Штатное расписание: образец заполнения и правила оформления в 2026 году
Штатное расписание — это внутренний документ организации, который закрепляет структуру подразделений, количество должностей и размеры оплаты труда. В 2026 году он служит основанием для приема сотрудников на работу и расчета фонда оплаты труда (ФОТ).
При увеличении штатного расписания за счет введения новых единиц с более высоким окладом, чем у существующих сотрудников на той же должности, возникает риск претензий по дискриминации в оплате труда, если нет объективных оснований (квалификации).
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Составление штатного расписания: обязательные реквизиты и образец заполнения
Для корректного учета в 2026 году в таблице штатного расписания должны быть следующие графы:
- Наименование структурного подразделения (например, «Отдел продаж», «Бухгалтерия»).
- Должность (точное наименование, которое будет указано в трудовом договоре).
- Количество штатных единиц (целое число или дробь, если предусмотрена совместимость).
- Оклад (фиксированная часть заработной платы).
- Надбавки и доплаты (постоянные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда).
- Итоговая сумма оплаты труда на одну единицу.
- Общий фонд оплаты труда (ФОТ) по данной должности (количество единиц × итоговая сумма).
Наименования должностей рекомендуется брать из профессиональных стандартов или Общероссийского классификатора профессий (ОКПДТР). Если организация использует внутренние регламенты и придумывает названия самостоятельно, они должны быть четко зафиксированы в локальном нормативном акте, чтобы избежать проблем с проверками ГИТ.
Итоговые суммы ФОТ подводятся по каждому подразделению и в конце документа — по всей организации. Это позволяет бухгалтерии планировать расходы на персонал и контролировать бюджет. Чтобы избежать ошибок в расчетах и оформлении, используйте Штатное расписание (Т-3), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Приказ об утверждении штатного расписания: образец 2026
Штатное расписание не имеет юридической силы без приказа об его утверждении. Приказ издается руководителем организации до даты вступления расписания в силу. Обычно документ утверждается на календарный год или вступает в действие с даты подписания.
В распорядительной части приказа обязательно указываются:
- Дата утверждения документа.
- Номер штатного расписания (если в компании ведется их несколько).
- Точная дата начала действия новых ставок и должностей.
- Ссылка на предыдущий приказ, который утрачивает силу.
Документ должен быть согласован с главным бухгалтером, так как изменения в расписании напрямую влияют на финансовые обязательства компании. Если в компании предусмотрен договор на оказание услуг с физическим лицом, важно разделять штатные единицы и привлеченных внешних исполнителей: последние в штатное расписание не вносятся.
Виды штатного расписания и организационно-штатная структура
Организационно-штатная структура определяет иерархию подчиненности и распределение функций. На ее основе формируется итоговая таблица расписания. В зависимости от масштаба бизнеса используются разные виды документа:
- Общее штатное расписание: единый документ для всей компании, включающий все офисы и отделы.
- Расписания по филиалам или подразделениям: отдельные документы для каждого обособленного подразделения, что упрощает управление локальным ФОТ.
В 2026 году документ можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. При электронном ведении необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) руководителя. Согласно ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте», электронные формы документов приравниваются к бумажным при соблюдении правил подписания.
Увеличение штатного расписания и внесение изменений
Любое изменение — увеличение количества единиц, изменение окладов или переименование должностей — оформляется приказом о внесении изменений в штатное расписание. В самом документе изменения фиксируются либо путем замены всего листа, либо через внесение записей в специальный журнал учета изменений.
При сокращении штата или изменении условий оплаты труда (снижении оклада) работодатель обязан уведомить сотрудника в письменной форме. Согласно Трудовому кодексу, срок уведомления составляет не менее двух месяцев. В этот период работодатель должен предложить сотруднику другие вакантные должности.
Если переименование должности не влечет за собой изменения трудовой функции, это можно оформить дополнительным соглашением к трудовому договору. В случаях, когда компания привлекает персонал по гражданско-правовым договорам, например, оформляется договор на оказание услуг с физическим лицом, такие позиции в штатное расписание не включаются.
Частые вопросы
Обязательно ли иметь штатное расписание ИП?
Закон не обязывает индивидуальных предпринимателей вести штатное расписание. Однако его наличие упрощает взаимодействие с налоговой инспекцией и трудовой инспекцией, так как позволяет быстро подтвердить обоснованность выплат сотрудникам и структуру управления.
Как часто нужно обновлять штатное расписание?
Специального графика нет. Документ обновляется по мере необходимости: при найме новых сотрудников на новые должности, изменении окладов (индексации) или реорганизации отделов.
Можно ли утверждать штатное расписание без приказа?
Нет, приказ является распорядительным документом, который придает штатному расписанию статус локального нормативного акта. Без приказа документ считается черновиком и не может быть использован как основание для начисления заработной платы или издания приказов о приеме на работу.
Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и оформления документов рекомендуется проконсультироваться с профильным юристом или бухгалтером.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Откроем «Штатное расписание (Т-3)» — реквизиты подставятся по ИНН — а вот что вы получаете вместе с этим.
Реквизиты сами
Вводите ИНН — название, адрес, КПП, ОГРН и банковские данные подставятся из ЕГРЮЛ. Ошибиться в реквизитах негде.
Проверка перед сдачей
ИИ смотрит документ до отправки: пустые обязательные поля, суммы, которые не сходятся, неверные коды.
Подпись без принтера
Готовый файл подписывается онлайн и уходит контрагенту по ссылке — юридическая сила по 63-ФЗ, ст. 160 ГК.
Всё лежит в одном месте
Документ остаётся в архиве компании: со сроками, статусом подписания и историей изменений.
Legium.pro
Не делать это руками
Откроем «Штатное расписание (Т-3)» — реквизиты подставятся по ИНН.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Нужен готовый документ?
Этот документ можно заполнить онлайн — реквизиты подставятся по ИНН.
Заполнить онлайн: Штатное расписание (Т-3) Сначала посмотреть страницу услугиПохожие статьи
Как начислить НДС: калькулятор и формулы расчета для разных ставок
Узнайте, как правильно начислить НДС в 2026 году: формулы расчета «сверху» и «в том числе», актуальные ставки и примеры вычислений для бизнеса.
Как платить НДС из выручки в 2026 году: правила для ИП, ООО и самозанятых
Разбираем, кто из предпринимателей обязан платить НДС из выручки в 2026 году, актуальные ставки и сроки уплаты налога для разных режимов налогообложения.
Протокол общего собрания о назначении директора: правила оформления и образец
Инструкция по оформлению протокола о назначении или смене директора ООО в 2026 году: какие документы приложить и как избежать обжалования решения.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.