Товарная накладная: где распечатать, как заполнить и скачать образцы 2026

Основание для товарной накладной и правила оформления

Основанием для создания товарной накладной является факт отгрузки товара. Юридически этот процесс базируется на договоре поставки, спецификации к нему или подтвержденном счете на оплату. Если сделка разовая и договор не заключался, основанием служит сам факт передачи товара и принятия его покупателем.

В накладной обязательно указываются следующие реквизиты:

• полное наименование организации-отправителя и получателя;
• дата совершения операции;
• детальный перечень товаров с указанием артикулов или кодов;
• количество в единицах измерения (кг, шт, м);
• цена за единицу и общая стоимость с выделением НДС или пометкой «без НДС».

Если товар перемещается с одного склада на другой или доставляется сторонним перевозчиком, оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН). В отличие от обычной накладной, в ТТН добавляются данные о транспортном средстве, водителе, пунктах погрузки и разгрузки, а также стоимость транспортных услуг. Это позволяет зафиксировать ответственность за сохранность груза в пути.

Кто подписывает товарную накладную

Документ подписывают представители двух сторон: отправитель (поставщик) и получатель (покупатель). Со стороны поставщика подпись ставит руководитель организации или лицо, имеющее право распоряжаться складом. Со стороны покупателя документ подписывает либо директор, либо уполномоченный сотрудник.

Право подписи может иметь:

• генеральный директор на основании устава;
• сотрудник по доверенности (например, водитель или закупщик);
• материально ответственное лицо (кладовщик, завскладом).

Если товар принимает не руководитель, к накладной обязательно прикладывается доверенность на получение ТМЦ. В документе должна быть указана дата выдачи, срок действия и перечень полномочий сотрудника. В самой накладной в поле «Получатель» указываются данные из доверенности, а внизу ставится подпись с расшифровкой фамилии и инициалов.

Товарная накладная и УПД: в чем разница

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе функции товарной накладной и счета-фактуры. Это позволяет сократить количество бумаг: вместо двух разных документов компания выставляет один. УПД имеет статус первичного документа (подтверждает факт передачи товара) и налогового документа (дает право на вычет НДС).

Товарная накладная без УПД используется в следующих случаях:

• компания работает на упрощенной системе налогообложения (УСН) без НДС;
• сделка осуществляется между самозанятым и ИП;
• стороны договорились использовать только первичные документы, а счет-фактуру выставить позже.

Основной риск использования только накладной при работе с НДС заключается в невозможности заявить налоговый вычет. Накладная подтверждает, что товар пришел, но она не является основанием для уменьшения суммы НДС к уплате в бюджет. Для этого потребуется отдельный счет-фактура или переход на формат УПД. Если в ваших отношениях с контрагентами происходят смены прав требования, изучите, как работает цессия в кредитных договорах, чтобы правильно оформить переуступку.

Частые вопросы

Товарно-транспортная накладная 2026 скачать где можно?

Актуальные формы ТТН доступны для скачивания в бухгалтерских сервисах, правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) или в виде шаблонов в форматах Word и Excel на профильных порталах для предпринимателей. При выборе шаблона проверяйте соответствие формы требованиям 2026 года.

Оформление товарно-транспортной накладной обязательно при каждой перевозке?

Да, если перевозку осуществляет сторонний перевозчик или товар перемещается между разными юридическими лицами. ТТН необходима для подтверждения затрат на транспортировку и разграничения ответственности за товар в случае его порчи или пропажи во время доставки.

Информация носит справочный характер. Для применения норм в конкретной ситуации рекомендуется обратиться к профильному специалисту или актуальной редакции законодательства РФ.