Что относится к кадровым документам: полный перечень и правила оформления

Срок хранения кадровых документов в организации

При смене ответственного за Архив недостаточно просто передать ключи от сейфа: закон требует создания комиссии минимум из трех человек для полной сверки каждого дела с учетными данными перед подписанием акта.

Порядок организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда РФ и иных архивных документов регулируется правилами Росархива, в частности Приказом от 31 июля 2023 г. № 77. Эти нормы определяют, как долго компания обязана хранить конкретные виды бумаг перед их уничтожением или передачей в государственный архив.

За нарушение правил хранения, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Для граждан штраф за подобные нарушения составляет от одной до трех тысяч рублей.

Акт приема-передачи кадровых документов: порядок оформления

Когда в компании меняется сотрудник, ответственный за кадры, передача документации осуществляется через оформление акта приема-передачи. Процедура начинается с полной проверки наличия всех дел текущего делопроизводства: каждый документ сверяется с учетными данными организации. Только после подтверждения комплектности результат фиксируется в акте.

Если происходит смена лица, ответственного за Архив, создается специальная комиссия в составе не менее трех человек. Это обеспечивает объективность проверки и исключает потерю важных бумаг при смене власти в отделе. Для автоматизации подготовки таких документов и контроля за их актуальностью используйте Legium.pro.

Правовым основанием для составления акта может служить Положение об обработке персональных данных (п. 15). Также можно опираться на внутренний порядок передачи, прописанный в уставе организации, ссылаясь на ч. 6 ст. 20 ТК РФ или нормы Гражданского кодекса (ст. 185, 185.1, ст. 52). Если вы меняете руководство компании, вам также понадобится акт приема-передачи протокола общего собрания: правила оформления и образцы.

Приказ и доверенность на право подписи кадровых документов

Ответственность за ведение и выдачу трудовых книжек всегда закрепляется за конкретным сотрудником. Этого требует закон: лицо, ответственное за работу с книжками, должно быть назначено официальным приказом или распоряжением работодателя. Часто эта функция закрепляется в должностной инструкции документоведа: правила оформления и требования.

Для делегирования права подписи кадровых документов используются доверенности. Их оформление регулируется ст. 185 и 185.1 ГК РФ. Доверенность позволяет уполномоченному лицу подписывать приказы, договоры и иные акты от имени организации, если руководитель не может сделать это лично.

Частые вопросы

Как составить акт приема-передачи кадровых документов?

Необходимо создать комиссию (минимум 3 человека при смене ответственного за Архив), провести сверку всех документов с учетными данными и зафиксировать результат в акте. В документе указывается перечень переданных дел, их состояние и подписи передающей и принимающей сторон.

Кто должен подписывать кадровые документы?

Руководитель организации или лицо, имеющее на это право на основании приказа или доверенности, оформленной согласно ст. 185 и 185.1 ГК РФ. Ответственность за трудовые книжки всегда лежит на сотруднике, назначенном отдельным приказом.

Что будет за нарушение сроков хранения кадровых документов?

Нарушение правил учета и хранения архивных документов влечет административную ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Гражданам грозит штраф от 1 000 до 3 000 рублей или предупреждение.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется проконсультироваться со специалистом.