Штатное расписание в 1С:Бухгалтерия: как изменить, оформить приказ и учесть сокращения в 2026 году

Как изменить штатное расписание: порядок действий

Процесс актуализации штатного состава состоит из трех основных этапов.

Шаг 1 — подготовка акта с перечнем изменений. В документе четко фиксируется, какие должности добавляются, какие удаляются или переименовываются. Если организация планирует создать новое подразделение, например, лицензионно-разрешительный отдел, это также отражается в данном акте.

Шаг 2 — утверждение акта работодателем. Поскольку решение об изменении структуры и численного состава работников относится к исключительной компетенции работодателя, документ оформляется как локальный нормативный акт. Чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть надлежащим образом оформлен; ознакомиться с требованиями к оформлению можно в статье про документ с печатью.

Шаг 3 — регистрация изменений в системе. В 1С:Бухгалтерия или 1С:ЗУП фиксируется факт издания акта и обновляются данные о штатных единицах. Это обеспечивает соответствие фактического состава сотрудников утвержденному плану. Для автоматизации процесса и быстрого создания формы Т-3 можно использовать Штатное расписание (Т-3), где реквизиты компании подставляются автоматически по ИНН.

Приказ на штатное расписание 2026 года и ограничения

Приказ об утверждении штатного расписания на 2026 год оформляется с использованием формы Т-3. В документе обязательно указывается текущий год (2026) и ставится подпись работодателя.

Существуют строгие ограничения по содержанию документа. В штатном расписании запрещено указывать персональные данные конкретных сотрудников или сведения об их индивидуальных окладах и надбавках. Документ описывает только «позиции» (должности и единицы), а не людей.

Сокращение должности в штатном расписании допускается только через издание отдельного акта. Само по себе изменение расписания не дает права на мгновенное увольнение. Если сокращение приводит к уменьшению численности или штата, работодатель обязан строго соблюдать процедуру расторжения трудового договора и предоставить работнику все установленные гарантии против произвольного увольнения. При этом требования к квалификации на должности могут регулироваться профстандартами согласно ст. 195.2 ТК РФ.

Частые вопросы

Как изменить штатное расписание в 1С?

Изменения фиксируются путем регистрации распорядительного акта работодателя в системе и корректировки данных в форме Т-3. В зависимости от объема правок вносится либо отдельный акт, либо утверждается новое расписание.

Можно ли изменить штатное расписание без нового приказа?

Нет, штатное расписание является локальным нормативным актом. Любое изменение структуры или численности должно быть подтверждено приказом или иным распорядительным актом работодателя.

Как оформить приказ на штатное расписание на 2026 год?

Используйте форму Т-3, укажите в заголовке или дате 2026 год, определите структуру подразделений, должности и количество единиц. Документ должен быть подписан руководителем организации.

Можно ли сократить должность в штатном расписании?

Да, это делается через издание акта об изменении штатного расписания. Однако при последующем увольнении сотрудника по этой причине необходимо соблюсти все законные процедуры и предоставить гарантии.

Как изменить штатное расписание в 1С:ЗУП?

Порядок аналогичен 1С:Бухгалтерия: изменения вносятся на основании акта работодателя. В системе регистрируется изменение структуры или численности штатных единиц в соответствии с утвержденной формой Т-3.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и оформления документов рекомендуется проконсультироваться с профильным юристом или бухгалтером.