Справка о численности сотрудников организации: образец и правила оформления
Справка о численности сотрудников организации — это внутренний документ, подтверждающий количество людей, состоящих в трудовых отношениях с работодателем на определенную дату. Она оформляется в свободной форме на бланке компании и содержит данные о штатном расписании и фактическом составе персонала.
При подаче справки в банк или тендерный комитет часто требуют данные не за один день, а среднее значение за последние 12 месяцев; расхождение этого числа с данными в отчетах СФР может стать причиной отказа в сделке.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Образец справки о численности сотрудников организации
Документ не имеет строгого государственного бланка, но должен содержать обязательные реквизиты для подтверждения его легитимности. В верхней части указывается полное наименование организации, ИНН, ОГРН и адрес регистрации. Обязательно проставляется дата составления и исходящий номер документа.
В основной части справки указываются следующие показатели:
- Среднесписочная численность — среднее количество работников за отчетный период.
- Количество штатных единиц — общее число позиций согласно штатному расписанию, включая вакансии.
- Фактическое число работников — количество людей, с которыми заключены действующие трудовые договоры на дату выдачи справки.
Справка для внутреннего пользования (например, для обоснования расширения отдела) может быть оформлена как служебная записка: образец по ГОСТу и правила оформления, где достаточно подписи непосредственного руководителя. Для внешних контрагентов, банков или тендерных комиссий документ заверяется подписями генерального директора и главного бухгалтера.
Если в компании нет главного бухгалтера, его функцию выполняет лицо, ответственное за ведение учета, либо подпись ставится только руководителем. Для автоматизации подготовки таких документов и контроля кадрового учета используйте Legium.pro.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Как рассчитать численность сотрудников для справки
Расчет ведется по методике Росстата. Среднесписочная численность определяется как сумма показателей численности работников на первый день каждого месяца отчетного периода, разделенная на количество месяцев в этом периоде. В расчет включаются все лица, имеющие трудовые отношения с организацией, независимо от их режима работы.
Сотрудники на частичной занятости или временном найме учитываются в численности как одна единица, даже если они работают 0,25 или 0,5 ставки. Количество отработанных часов или размер оплаты труда не влияют на количественный показатель численности.
Совместители учитываются следующим образом:
- Внешние совместители включаются в общую численность организации.
- Внутренние совместители (сотрудники, работающие на двух ставках в одной компании) считаются как одна единица.
Работники на дистанционной работе учитываются в общем составе наравне с офисными сотрудниками, так как с ними заключен полноценный трудовой договор. Если в ходе кадровых изменений происходит сокращение штата, оформляется приказ об увольнении по сокращению: правила оформления и образец.
В каких случаях требуется справка о численности персонала
Справка служит подтверждением масштаба бизнеса и его ресурсных возможностей. Основными случаями запроса документа являются:
Государственные субсидии и гранты. Органы власти запрашивают справку для проверки соответствия организации критериям получателя поддержки (например, для малого или среднего бизнеса). Также это необходимо для подтверждения создания новых рабочих мест в рамках условий гранта.
Банковское обслуживание. При открытии кредитных линий или получении банковских гарантий банк оценивает платежеспособность и операционную мощность компании. Численность персонала позволяет банку сопоставить объем выручки с количеством сотрудников и выявить признаки «фирмы-однодневки». В таких случаях часто требуется гарантийное письмо для ООО: правила оформления, шаблоны и образцы для подтверждения обязательств.
Госзакупки и тендеры. Заказчик может установить квалификационные требования к исполнителю, чтобы убедиться, что у компании достаточно людей для выполнения объема работ в установленный срок. Это особенно актуально для строительных, клининговых или ИТ-контрактов.
Частые вопросы
Нужно ли заверять справку печатью, если организация от нее отказалась?
Нет, если организация официально отказалась от использования печати (что допустимо по закону о бухучете и ГК РФ), достаточно подписи уполномоченного лица. В этом случае в реквизитах организации или в тексте справки можно сделать пометку «без печати».
Входит ли в численность генеральный директор?
Да, генеральный директор является наемным работником (или единоличным исполнительным органом), с которым заключен трудовой договор. Он учитывается в среднесписочной и фактической численности как одна единица.
Считаются ли самозанятые исполнители сотрудниками в такой справке?
Нет. Самозанятые работают по гражданско-правовым договорам (ГПХ), а не по трудовым. Они не являются штатными сотрудниками и не включаются в показатели численности персонала. Если вы работаете с ними, оформляйте договор с организацией на оказание услуг: образцы, составление и расторжение.
Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться к актуальным редакциям нормативных актов.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Самозанятость: до какого года действует режим НПД
Разбираем сроки действия режима самозанятости в 2026 году и условия, при которых право на применение НПД сохраняется или утрачивается.
Исполнительная документация в строительстве: состав, правила оформления и сроки сдачи
Узнайте полный перечень документов исполнительной документации, требования к их оформлению по ГОСТ и порядок передачи заказчику в 2026 году.
Исполнительная документация в строительстве: состав, правила оформления и сроки сдачи
Полный перечень исполнительной документации в строительстве 2026 года: какие акты составить, как оформить реестр и избежать штрафов при сдаче объекта.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.