ЕФС‑1 заполнение в СБИС: пошаговое руководство, образцы и онлайн‑подача

Заполнение раздела 1.2 и подраздела 2.1.1 ЕФС-1

Раздел 1.2 предназначен для отражения сведений о страховом стаже. В нем указываются коды видов доходов и итоговые суммы, которые влияют на расчет пенсионных прав сотрудника. В 2026 году актуальны коды, соответствующие текущему классификатору СФР.

При заполнении раздела 1.2 в СБИС система предлагает выбрать код из выпадающего списка. Например, для обычного трудового стажа используется базовый код, а для специальных условий труда — соответствующие им идентификаторы. Суммы вносятся в рублях с двумя знаками после запятой. Если данные за период отсутствуют, раздел оставляется пустым или подается «нулевым», аналогично тому, как оформляется нулевая декларация УСН: пример заполнения и порядок подачи.

Подраздел 2.1.1 используется для передачи сведений о трудовой деятельности (бывшая СЗВ-ТД). Здесь фиксируются:

• прием на работу;
• перевод на другой должность или в другое подразделение;
• увольнение;
• изменение сведений о сотруднике (например, смена фамилии).

Типичные ошибки при заполнении подраздела 2.1.1 включают некорректный код ОКАТО или ОКТМО подразделения и ошибки в СНИЛС. СБИС подсвечивает такие поля красным цветом еще до отправки. Если вы ошиблись в данных о стаже, потребуется подать уточняющую форму, что напоминает процесс, описанный в статье про уточненный расчет по РСВ: порядок заполнения и особенности 2026 года.

Неочевидно, но система СБИС отклонит ЕФС-1, если в разделе 2 указана дата приёма позже 31 декабря отчётного года, даже если сотрудник фактически начал работать в следующем году. Это связано с жесткими фильтрами контрольных соотношений за отчетный период.

Раздел 2 ЕФС-1 при приёме на работу: пошаговое онлайн-заполнение

Заполнение ЕФС-1 при приеме на работу требует точности в персональных данных. В СБИС создается новая запись в разделе 2, где заполняются обязательные поля:

1. ФИО сотрудника полностью.
2. ИНН (12 цифр для физлиц).
3. Дата рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
4. СНИЛС.
5. Дата приёма на работу (дата издания приказа).
6. Код мероприятия (для приема на работу используется код «ПРИЕМ»).

Загружать скан-копии трудовых договоров или приказов непосредственно в форму ЕФС-1 не требуется — отчетность представляет собой структурированный XML-файл. Однако в СБИС можно прикрепить эти документы к внутренней карточке сотрудника для быстрого доступа при проверках.

После ввода данных система проводит автоматическую проверку. СБИС сверяет ИНН и СНИЛС, проверяет корректность даты приема относительно даты подачи отчета. Если проверка пройдена, статус документа меняется на «Готов к отправке».

Финальный этап: проверка итогового файла, наложение электронной подписи и нажатие кнопки «Отправить». После этого в личном кабинете появится квитанция о приеме документа СФР. Если в штате есть сотрудники с особыми условиями труда, проверьте правильность расчета их показателей, используя расчет среднесписочной численности для РСВ: калькулятор, ставки 2026 и порядок заполнения.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 онлайн в СБИС?

Зайдите в раздел «Отчетность», выберите форму ЕФС-1, создайте новый документ и заполните необходимые разделы (1.2 для стажа или 2 для кадровых изменений). После проверки данных подпишите отчет УКЭП и отправьте его в СФР одним кликом.

Где найти образец заполнения ЕФС-1?

В СБИС доступны встроенные подсказки и шаблоны по каждому полю. Также образцы с примерами кодов и сумм доступны в справочном разделе системы или в официальных методических рекомендациях СФР на 2026 год.

Можно ли подать ЕФС-1 без электронной подписи?

Нет, подача ЕФС-1 в электронном виде через операторов ЭДО (включая СБИС) возможна только с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Бумажный вариант подачи практически не применяется в 2026 году.

Какие штрафы предусмотрены за несвоевременную подачу ЕФС-1?

За нарушение сроков подачи сведений о трудовой деятельности или страховом стаже предусмотрены административные штрафы по КоАП РФ. Сумма штрафа зависит от размера выручки организации и количества сотрудников, чьи данные были поданы с опозданием.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с главным бухгалтером или налоговым консультантом.