Персонифицированные сведения о физлицах если нет сотрудников: сроки, образцы и заполнение в 1С

Сроки сдачи персонифицированных сведений о физлицах в 2026 году

В 2026 году действует обновленный график подачи отчетности. Основной крайний срок подачи итоговых сведений за год — 31 марта года, следующего за отчетным. Однако для большинства компаний актуальны ежемесячные и ежеквартальные сроки подачи уточненных данных, которые синхронизированы с периодами уплаты страховых взносов.

Учетные периоды различаются в зависимости от формы собственности:

• Для ООО: отчетный период совпадает с календарным годом. Сведения подаются ежемесячно до 25-го числа месяца, следующего за отчетным, и итоговый пакет — до 31 марта.
• Для ИП: сроки аналогичны, но если ИП не имел сотрудников и не выплачивал вознаграждений по ГПХ в течение всего года, обязанность по сдаче данной формы не возникает.

Продление сроков возможно только в исключительных случаях: при переносе даты подачи на следующий рабочий день, если крайний срок выпадает на выходной или праздничный день. Никаких иных «льготных» периодов для малого бизнеса не предусмотрено.

Штрафные санкции за просрочку в 2026 году рассматриваются в контексте ПБУ 13/2021 и норм НК РФ. Помимо административного штрафа, налоговая инспекция может начислить пени на сумму недоплаченных взносов, если отсутствие сведений привело к занижению налоговой базы. Чтобы не запутаться в датах, рекомендуем использовать актуальный график сроков сдачи в 2026 году, где собраны все дедлайны по всем формам отчетности.

Персонифицированные сведения о физлицах нулевая: как оформить при отсутствии сотрудников

Понятие «нулевой отчетности» применимо к организациям (ООО), которые зарегистрированы, но не имеют штата сотрудников и не производили никаких выплат физическим лицам. В этом случае подача сведений служит подтверждением того, что деятельность по найму персонала не велась.

При заполнении формы 1-ДФ (или её актуального электронного эквивалента в 2026 году) соблюдаются следующие правила:

1. Заполнение строк. В графах, касающихся количества застрахованных лиц, проставляется цифра «0».
2. Суммовые показатели. В колонках «Сумма выплат» и «Сумма начисленных взносов» также указывается «0» или ставится прочерк (в зависимости от требований конкретного программного обеспечения ФНС).
3. Идентификация. Реквизиты организации (ИНН, КПП, ОГРН) заполняются в полном объеме. Оставлять эти поля пустыми нельзя — документ будет отклонен системой автоматического контроля.

Для подтверждения отсутствия персонала бухгалтерия может составить внутреннюю справку об отсутствии начислений заработной платы и иных выплат физлицам. Этот документ не подается в ФНС, но хранится в архиве компании для предъявления при проведении камеральной проверки.

Особенности для разных режимов:

• ИП на УСН: если сотрудники отсутствуют и выплат по ГПХ не было, «нулевые» сведения сдавать не нужно. ИП не является работодателем для самого себя в контексте этой формы.
• ООО на ОСНО: обязаны подать нулевой отчет, так как статус юридического лица предполагает наличие обязанностей налогового агента по умолчанию.

Для тех, кто не хочет вручную заполнять пустые формы и рисковать получить отказ из-за одной неверной запятой, существует Legium.pro — сервис, который готовит такие документы автоматически, минимизируя риск человеческой ошибки.

Образцы и бланки: где скачать персонифицированные сведения о физлицах в Excel

Несмотря на то что в 2026 году подача сведений осуществляется исключительно в электронном виде через операторов ЭДО или личный кабинет налогоплательщика, многие бухгалтеры используют Excel-таблицы для предварительного расчета и сверки данных.

Официальный бланк в формате XLSX доступен на сайте ФНС в разделе «Формы отчетности». При скачивании файла важно убедиться, что версия документа соответствует текущему году (2026).

Структура типового шаблона включает три основных листа:

1. Лист «Сведения». Здесь указываются персональные данные: ФИО, СНИЛС, ИНН, страховой стаж и суммы начислений. В случае нулевого отчета этот лист остается максимально пустым, за исключением шапки с реквизитами компании.
2. Лист «Приложения». Используется для детализации выплат по определенным категориям (например, льготные категории работников). При отсутствии сотрудников этот лист не заполняется.
3. Лист «Итоги». Здесь суммируются все показатели по организации. Именно в этом листе проставляются итоговые нули.

Чтобы адаптировать шаблон под конкретную форму налогообложения, необходимо проверить коды налоговых ставок в приложении. Для ООО на ОСНО и УСН коды будут различаться в части применения некоторых региональных льгот по страховым взносам.

Перед отправкой данных из Excel в систему ЭДО необходимо провести валидацию:

• Проверить корректность СНИЛС (11 цифр).
• Убедиться, что ИНН соответствует формату (10 цифр для юрлиц, 12 для физлиц).
• Проверить, чтобы итоговые суммы в листе «Итоги» совпадали с суммами в листе «Сведения».

Заполнение персонифицированных сведений о физлицах в 1С: общие рекомендации

Программные продукты 1С автоматизируют процесс формирования сведений, даже если в компании нет реальных сотрудников. Основная задача бухгалтера — правильно настроить систему, чтобы она не выдавала ошибки при отсутствии данных.

Первым шагом является настройка справочников. Если в компании нет сотрудников, справочник «Сотрудники» остается пустым. Однако в справочнике «Контрагенты» могут быть указаны физические лица, с которыми заключались договоры ГПХ. Если и таких лиц нет, система будет считать базу «пустой».

Процесс создания документа в модуле «Бухгалтерия» выглядит так:

1. Переход в раздел «Отчеты» $\rightarrow$ «Регулируемая отчетность».
2. Выбор формы «Персонифицированные сведения о физлицах».
3. Создание нового документа за нужный период.
4. Нажатие кнопки «Заполнить». Если начислений не было, программа автоматически создаст «нулевой» документ.

Экспорт в формат XML осуществляется через встроенный механизм выгрузки. XML-файл — это единственный формат, который принимает ФНС. При этом 1С автоматически присваивает документу номер и дату, которые становятся идентификаторами в системе налоговой.

Для контроля ошибок в 1С встроен валидатор. Перед выгрузкой нажмите кнопку «Проверить». Система подсветит красным поля, которые обязательны для заполнения, но остались пустыми. В случае с нулевой отчетностью валидатор должен подтвердить, что все реквизиты организации заполнены верно, а отсутствие данных по сотрудникам является допустимым.

Персонифицированные сведения о физлицах в 1С:ЗУП при отсутствии персонала

Модуль «Зарплата и Управление Персоналом» (1С:ЗУП) предназначен для глубокого учета кадров, поэтому работа с нулевыми сведениями в нем имеет свои особенности. В отличие от «Бухгалтерии», ЗУП требует более строгого соблюдения последовательности документов.

При нулевой численности персонала в 1С:ЗУП действуют следующие правила:

1. Табель учета рабочего времени. Даже если сотрудников нет, в некоторых конфигурациях система требует закрытия периода. В этом случае табель просто не создается, либо создается пустой.
2. Начисления. Документы «Начисление зарплаты и взносов» не создаются. Это сигнал для системы, что в данном месяце выплаты отсутствовали.
3. Экспорт в форму 1-ДФ. В 1С:ЗУП используется специальная обработка «Отчетность по ФНС». Пользователь выбирает период, нажимает «Сформировать», и программа анализирует все регистры накопления. Если за период не зафиксировано ни одного движения по счетам оплаты труда, формируется нулевой пакет сведений.

Отправка отчетности в режиме онлайн осуществляется через интегрированные сервисы (например, 1С-Отчетность). Процесс выглядит так:

• Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя.
• Файл отправляется напрямую в шлюз ФНС.
• Бухгалтер получает «Квитанцию о приеме» и «Уведомление о результатах обработки».

Если в квитанции указано «Документ принят», обязанность по сдаче считается исполненной. Если пришел отказ (например, из-за неактуального кода ОКПО), необходимо исправить реквизиты в карточке организации и отправить сведения повторно.

Частые вопросы

Как заполнить персонифицированные сведения о физлицах?

Для заполнения необходимо собрать данные всех сотрудников и лиц, получавших выплаты: ФИО, СНИЛС, ИНН, а также суммы начисленных выплат и страховых взносов за отчетный период. Данные вносятся в таблицу (в Excel или 1С), где каждая строка соответствует одному человеку. Итоговые суммы по всем сотрудникам суммируются в итоговом листе документа.

Можно ли сдавать нулевые сведения, если нет сотрудников?

Да, и для ООО это является обязательным требованием, чтобы подтвердить отсутствие выплат и начислений. Индивидуальные предприниматели, не имеющие сотрудников и не выплачивающие вознаграждения по ГПХ, в нулевых сведениях не нуждаются.

Где скачать образец персонифицированных сведений о физлицах в Excel?

Актуальный бланк в формате XLSX всегда доступен на официальном портале ФНС России в разделе форм отчетности. Рекомендуется скачивать файл непосредственно перед заполнением, чтобы использовать версию, соответствующую текущему налоговому периоду 2026 года.

Какие сроки сдачи персонифицированных сведений о физлицах в 2026 году?

Итоговые сведения за год подаются до 31 марта следующего года. Ежемесячные уточненные данные передаются до 25-го числа месяца, следующего за отчетным. При совпадении крайнего срока с выходным днем дата переносится на ближайший рабочий день.

Как оформить персонифицированные сведения в 1С при отсутствии персонала?

В 1С (Бухгалтерия или ЗУП) нужно создать документ «Персонифицированные сведения», выбрать период и нажать «Заполнить». Если начисления отсутствуют, программа сформирует нулевой отчет. После проверки валидатором документ подписывается ЭЦП и отправляется через сервис 1С-Отчетность или выгружается в XML для ручной загрузки в ЛК ФНС.

---

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налогообложению и отчетности рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в налоговый орган по месту регистрации.