет, переписывать трудовой договор или старые приказы не нужно. Достаточно составить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести соответствующую запись в личное дело и опись документов.

Можно ли использовать свои формы вместо унифицированных кадровых документов?

Да, использование унифицированных форм в 2026 году необязательно. Организация вправе разрабатывать собственные шаблоны документов, если они содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные трудовым законодательством.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется проконсультироваться с профильным юристом или бухгалтером.