Работодателей переведут на электронные кадровые документы: правила и порядок внедрения КЭДО

Порядок внедрения КЭДО: необходимые документы и этапы

Основой для легитимного перехода на электронный формат является разработка и утверждение Положения о КЭДО. Этот локальный нормативный акт определяет правила игры внутри компании и служит главным документом при проверках. В нем фиксируются технические средства, используемые для подписания документов, и порядок доступа сотрудников к системе.

В Положении о КЭДО работодатель обязан установить конкретный срок уведомления работников о предстоящем переходе. Сотрудники должны быть проинформированы о смене формата документооборота заранее, чтобы иметь возможность ознакомиться с новыми правилами.

Дата фактического запуска системы КЭДО прописывается в Положении отдельно. По закону она не может быть назначена раньше дня, когда истечет срок уведомления сотрудников. Только после завершения этого периода работодатель имеет право начать выпуск и рассылку электронных кадровых документов. Для систематизации потоков информации на этом этапе удобно использовать Реестр переданных документов, который заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Регламенты взаимодействия в системе электронного документооборота

Помимо сроков запуска, в локальном акте необходимо детально прописать регламенты ежедневного взаимодействия. Работодатель фиксирует конкретные сроки, в течение которых работник должен ознакомиться с направленным ему электронным документом. Это исключает ситуации, когда сотрудник игнорирует важные распоряжения, ссылаясь на то, что не видел уведомления в системе.

Также в Положении устанавливаются предельные сроки подписания документов. Если сотрудник не подписывает документ в установленный срок, работодатель должен иметь четкий алгоритм действий, предусмотренный внутренним регламентом. При этом важно помнить, что требования к работодателю и работнику остаются неизменными вне зависимости от того, в бумажном или электронном виде оформляются документы.

Для компаний, которые ранее участвовали в государственном эксперименте по использованию электронных документов, предусмотрен отдельный порядок применения норм. Такие работодатели могут использовать наработки эксперимента, но должны привести свои внутренние акты в соответствие с актуальными требованиями ст. 22.1 и 22.2 ТК РФ.

Частые вопросы

Обязаны ли все работодатели перейти на КЭДО к 2026 году?

Нет, принудительного перевода всех работодателей на КЭДО к 2026 году не предусмотрено. Внедрение системы остается добровольным решением каждой конкретной организации.

Можно ли запустить КЭДО сразу после издания приказа?

Нет, запуск системы не может произойти мгновенно. Сначала необходимо уведомить работников о переходе, и только после истечения этого срока можно официально начать работу в системе КЭДО.

Что должно быть обязательно прописано в Положении о КЭДО?

В документе должны быть зафиксированы: срок уведомления работников о переходе, дата запуска системы (не ранее даты окончания уведомления), а также регламентированные сроки ознакомления и подписания электронных документов сотрудниками.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и оформления документов рекомендуем проконсультироваться с юристом или профильным специалистом.