Товарная накладная: бланк скачать в Word и правила оформления

Товарная накладная и транспортная накладная: в чем разница

Товарная накладная фиксирует факт продажи и смену владельца груза. Она отвечает на вопрос «что передано и кому». Транспортная накладная подтверждает факт заключения договора перевозки и выполнения услуги по транспортировке. Она отвечает на вопрос «кто, куда и на чем везет».

Оформлять оба документа одновременно нужно в следующих случаях:

• товар перевозится сторонним перевозчиком (транспортной компанией);
• груз следует по маршруту, требующему фиксации пробега и времени доставки;
• перевозчик должен получить оплату за услуги доставки.

Если использовать только товарную накладную при перевозке сторонним транспортом, компания рискует получить штраф за отсутствие транспортной накладной. В свою очередь, наличие одной лишь транспортной накладной не позволит покупателю поставить товар на баланс, так как в ней нет данных о стоимости и переходе права собственности. В таких сделках часто требуется Счет-фактура: скачать бланк в Excel и правила оформления в 2026 году для вычета НДС.

Пример заполнения и реестр товарных накладных

При заполнении бланка в верхней части указываются реквизиты сторон: ИНН, КПП, адрес и наименование ООО или ИП. В табличной части прописывается наименование товара, его артикул, единица измерения (шт., кг, м), количество, цена за единицу и итоговая стоимость. Внизу ставятся подписи «Отпустил» (со стороны продавца) и «Принял» (со стороны покупателя) с расшифровкой и печатью.

Для систематизации учета ведется реестр товарных накладных. Это таблица (обычно в Excel), в которой фиксируются:

• порядковый номер документа;
• дата операции;
• контрагент;
• сумма сделки;
• статус оплаты.

Реестр позволяет быстро найти нужный документ при налоговой проверке и контролировать задолженности по поставкам.

При внешнеторговых операциях используется международная товарная накладная (CMR). В отличие от российской, она составляется на нескольких языках, содержит данные о таможенном режиме и подписи отправителя, перевозчика и получателя. CMR является основным документом для подтверждения факта пересечения границы грузом.

Оформление товарно-транспортной накладной в 1С

В программе 1С формирование ТТН происходит на базе документа «Реализация товаров и услуг». После создания реализации пользователь выбирает в меню «Печать» пункт «Товарно-транспортная накладная». Программа автоматически подтягивает данные из карточек контрагентов и номенклатуры.

Для корректной работы печатной формы в карточке товара должны быть заполнены:

• вес единицы товара;
• габариты упаковки;
• единица измерения.

Если стандартная форма не подходит, в 1С настраиваются дополнительные печатные формы через конфигуратор или внешние обработки. Готовый документ можно распечатать напрямую, сохранить в PDF для отправки по электронной почте или выгрузить в Word для внесения точечных правок перед печатью.

Частые вопросы

Можно ли использовать самодельный бланк товарной накладной вместо формы ТОРГ-12?

Да, закон о бухучёте позволяет компаниям разрабатывать свои формы первичных документов. Главное, чтобы в самодельном бланке были все обязательные реквизиты: дата, подписи, наименование сторон и детальное описание товара с суммами.

Нужно ли оформлять товарную накладную, если есть УПД?

Нет, не нужно. Универсальный передаточный документ (УПД) со статусом «1» заменяет собой и товарную накладную, и счет-фактуру. Дублирование этих документов может привести к путанице в учете и двойному списанию ТМЦ.

Как правильно вести реестр товарных накладных?

Реестр следует вести в хронологическом порядке. Оптимальный вариант — электронная таблица, где каждая строка соответствует одному документу. Рекомендуется добавлять столбец с ссылкой на скан-копию подписанного документа в облачном хранилище для мгновенного доступа.

Информация носит справочный характер. Для применения норм в конкретной ситуации проконсультируйтесь с бухгалтером или юристом.