УПД в бухгалтерии: правила оформления, статусы и порядок учета в 2026 году

Разница между статусами УПД: когда выбирать статус 1 или 2

Статус документа определяет его юридическую силу и влияние на налоговые обязательства сторон. Выбор статуса фиксируется в соответствующей графе формы УПД.

Статус 1 используется, когда документ заменяет собой и первичку, и счет-фактуру. Это основной вариант для плательщиков НДС. При таком статусе документ служит основанием для отражения выручки в бухгалтерском учете и законным основанием для предъявления налога к вычету в декларации по НДС.

Статус 2 применяется, когда документ выполняет функции только первичного учетного документа. Его выбирают в следующих случаях:

• Продавец не является плательщиком НДС.
• Операция не облагается НДС.
• Продавец решил выставить счет-фактуру отдельным документом.

Ошибка в выборе статуса влечет серьезные последствия. Если плательщик НДС ошибочно выставит УПД со статусом 2, покупатель не сможет заявить вычет по НДС, так как документ не будет признан счетом-фактурой. Если же компания без НДС выставит статус 1, это может вызвать вопросы у налоговой службы при проверке обоснованности начислений. В таких ситуациях часто возникает необходимость закрыть авансы по НДС через корректировочные документы.

Как правильно оформить и подписать УПД

При бумажном документообороте УПД подписывается обеими сторонами. Документ должен содержать подпись ответственного лица с расшифровкой (ФИО) и должностью. Печать организации не является обязательной по закону, если это предусмотрено учетной политикой компании, однако ее наличие упрощает идентификацию документа в судах. Срок оформления УПД — не позднее 5 рабочих дней с даты отгрузки или оказания услуги.

Электронный УПД (ЭДО) имеет приоритет в 2026 году. Для его легитимности требуется использование квалифицированной электронной подписи (КЭП). Электронный документ считается подписанным с момента наложения КЭП обеими сторонами и обмена подтверждениями через оператора. Для выбора надежного сервиса следует изучить список аккредитованных ФНС операторов ЭДО, которые соблюдают актуальные требования по хранению и передаче данных.

Если в подписанном УПД обнаружена ошибка, порядок действий зависит от типа документа:

1. Ошибка в реквизитах «первички» (количество, наименование товара) исправляется путем составления корректировочного акта или нового УПД.
2. Ошибка в части счета-фактуры (сумма НДС, ставка) исправляется путем выписки корректировочного счета-фактуры.
3. Если ошибка обнаружена в ЭДО, документ отзывается или аннулируется по согласованию сторон, после чего направляется исправленная версия.

Частые вопросы

Можно ли использовать УПД, если компания работает без НДС?

Да, в этом случае используется УПД со статусом 2. Он будет выполнять роль акта или товарной накладной, подтверждая факт передачи товара или услуги, но не будет содержать данных для вычета НДС.

Обязан ли контрагент принимать УПД вместо двух разных документов?

Закон не обязывает контрагента переходить на УПД, если иное не закреплено в договоре. Однако большинство компаний соглашаются на этот формат, так как он упрощает учет. Если одна из сторон настаивает на раздельных документах, придется выставлять акт/накладную и счет-фактуру отдельно.

Нужно ли подписывать УПД, если товар получен, а счет-фактура пришла позже?

УПД объединяет эти документы в один. Если вы используете УПД со статусом 1, вы подписываете его один раз в момент приемки товара или услуги. Отдельный счет-фактура в этом случае не требуется и не выставляется.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений проконсультируйтесь с профильным специалистом или обратитесь за профессиональным бухгалтерским сопровождением.