Унифицированные кадровые документы: перечень, оформление и сроки хранения

Кадровые документы при приеме на работу

Согласно закону, при трудоустройстве сотрудник обязан предоставить работодателю: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности (если они ведутся в бумажном или электронном виде); документ об образовании; документ воинского учета (для военнообязанных) и СНИЛС.

Оформление приема на работу включает следующие действия:

1. Подписание трудового договора. Это основной документ, фиксирующий условия труда, оплату и обязанности. Если сотрудник привлекается на разовую задачу без оформления в штат, используется договор ГПХ.
2. Издание приказа о приеме на работу (по желанию работодателя, так как договор является первичным).
3. Внесение записи в бумажную трудовую книжку или подача сведений в Социальный фонд России (СФР) через электронную форму ЕФС-1.

Трудовой договор должен быть подписан не позднее 7 рабочих дней со дня фактического допущения работника к исполнению обязанностей. До подписания договора работодатель обязан ознакомить сотрудника под роспись с ПВТР, должностной инструкцией и другими ЛНА.

Сроки хранения кадровых документов в 2026 году

Сроки хранения определяются типом документа и датой его создания. Основные правила в 2026 году следующие:

• 50 лет — личные дела сотрудников, трудовые договоры, приказы по личному составу, созданные с 1 января 2003 года.
• 75 лет — документы по личному составу, созданные до 1 января 2003 года.
• 3 года — документы по текущему учету: табели учета рабочего времени, графики отпусков, приказы о предоставлении отпусков.

Срок хранения документов по личному составу (50 или 75 лет) начинает исчисляться с даты увольнения сотрудника или ликвидации организации. Для документов текущего учета срок считается с конца календарного года, в котором документ был составлен.

Если в компании внедрена четкая структура управления, рекомендуется закрепить функции по контролю этих сроков в должностной инструкции документоведа.

Уничтожение кадровых документов по истечении срока

Документы нельзя выбрасывать просто так, даже если срок их хранения истек. Процедура уничтожения включает несколько этапов:

1. Создание экспертной комиссии. В ее состав входят руководитель организации (или его заместитель), представитель кадровой службы и представитель архива (если организация имеет свой архив).
2. Составление акта о выделении документов к уничтожению. В акте перечисляются все дела, сроки хранения которых вышли, и указывается основание для их списания.
3. Утверждение акта руководителем организации.

Если организация является государственным учреждением или имеет специфический статус, список документов на уничтожение согласовывается с государственным или муниципальным архивом.

При уничтожении документов, содержащих персональные данные, необходимо использовать способы, исключающие возможность восстановления информации: промышленный шредер с перекрестной резкой или специализированные услуги по уничтожению документов. Это требование закона о персональных данных обеспечивает конфиденциальность сведений о сотрудниках даже после их списания.

Частые вопросы

Кадровые документы в ООО обязательны, даже если в штате один директор?

Да, даже если в компании работает только один человек (директор), он является работником. В ООО должны быть трудовой договор с директором, приказ о его назначении, штатное расписание и ПВТР. Основанием для оформления директора служит протокол общего собрания о назначении директора.

Сколько хранятся кадровые документы после ликвидации компании?

Документы по личному составу (приказы, договоры, личные карточки) передаются в государственный или муниципальный архив. Срок их хранения остается прежним: 50 лет для документов от 2003 года и 75 лет для более старых. Документы текущего учета (табели) уничтожаются по истечении 3 лет после ликвидации.

Можно ли использовать только свои формы документов вместо унифицированных?

Да, использование унифицированных форм (Т-1, Т-2 и др.) необязательно. Работодатель вправе разработать собственные шаблоны. Главное условие — наличие в них всех реквизитов, требуемых законом, и их соответствие Трудовому кодексу.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или юристом.