ЕФС-1 бланк 2025: где скачать актуальную форму и как заполнить

Как заполнить ЕФС-1 в 2025 году: основные правила

При подаче сведений о трудовой деятельности (подраздел 1.1) указывайте дату события и соответствующий код: «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ». В графе «Основание» вписывается реквизит документа, например, приказ о приеме на работу с указанием его номера и даты. Если сотрудник переведен на другую должность, в форме фиксируется код перевода и дата вступления в должность.

Для сотрудников, работающих в особых условиях труда, заполняется соответствующий раздел по стажу. Здесь необходимо указать код условий труда (1, 2 или 3) и код профессии по классификатору. Данные должны строго соответствовать результатам специальной оценки условий труда (СОУТ).

Реквизиты страхователя заполняются в верхней части бланка:

• Регистрационный номер в СФР (15 знаков).
• ИНН и КПП организации.
• ОКТМО по месту регистрации.

Сведения о застрахованном лице включают СНИЛС, ФИО и дату рождения. Ошибка в одной цифре СНИЛС приведет к тому, что стаж не будет зачислен сотруднику. Если вы также подаете отчетность по налогам с фонда оплаты труда, проверьте корректность данных в 6-НДФЛ в 2025 году: новая форма и правила заполнения декларации, так как сведения о сотрудниках в СФР и ФНС должны совпадать.

Сроки подачи ЕФС-1 в 2025 году

Сведения о кадровых изменениях (прием, перевод, увольнение) подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или распоряжения. Например, если приказ об увольнении подписан в пятницу, отчет должен быть отправлен в СФР не позднее понедельника.

Ежегодная отчетность по стажу в особых условиях труда подается один раз в год. Срок сдачи — до 1 октября года, следующего за отчетным.

За нарушение сроков подачи ЕФС-1 предусмотрена административная ответственность по КоАП РФ. Штрафы зависят от статуса нарушителя:

• Для должностных лиц (директора, главного бухгалтера) — от 500 до 1 000 рублей.
• Для индивидуальных предпринимателей — от 500 до 1 000 рублей.
• Для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.

При систематических нарушениях или сокрытии данных о стаже суммы штрафов могут быть увеличены. Чтобы избежать расхождений в отчетности, рекомендуем изучить Бланк 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года: правила заполнения и сроки подачи, так как налоговая и социальная отчетность за один и тот же период проверяются взаимосвязанно.

Частые вопросы

Можно ли подать ЕФС-1 на бумажном носителе?

Да, подача на бумаге разрешена, но только в случаях, если у организации нет технической возможности использовать электронную подпись или ЭДО. В этом случае бланк распечатывается, подписывается руководителем и передается в территориальный орган СФР лично или почтой с описью вложения.

Нужно ли подавать ЕФС-1, если в компании не было кадровых изменений?

Если в отчетном периоде не было приемов, переводов или увольнений, подавать сведения по подразделу 1.1 не нужно. Однако, если в компании есть сотрудники с вредными условиями труда, ежегодный отчет по стажу подается в обязательном порядке даже при отсутствии текучки кадров.

Какая форма ЕФС-1 используется для сведений о стаже?

Для сведений о стаже в особых условиях труда используется ЕФС-1 с заполнением соответствующего раздела, посвященного специальному стажу. Эта форма объединяет в себе функции старых отчетов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в СФР.