Сколько хранятся приказы об отпуске: сроки и правила архивации в 2026 году

Приказ об утверждении графика отпусков и положения об отпусках

График отпусков является локальным нормативным актом (ЛНА). Срок его хранения составляет 3 года после истечения года, на который он был составлен. Например, график на 2026 год должен храниться до конца 2029 года.

Приказ об утверждении положения об отпусках хранится постоянно до момента замены этого положения новым документом. После того как старое положение утратило силу, приказ и сам текст документа переходят в разряд архивных и хранятся в течение 5 лет. В некоторых случаях, если положение содержит нормы, влияющие на расчет выплат или стаж, срок может быть увеличен до 50 лет.

Сроки хранения ЛНА напрямую зависят от периода их действия. Пока документ регулирует трудовые отношения в компании, он хранится в текущем архиве. После отмены или замены он перемещается в архивный фонд с соответствующей пометкой о дате утраты силы. Чтобы избежать ошибок при оформлении кадровых документов, используйте Приказ о предоставлении отпуска (Т-6) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Приказ об исполнении обязанностей на время отпуска

Приказ о временном замещении сотрудника на период его отпуска классифицируется как распорядительный документ. В зависимости от того, как оформлено замещение, срок хранения будет разным.

Если приказ оформлен как документ по личному составу (с изменением условий оплаты труда, доплатами и записью в трудовой книжке), он хранится 50 лет. Если же замещение оформлено как приказ по основной деятельности (распоряжение о распределении функций без изменения условий трудового договора), срок хранения составляет 5 лет.

Отсутствие приказа при выплате доплат за совмещение создает риски при налоговых или трудовых проверках. Без документального основания выплата доплаты может быть признана необоснованной, что приведет к доначислению налогов или штрафам. Правильное оформление таких документов так же важно, как и приказ о приеме на работу: файл Word, образец Т-1 и правила оформления.

При оформлении кадрового документооборота важно соблюдать последовательность: сначала издается срок издания приказа о приеме на работу в 2026 году: правила и сроки, а затем формируются графики и приказы об отпусках.

Частые вопросы

Как оформить приказ об отпуске?

Для оформления приказа необходимо получить от сотрудника заявление (если отпуск не идет строго по графику), проверить остаток дней отпуска и издать приказ по форме Т-6 или по форме, разработанной внутри компании. В документе указываются даты начала и окончания отпуска, количество календарных дней и подпись руководителя. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

Нужно ли составлять приказ об административном отпуске?

Понятие «административный отпуск» в Трудовом кодексе РФ отсутствует. Обычно под этим подразумевается отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Для его оформления требуется заявление сотрудника и приказ, в котором указывается причина отсутствия и период. Такие приказы также хранятся в составе документов по личному составу 50 лет.

Что такое приказ об отпуске лекарственных средств?

Этот термин не имеет отношения к трудовому праву и кадровому делопроизводству. Речь идет о фармацевтической деятельности — приказе о выдаче или отгрузке медикаментов со склада или из аптеки. Сроки хранения таких документов регулируются правилами лицензирования фармацевтической деятельности и нормами бухгалтерского учета, а не трудовым законодательством.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с юристом или профильным специалистом.