Скачать бланк отчёта «Персонифицированные сведения о физлицах»: сроки, нулевая форма и заполнение в 1С

Сроки сдачи отчёта в 2026 году и последствия просрочки

В 2026 году действует регламент ежемесячной подачи сведений. Основной крайний срок подачи за отчетный период — до 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором была произведена выплата. Если 25-е число выпадает на выходной или праздничный день, срок переносится на первый succeeding рабочий день.

Особое внимание следует уделить итоговым сверкам. В соответствии с принципами ПБУ 10/02, данные по расчетам с персоналом должны быть полностью отражены в учете к концу отчетного квартала. Для годовой сверки и закрытия периодов критически важным является срок до 31 марта 2026 года для окончательного уточнения данных за предыдущий год. Подробный график подачи документов можно изучить в материале Персонифицированные сведения: сроки сдачи в 2026 году.

Порядок подачи осуществляется исключительно в электронном виде через оператора электронного документооборота (ЭДО) или личный кабинет налогоплательщика/страхователя. Бумажный вариант отчета не принимается.

Штрафные санкции за нарушение сроков (согласно п. 6 НК РФ и КоАП РФ):

• За первое нарушение — предупреждение.
• При повторном нарушении в течение года — штраф в размере от 400 до 5 000 рублей за каждого сотрудника, по которому не предоставлены или некорректно предоставлены сведения.

Для минимизации рисков рекомендуется использовать автоматизированные системы. Например, Legium.pro — сервис, который готовит такие документы автоматически, исключая ошибки в реквизитах и сроках.

Нулевая форма отчёта: когда и как её подавать

Ситуация, когда в отчетном месяце не было выплат физическим лицам, не освобождает организацию от обязанности информировать контролирующие органы, если она продолжает числиться как работодатель.

Критерии подачи нулевого отчета:

• В штате есть сотрудники, но они находились в отпусках за свой счет или на длительных больничных без выплат.
• Организация зарегистрирована как работодатель, но фактически выплаты в текущем месяце не производились.
• По договорам ГПХ не было закрывающих актов и соответствующих оплат.

Если вы оформляете акт выполненных работ, но выплата по нему переносится на следующий месяц, в текущий отчет данные не попадают. Правила оформления таких документов описаны в статье Акт выполненных работ: образец бланка, как скачать и правильно оформить.

Оформление нулевого документа в электронном виде происходит так же, как и обычного: создается файл в формате XML, где в полях «Сумма начислений» и «Сумма взносов» проставляются нули или поля остаются пустыми (в зависимости от настроек используемого ПО).

Пример заполнения нулевой формы:

• Реквизиты организации: заполнены полностью.
• Список застрахованных лиц: указываются все сотрудники, даже если выплат по ним нет.
• Суммы: 0.00 руб.

Риск подачи без нулевой формы заключается в том, что СФР может расценить отсутствие отчета как сокрытие данных о выплатах. Это инициирует камеральную проверку и может привести к блокировке счетов до выяснения обстоятельств.

Где и как скачать бланк отчёта: Excel, Word, онлайн‑сервисы

Поскольку отчет сдается в электронном виде (формат XML), понятие «бланк» в классическом понимании (бумажный лист) для ФНС не актуально. Однако для предварительного расчета, внутреннего контроля или подготовки данных бухгалтеры часто используют таблицы.

1. Официальный портал ФНС. На сайте налоговой доступны инструкции и описания полей. Прямые ссылки на XML-схемы доступны в разделе «Формы». Для удобства многие скачивают адаптированные шаблоны в формате Excel, которые позволяют свести суммы перед выгрузкой в программу ЭДО.
2. Шаблоны в Word. Используются крайне редко, преимущественно для создания внутренних регламентов заполнения или памяток для персонала. Они не имеют юридической силы при подаче в госорганы.
3. Проверка актуальности. В 2026 году вступили в силу обновления в части кодирования страховых случаев и ставок взносов. При скачивании любого стороннего бланка проверяйте версию формы — она должна соответствовать актуальному приказу ФНС на 2026 год.

Альтернативой ручному заполнению в Excel являются сервисы онлайн-бухгалтерии и специализированное ПО. Они автоматически подтягивают актуальные формы, что исключает риск использования устаревшего шаблона.

Заполнение отчёта в 1С: Бухгалтерия и 1С: Зарплата и управление персоналом

Программы 1С (Бухгалтерия 8.3 и ЗУП) автоматизируют процесс формирования персонифицированных сведений на 95%. Основная задача бухгалтера — обеспечить корректность первичных данных.

Пошаговый алгоритм работы в 1С:

1. Настройка регистров «Выплаты физическим лицам».
   Необходимо убедиться, что все сотрудники заведены в справочнике «Физические лица» с корректными СНИЛС и ИНН. Ошибки в этих полях приводят к отклонению всего файла при загрузке в СФР.

2. Автоматический импорт данных из расчётных листов.
   Программа собирает данные из документов «Начисление зарплаты», «Ведомость в банк/кассу» и «Начисление страховых взносов». Если в расчётном листе сумма указана верно, она автоматически попадет в отчет.

3. Проверка с помощью встроенного контроля.
   Перед выгрузкой используйте функцию «Проверить отчет». 1С подсветит ошибки: отсутствие СНИЛС, некорректный формат ИНН или расхождение между суммой начислений и базой для взносов.

4. Экспорт в формат XML/Excel.
   Готовый отчет выгружается в формате XML для отправки через ЭДО. Если требуется предоставить данные руководству или внешнему аудитору, используется функция «Сохранить как...» $\rightarrow$ «Excel».

Для тех, кто ведет сложный учет, важно синхронизировать эти данные с общей отчетностью. Рекомендуем изучить руководство Как заполнить отчет РСВ: пошаговое руководство и онлайн‑сервисы, так как данные в персонифицированных сведениях и РСВ должны быть идентичны.

Образец заполненного отчёта: пошаговой пример

Рассмотрим пример заполнения отчета для ООО «ТехноСпец» за январь 2026 года. В штате два сотрудника: директор и менеджер.

Данные для расчета:

• Иванов И.И. (Директор): Оклад 100 000 руб. Взносы (30%) — 30 000 руб.
• Петров П.П. (Менеджер): Оклад 50 000 руб. + Премия 10 000 руб. Итого 60 000 руб. Взносы (30%) — 18 000 руб.

Пошаговое заполнение полей:

Шаг 1. Заполнение «Шапки» документа.
Указывается ИНН организации (10 цифр), КПП, ОГРН, название организации и отчетный период (Январь 2026).

Шаг 2. Заполнение данных по сотрудникам.
Для каждого физического лица создается отдельная запись:

• ФИО: Иванов Иван Иванович.
• СНИЛС: 123-456-789 00.
• Сумма начислений: 100 000.00.
• Сумма страховых взносов: 30 000.00.

Затем аналогично для Петрова П.П.:

• ФИО: Петров Петр Петрович.
• СНИЛС: 987-654-321 11.
• Сумма начислений: 60 000.00.
• Сумма страховых взносов: 18 000.00.

Шаг 3. Оформление подписи.
Поскольку отчет подается электронно, физическая подпись не ставится. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или главного бухгалтера.

Шаг 4. Загрузка в личный кабинет ФНС/СФР.

1. Зайдите в ЛК с помощью УКЭП.
2. Перейдите в раздел «Отчетность» $\rightarrow$ «Подать отчет».
3. Выберите файл в формате XML.
4. Дождитесь получения квитанции о приеме. Квитанция «О приеме» означает, что файл доставлен, а квитанция «О результате обработки» подтверждает, что в данных нет ошибок.

Частые вопросы

Как заполнить персонифицированные сведения о физлицах?

Заполнение начинается со сбора данных о всех выплатах за месяц. Необходимо указать ФИО, СНИЛС и ИНН каждого получателя, а также суммы начисленного дохода и рассчитанных страховых взносов. Самый надежный способ — использование 1С или специализированных сервисов автоматизации, которые формируют XML-файл на основе данных бухгалтерского учета.

Можно ли подать нулевой отчёт по персонифицированным сведениям?

Да, подача нулевого отчета обязательна, если организация зарегистрирована как работодатель, но в отчетном периоде не производила выплат сотрудникам. В этом случае в полях с суммами проставляются нули, но данные о застрахованных лицах (СНИЛС) должны быть указаны.

Нужен ли отчёт, если у меня нет выплат физическим лицам?

Если вы ИП без сотрудников и не заключали договоров ГПХ, отчет не нужен. Если же вы ООО или ИП с сотрудниками, но выплат в конкретном месяце не было (например, все в отпусках за свой счет), вы обязаны подать нулевой отчет.

Где скачать бланк отчёта в формате Excel?

Официальный формат сдачи — XML. Бланки в Excel являются вспомогательными инструментами и доступны на профильных бухгалтерских порталах или в разделах методической помощи ФНС. Рекомендуется использовать выгрузку из 1С в Excel для внутреннего контроля.

Какие сроки сдачи отчёта в 2026 году?

Отчет подается ежемесячно до 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Если 25-е число — выходной, срок сдвигается на первый рабочий день. Итоговая сверка за год должна быть завершена до 31 марта 2026 года.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому и бухгалтерскому учету рекомендуем проконсультироваться с сертифицированным специалистом или обратиться в профильную компанию.