Сколько хранятся кадровые документы в организации: сроки и правила уничтожения

Порядок уничтожения документов с персональными данными

Процедура списания кадрового учета напрямую связана с требованиями законодательства об архивном деле РФ. Поскольку кадровые бумаги содержат персональные данные сотрудников, их утилизация не может быть произвольной. Правила уничтожения материальных носителей (бумажных документов) должны полностью соответствовать архивным нормам.

Если организация является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, она не имеет права уничтожать документы по личному составу сразу по истечении 50 лет. В этом случае в обязательном порядке проводится экспертиза ценности. Только после подтверждения отсутствия исторической или иной ценности документы могут быть списаны.

При ликвидации компании все кадровые архивы должны быть переданы в соответствующие государственные или муниципальные архивы. О том, как правильно оформить этот процесс, читайте в статье ликвидация АО в 2026 году: порядок, сроки и оформление документов.

Для автоматизации контроля сроков хранения и систематизации документов используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Особенности хранения для разных типов организаций

Коммерческие организации, включая ООО и индивидуальных предпринимателей, следуют общим правилам архивного законодательства. Они обязаны вести учет кадровых документов, соблюдать 50-летний срок хранения для бумаг по личному составу (созданных после 2003 года) и проводить процедуру уничтожения с учетом защиты персональных данных.

Для некоторых государственных структур действуют особые правила. Например, федеральные суды общей юрисдикции используют специализированные перечни документов и сроки их хранения. Эти нормы утверждены Судебным департаментом при ВС РФ и имеют приоритет над общими перечнями для коммерческого сектора.

При работе с документами, которые подтверждают финансовые расчеты с персоналом, важно помнить, что первичная документация может иметь иные сроки хранения, отличные от кадровых архивов по личному составу.

Частые вопросы

Можно ли уничтожить трудовой договор через 50 лет без согласования?

Нет, если организация является источником комплектования государственных или муниципальных архивов. В таком случае перед уничтожением должна быть проведена экспертиза ценности документа.

Какой закон регулирует сроки хранения кадрового архива?

Основным регулятором является закон «Об архивном деле в Российской Федерации», в частности статья 22.1.

Все ли кадровые документы хранятся 50 лет?

Нет. Срок в 50 лет установлен только для документов по личному составу (личные дела, трудовые книжки, договоры), делопроизводство по которым завершено после 1 января 2003 года. Иные кадровые бумаги, такие как штатные расписания, могут иметь другие сроки хранения.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и оформления документов рекомендуется проконсультироваться с юристом или специалистом по архивному делу.