Персонифицированные сведения о физлицах на директора без ЗП: правила, сроки и образцы

Сроки сдачи персонифицированных сведений о физлицах

В 2026 году порядок подачи сведений строго регламентирован приказами Минфина и нормами НК РФ. Основной принцип — ежемесячная отчетность.

Крайний срок подачи сведений за предыдущий месяц — 25-е число текущего месяца. Если 25-е число выпадает на выходной или праздничный день, срок переносится на первый рабочий день, следующий за выходными. Однако существует и годовой контрольный срок — до 31 марта года, следующего за отчетным, для окончательной сверки данных и подачи итоговых корректировок по годовому циклу.

Варианты подачи:

1. Электронная подача. Это единственный законный способ передачи персонифицированных сведений. Данные передаются через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через Личный кабинет налогоплательщика (ЛК НФЛ).
2. Бумажная подача. Не предусмотрена для данного вида отчетности. Попытка сдать персонифицированные сведения на бумаге приведет к отказу в приеме документов.

Последствия просрочки:
За несвоевременную подачу или подачу недостоверных сведений предусмотрены штрафы согласно КоАП РФ. Сумма штрафа зависит от размера организации и систематичности нарушений, но обычно начинается от 500 рублей за каждого физического лица, по которому не поданы данные. Помимо штрафов, компания попадает в зону повышенного внимания ФНС, что может спровоцировать выездную проверку или запрос дополнительных пояснений по поводу законности работы директора без оплаты.

Чтобы не запутаться в календаре отчетности, изучите актуальный перечень дат в статье Персонифицированные сведения: сроки сдачи в 2026 году.

Персонифицированные сведения о физлицах при нулевой заработной плате директора

Оформление нулевой заработной платы требует строгого соблюдения ПБУ 9/02 «Расходы по обычным видам деятельности». С точки зрения учета, если директор не получает зарплату, в бухгалтерском учете не возникает задолженности перед сотрудником и не начисляются страховые взносы.

Как оформить запись «зарплата 0 руб.»:
В отчетности по персонифицированным сведениям в полях, предназначенных для указания суммы начисленной заработной платы и суммы страховых взносов, проставляется «0». Это официально подтверждает, что сотрудник числится в штате, но выплаты в текущем периоде отсутствуют.

Документальное подтверждение:
Простого указания нуля в отчете недостаточно. Чтобы избежать обвинений в уклонении от уплаты налогов, организация должна иметь внутренние документы:

• Приказ о предоставлении директору отпуска без сохранения заработной платы.
• Дополнительное соглашение к трудовому договору о временном отсутствии оплаты труда (если это предусмотрено законом и внутренними актами).
• Решение общего собрания участников или единственного учредителя об установлении нулевого оклада на определенный период.

Влияние на расчеты:
При нулевой зарплате страховые взносы в СФР не начисляются и не уплачиваются. НДФЛ также равен нулю. Однако важно помнить, что отсутствие выплат директору не освобождает компанию от обязанности вести кадровый учет. Если директор является единственным сотрудником, организация считается «нулевой» в части фонда оплаты труда, но не «нулевой» в части отчетности по физлицам.

Для автоматизации этого процесса и исключения ошибок в расчетах используйте Legium.pro — сервис, который готовит такие документы автоматически, учитывая все нюансы текущего законодательства.

Образцы и бланки: где скачать и как заполнить персонифицированные сведения о физлицах

Официальная форма сведений о физлицах интегрирована с данными формы 6-НДФЛ. В 2026 году используется электронный формат XML, который формируется в специализированном ПО.

Поиск бланков в Excel:
Многие предприниматели ищут «персонифицированные сведения о физлицах бланк скачать excel» для предварительного расчета. Хотя ФНС принимает только электронные файлы, шаблоны в Excel полезны для внутреннего контроля. Такие шаблоны можно найти на официальном портале ФНС или в разделах методической поддержки Минфина.

Пошаговая инструкция по заполнению полей для директора без ЗП:

1. ФИО. Указываются полностью в именительном падеже, точно так же, как в паспорте.
2. ИНН. 12 цифр без пробелов. Ошибка в одной цифре приведет к тому, что сведения не будут привязаны к конкретному человеку в базе ФНС.
3. СНИЛС. Обязательный реквизит для идентификации в СФР.
4. Дата рождения. В формате ДД.ММ.ГГГГ.
5. Дата начала и окончания работы. Указывается дата приема на должность директора. Если директор работает до сих пор, дата окончания остается пустой.
6. Сумма выплат. В вашем случае — 0.00.
7. Сумма взносов. В вашем случае — 0.00.

При заполнении важно следить, чтобы данные в персонифицированных сведениях полностью совпадали с данными в ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ). Любое расхождение в датах или фамилии вызовет автоматический запрос пояснений от налогового органа.

Заполнение персонифицированных сведений о физлицах в 1С: ЗУП

Для большинства компаний в России основным инструментом учета является 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом). Программа автоматизирует сбор данных, но требует правильной настройки.

Настройка справочника «Сотрудники»:
Чтобы директор без зарплаты корректно отображался в отчетах, в карточке сотрудника необходимо:

• Указать актуальный статус «Работает».
• В разделе «Оплата труда» установить нулевой оклад или создать специальный вид начисления с нулевым значением.
• Если директор в отпуске за свой счет, необходимо создать документ «Отпуск без сохранения оплаты». В этом случае программа автоматически поймет, что начисления за период отсутствуют.

Формирование отчета:
В разделе «Отчеты» или «Кадры» выбирается соответствующая форма персонифицированных сведений. При запуске формирования отчета 1С сканирует базу данных по всем сотрудникам, имеющим трудовой договор. Директор с нулевым окладом будет включен в список автоматически.

Проверка и экспорт:
Перед отправкой в ФНС рекомендуется выполнить экспорт данных в Excel. Это позволяет визуально проверить:

• Нет ли пустых полей в ИНН или СНИЛС.
• Не стоят ли случайные суммы в графах начислений.
• Соответствуют ли даты работы фактическим приказам.

После проверки файл выгружается в формате XML и отправляется через встроенный модуль ЭДО или сторонний оператор.

Контроль и исправление ошибок при сдаче сведений о физлицах

Даже при автоматизации в 1С возникают ошибки. Налоговые органы используют автоматизированные системы контроля, которые мгновенно выявляют несоответствия.

Типичные замечания налоговой:

• Пропущенные поля. Отсутствие СНИЛС или ИНН делает запись недействительной.
• Неверный ИНН. Часто случается при ручном вводе данных директора.
• Расхождение с ЕФС-1. Например, в одном отчете директор принят 1-го числа, а в другом — 2-го.
• Отсутствие сведений о сотруднике. Если директор числится в ЕГРЮЛ, но в персонифицированных сведениях его нет, ФНС расценит это как сокрытие данных.

Порядок исправления:
Если вы обнаружили ошибку после отправки или получили уведомление от ФНС, необходимо подать уточняющие сведения. В 2026 году действует правило: исправления должны быть внесены в течение 10 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения требования. Уточняющий документ подается в том же электронном виде, что и основной.

Инструменты проверки:
Самый надежный способ контроля — Личный кабинет налогоплательщика. В разделе «Отчетность» можно увидеть статус принятых документов. Если файл был отклонен, в ЛК будет указана конкретная причина (например, «ошибка в строке 15, неверный формат даты»).

Помимо сведений о сотрудниках, руководителю стоит следить за общими изменениями в налоговом праве. Рекомендуем ознакомиться с материалом Бухгалтерия 2024, 2025, 2026: ключевые изменения в налоге на прибыль для ООО и физлиц, чтобы правильно планировать финансовую нагрузку на компанию.

Частые вопросы

Как заполнить персонифицированные сведения о физлицах на директора без ЗП?

Заполнение происходит по стандартной форме: указываются все персональные данные директора (ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения), а в графах, касающихся сумм начислений и страховых взносов, проставляются нули. Важно, чтобы данные совпадали с кадровыми приказами и сведениями в ЕФС-1.

Можно ли подать сведения, если у директора нулевая зарплата?

Не просто можно, а необходимо. Обязанность по подаче персонифицированных сведений возникает из факта наличия трудовых отношений, а не из факта выплаты денег. Отсутствие выплат не освобождает организацию от отчетности по застрахованным лицам.

Какие сроки сдачи персонифицированных сведений о физлицах в 2026 году?

Сведения подаются ежемесячно до 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Если 25-е число — выходной, срок переносится на первый рабочий день. Также существует контрольный срок сверки данных до 31 марта следующего года.

Где скачать образец персонифицированных сведений о физлицах в Excel?

Официальные бланки в формате XML предоставляются через сервисы ФНС и операторов ЭДО. Шаблоны в Excel для предварительного заполнения и внутреннего контроля доступны в методических разделах сайта ФНС или на профильных бухгалтерских ресурсах, ссылающихся на приказы Минфина.

---

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за профессиональной помощью.