Перечень типовых управленческих архивных документов: состав и сроки хранения

Как составить внутренний перечень документов для архива компании

Внутренний перечень оформляется в виде номенклатуры дел — документа, где каждому виду бумаг присвоен индекс и указан срок хранения.

Разработка номенклатуры начинается с анализа всех бизнес-процессов компании. Составляется список всех типов документов, которые создаются в ходе работы. Каждому документу присваивается индекс (например, 01-05 для приказов по основной деятельности, 02-10 для договоров с поставщиками). Индексы позволяют быстро находить дело в архиве и исключают дублирование.

После определения индексов формируются описи дел. Опись — это реестр, в котором указаны крайние даты документов в папке, количество листов и номер дела. Для автоматизации этого процесса удобно использовать Реестр переданных документов, где данные заполняются онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Завершается процесс оформлением приказа об утверждении номенклатуры дел. В приказе фиксируется дата вступления документа в силу и назначается ответственный за архив (обычно это главный бухгалтер, HR-директор или специально назначенный сотрудник). Приказ должен содержать требование соблюдать установленные сроки хранения и порядок сдачи дел в архив.

Если в компании используются специфические формы ответственности, например, договор о материальной ответственности, они также вносятся в номенклатуру с соответствующим сроком хранения (обычно 5 лет после увольнения сотрудника).

Порядок уничтожения управленческих документов по истечении срока хранения

Уничтожение документов нельзя проводить произвольно. Процедура строго регламентирована, чтобы избежать случайного удаления ценных данных.

Сначала создается экспертная комиссия (ЭК). В её состав обычно входят руководитель организации, представитель архива или секретарь, главный бухгалтер и профильный специалист. Комиссия проверяет каждое дело по номенклатуре и определяет, истек ли срок его хранения.

По результатам проверки составляется акт о выделении к уничтожению документов. В акте перечисляются все дела, которые больше не имеют ценности. Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем. Только после этого документы передаются на утилизацию.

При уничтожении документов, содержащих персональные данные сотрудников или клиентов, применяются особые требования:

• Шредирование (измельчение бумаги до состояния мелкой крошки).
• Сжигание в специализированных печах.
• Химическое уничтожение.
  Простое выбрасывание в мусорный контейнер или разрыв листов вручную является нарушением закона о персональных данных.

Уведомлять архивные органы об уничтожении документов коммерческие организации не обязаны, если они не являются государственными учреждениями или не хранят документы, признанные имеющими государственную ценность. Однако при ликвидации компании все документы с постоянным сроком хранения должны быть переданы в государственный архив по описи.

Частые вопросы

Можно ли сократить сроки хранения документов из типового перечня?

Нет, сокращать сроки хранения, установленные законодательством или Росархивом, нельзя. Это может привести к штрафам при проверках или невозможности защитить свои интересы в суде, если оригинал документа будет уничтожен раньше срока исковой давности.

Нужно ли хранить электронные управленческие документы отдельно?

Электронные документы хранятся в электронном архиве, но они должны быть включены в общую номенклатуру дел. Сроки хранения для электронного документа и его бумажного оригинала идентичны. Важно обеспечить сохранность электронных подписей (ЭЦП) и читаемость файлов в течение всего срока.

Что делать, если документа нет в типовом перечне?

В таком случае срок хранения определяется экспертной комиссией организации. Специалисты оценивают практическую ценность документа для бизнеса и его возможную значимость для налоговых или судебных органов, после чего закрепляют срок хранения в локальном акте.

Информация носит справочный характер. Для разработки индивидуальной системы архивации рекомендуется обратиться к профильному специалисту.