Шкаф для кадровых документов: требования к хранению и организация архива

Обязательные реквизиты для всех кадровых документов

Каждый документ, имеющий юридическую силу, должен содержать базовый набор реквизитов. Отсутствие любого из них делает документ уязвимым при проверке или судебном споре.

Базовый перечень реквизитов:

• Наименование документа (например, «Приказ о приеме на работу»).
• Дата составления и номер (для приказов и распоряжений).
• Место составления (город).
• Подпись уполномоченного лица (руководителя или представителя по доверенности).
• Подпись сотрудника об ознакомлении с документом.
• Печать организации (если она используется в компании).

Трудовой договор является основным кадровым документом. Помимо общих реквизитов, он в обязательном порядке должен содержать условия о месте работы, трудовой функции, дате начала работы, режиме рабочего времени, условиях оплаты труда и условиях социального страхования. Ошибки в этих пунктах могут привести к переквалификации договора или штрафам.

При проверках Государственной инспекции труда (ГИТ) отсутствие подписи сотрудника или даты в приказе расценивается как нарушение трудового законодательства. Это влечет за собой административные штрафы на организацию или должностное лицо. Для ИП требования к оформлению аналогичны, поэтому рекомендуем изучить обязательные кадровые документы для ИП: перечень и правила оформления.

Чек-лист кадровых документов для проверки архива

Для проведения внутреннего аудита архива используйте следующий перечень.

Личное дело сотрудника должно содержать:

• Копию паспорта и СНИЛС.
• Заявление о приеме на работу.
• Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему.
• Копию документа об образовании.
• Приказы о приеме, переводах, предоставлении отпусков.
• Согласие на обработку персональных данных.
• Сведения о воинском учете.

Локальные нормативные акты (ЛНА), которые должны быть в архиве или доступны сотрудникам:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
• Положение об оплате труда.
• Положение о защите персональных данных.
• График отпусков.
• Инструкции по охране труда.

Сроки хранения кадровой документации в 2026 году:

• Трудовые договоры, приказы по личному составу (принятие, перевод, увольнение) — 50 лет (для документов, созданных после 2003 года).
• Личные карточки сотрудников — 50 лет.
• Графики отпусков, табели учета рабочего времени — 3 года.
• Документы по воинскому учету — до замены или в течение 5 лет после списания сотрудника с учета.

Если в организации происходит изменение условий оплаты, важно правильно оформить кадровые документы при повышении оклада сотруднику, чтобы избежать претензий со стороны налоговой службы. Полный перечень актуальных форм можно найти в статье про кадровые документы, которые должны быть в организации в 2026 году.

Частые вопросы

Сотрудник поменял фамилию, как оформить кадровые документы?

Необходимо взять у сотрудника копию свидетельства о браке или перемене имени. На основании этого документа составляется дополнительное соглашение к трудовому договору и издается приказ о внесении изменений в кадровые документы. В трудовой книжке делается запись о перемене фамилии со ссылкой на документ-основание.

Трудовой договор это кадровый документ?

Да, трудовой договор является основным кадровым документом, регулирующим отношения между работодателем и работником. Он служит основанием для всех последующих кадровых действий: издания приказов, начисления заработной платы и внесения записей в трудовую книжку.

В 1С Бухгалтерия нет кадровых документов, что делать?

В программе «1С:Бухгалтерия» кадровый функционал может быть ограничен или отключен в настройках. Чтобы начать работать с персоналом, необходимо проверить настройки параметров учета или использовать специализированную конфигурацию «1С:ЗУП». Инструкции по настройке доступны в материале кадровые документы в 1С 8.3 Бухгалтерия: как включить и настроить.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений проконсультируйтесь с профильным юристом или бухгалтером.