Приказ об утверждении положения об отпусках: правила оформления и образцы

Приказ об утверждении графика отпусков: образец и требования

График отпусков является обязательным документом. Приказ об его утверждении должен быть издан не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. Это позволяет сотрудникам заранее планировать отдых, а работодателю — обеспечить бесперебойную работу подразделений.

Приложением к приказу выступает сама таблица графика. В ней обязательно указываются следующие данные:

• ФИО сотрудника;
• занимаемая должность;
• дата начала отпуска;
• продолжительность отпуска в календарных днях.

Если возникает необходимость изменить даты отдыха, это оформляется дополнительным соглашением сторон. Внесение изменений в утвержденный график может происходить как путем издания нового приказа об утверждении скорректированного графика, так и через индивидуальные приказы о переносе отпуска.

Стандартный бланк приказа об отпуске и правила его заполнения

Важно различать приказ об утверждении общего положения и индивидуальный приказ о предоставлении отпуска. Первый документ носит нормативный характер и действует долгосрочно, второй — распорядительный и касается конкретного человека на определенный срок.

Индивидуальный приказ должен содержать обязательные реквизиты:

• порядковый номер и дату издания;
• основание (ссылка на утвержденный график отпусков или заявление работника);
• точные сроки отпуска (дата начала и дата окончания);
• подпись руководителя и отметка об ознакомлении работника.

При оформлении отпуска по медицинским показаниям (лекарственного отпуска) в графе «основание» указывается номер и дата заключения врачебной комиссии. В таких случаях сроки отпуска определяются медицинским документом, а не пожеланиями сотрудника или графиком.

Подобная строгость в оформлении распорядительных документов характерна и для других кадровых процессов, например, когда оформляется Приказ о приеме на работу: файл Word, образец Т-1 и правила оформления.

Сроки хранения и отмена приказов об отпусках

Приказы по личному составу имеют длительный срок хранения. Согласно архивным нормам, документы, созданные с 2003 года, хранятся 50 лет. Это связано с тем, что данные об отпусках и стаже работы необходимы для расчета пенсий и подтверждения трудового стажа сотрудников.

Если планы работника или работодателя изменились после издания приказа, документ аннулируется. Для этого составляется приказ об отмене приказа на отпуск. В тексте нового документа указывается: «Приказ №... от (дата) считать утратившим силу с (дата) в связи с (причина: например, перенос отпуска по соглашению сторон)».

Электронные копии приказов в цифровых системах кадрового учета должны иметь юридическую значимость. Для этого используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Хранение в цифровом виде не освобождает от необходимости соблюдать архивные сроки, если компания не перешла полностью на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) с соблюдением всех требований законодательства.

Если в компании меняется руководство, важно правильно оформить Дата издания приказа о приеме на работу: правила оформления и образцы, чтобы обеспечить преемственность в управлении кадровым резервом и графиками отдыха.

Частые вопросы

Как оформить приказ об отпуске?

Сначала получите основание: заявление от сотрудника или сверьтесь с утвержденным графиком отпусков. Заполните стандартный бланк, указав ФИО работника, период отпуска в днях и даты начала и окончания. Подпишите документ у руководителя и обязательно ознакомьте с ним работника под подпись.

Сколько хранятся приказы об отпуске?

Приказы по личному составу, включая распоряжения об отпусках, хранятся в архиве организации 50 лет, если они были изданы в 2003 году или позже.

Можно ли использовать стандартный бланк приказа об отпуске?

Да, можно использовать как унифицированные формы (например, Т-9, если она принята в организации), так и самостоятельно разработанные бланки. Главное, чтобы в документе присутствовали все обязательные реквизиты: дата, номер, основание, сроки отпуска и подписи сторон.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений проконсультируйтесь с профильным юристом или бухгалтером.