ЕФС-1: заполнение, образец и правила подачи в 2026 году

Заполнение ЕФС-1: подраздел 1.2 и раздел 2

Подраздел 1.2 предназначен для отражения периодов работы, которые не засчитываются в страховой стаж. Сюда относятся периоды прогулов, нахождения в отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работника или периоды временной нетрудоспособности, за которые не начислялись страховые взносы. В этом подразделе указываются даты начала и окончания такого периода, а также код причины.

Раздел 2 используется для подачи сведений о трудовой деятельности и страховом стаже. Он состоит из трех подразделов:

• Подраздел 2.1 содержит общие сведения о работодателе и отчетном периоде.
• Подраздел 2.2 используется для корректировки ранее поданных сведений.
• Подраздел 2.3 заполняется при необходимости уточнения данных о стаже.

В подразделе 2.3 критически важно правильно указать коды мероприятий. Коды определяют характер деятельности (например, работа в особых условиях или северные надбавки). Периоды работы должны быть указаны без пробелов и пересечений: дата окончания одного периода не должна совпадать с датой начала следующего в рамках одного мероприятия.

Точный расчет взносов за сотрудников, чьи данные отражены в ЕФС-1, производится в рамках общего отчета по страховым взносам. Ознакомиться с актуальными правилами можно в статье Расчет РСВ в 2026 году: порядок заполнения, ставки и сравнение с 2025.

ЕФС-1: онлайн заполнение и подача через СБИС

Для автоматизации процесса в СБИС используется импорт данных из кадровых систем (например, 1С или другие HR-сервисы). Данные о приеме, переводах и увольнениях выгружаются в формате XML или через API, после чего система автоматически распределяет их по соответствующим полям ЕФС-1.

Перед отправкой документа в СФР встроенный валидатор СБИС проверяет отчет на наличие технических и логических ошибок. Система подсвечивает незаполненные обязательные поля, некорректные СНИЛС или несоответствие дат. Чтобы избежать ручного ввода и ошибок в реквизитах, можно использовать сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой данных по ИНН.

После отправки отчета работодатель получает квитанцию о приеме. Квитанция подтверждает факт доставки файла в СФР, но не гарантирует отсутствие ошибок в содержании. Если СФР обнаружит несоответствия, придет уведомление об ошибках. В этом случае необходимо создать корректирующий отчет, указав в подразделе 2.2 номер и дату первоначального документа, который исправляется.

Если в компании за отчетный период не было движения персонала, подавать ЕФС-1 по событиям (прием/увольнение) не нужно. Однако работодателю все равно необходимо следить за общей отчетностью, например, подготовить нулевую налоговую декларацию УСН: пошаговое заполнение, сроки и образцы, если деятельность не велась.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1, если сотрудник работает по совместительству?

Заполнение происходит по тем же правилам, что и для основного сотрудника. В подразделе 1.1 указываются все стандартные данные. Особенность заключается в том, что в графе «Должность» или в примечании можно указать статус совместителя, если это предусмотрено внутренним учетом, но для СФР ключевым является факт трудовых отношений и СНИЛС работника.

Нужно ли подавать ЕФС-1, если в компании нет движения персонала?

Если за отчетный период не было приемов, увольнений, переводов или периодов, не засчитываемых в стаж (подраздел 1.2), подавать ЕФС-1 не требуется. «Нулевые» отчеты по данной форме законом не предусмотрены.

Можно ли исправить ошибку в уже отправленной ЕФС-1?

Да, для этого подается корректирующая форма. В разделе 2 указывается ссылка на исходный документ (номер и дата), в котором была допущена ошибка. В подразделе 2.2 отражаются исправленные данные. Если ошибка была в сведениях о приеме (подраздел 1.1), подается новый отчет с пометкой «корректирующий».

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться со специалистом или обратиться к официальным разъяснениям СФР и Минфина РФ.