ЕФС‑1 заполнение: пошаговый разбор подразделов и разделов

Заполнение раздела 2 и подраздела 2.1 в ЕФС-1

Раздел 2 ЕФС-1 посвящен сведениям о страховом стаже и расчетам налоговых обязательств. В обязательные поля входят суммы начисленных выплат, на которых базируется расчет страховых взносов, и данные о примененных налоговых вычетах. В 2026 году при расчете НДФЛ применяются прогрессивные ставки: 13% для доходов до определенного порога и 15% для сумм, превышающих установленный лимит.

Подраздел 2.1 требует детального указания сумм расходов и дат совершения операций. Здесь фиксируется база для начисления взносов и фактические суммы выплат сотруднику за отчетный период.

Неочевидно, но в подразделе 2.1 допускается указывать только фактическую дату начала операции; плановые даты приводят к отклонению декларации в автоматической проверке СФР.

Если вы работаете с исполнителями по гражданско-правовым договорам, помните, что срок сдачи ЕФС-1 при заключении договора ГПХ существенно отличается от стандартных сроков подачи сведений по штатным сотрудникам.

Образцы, онлайн-заполнение и сервис СБИС для ЕФС-1

Официальные образцы формы ЕФС-1 доступны для скачивания в личном кабинете налогоплательщика ФНС и на портале Госуслуг. Однако ручное заполнение в Excel или Word часто приводит к ошибкам в разметке XML-файла, что вызывает отказ в приеме отчета.

Онлайн-заполнение через личный кабинет ФНС позволяет вводить данные в веб-форму, но этот способ неудобен при большом штате сотрудников. Более эффективным решением является использование специализированных систем. В сервисе СБИС процесс автоматизирован: система подтягивает данные из кадрового учета, автоматически распределяет их по разделам 1.1, 1.2 и 2, а также проверяет корректность ИНН и СНИЛС сотрудников.

Для оптимизации процесса можно использовать ЕФС-1 (сведения для СФР) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН, что исключает опечатки в реквизитах организации.

Перед отправкой СБИС проводит автоматическую валидацию: проверяет наличие всех обязательных полей, соответствие дат (отсутствие будущих дат в фактических операциях) и корректность сумм. Это позволяет избежать подачи некорректного отчета, за который может быть назначен штраф за персонифицированные сведения 2026.

Частые вопросы

Как заполнить подраздел 1.1 ЕФС-1?

Укажите ИНН и КПП организации, регистрационный номер в СФР и дату подачи. В табличной части впишите данные сотрудника (ФИО, СНИЛС), код мероприятия (например, «ПРИЕМ») и дату документа-основания.

Можно ли заполнить ЕФС-1 онлайн через СБИС?

Да, СБИС позволяет заполнять отчет в режиме онлайн. Система автоматически формирует XML-файл, проверяет его на ошибки и отправляет в СФР через электронный документооборот с использованием КЭП.

Какие данные нужны для раздела 2 ЕФС-1?

Потребуются сведения о суммах выплат, база для расчета страховых взносов, данные о налоговых вычетах и актуальные ставки НДФЛ 2026 года (13% и 15%).

Сколько времени занимает заполнение ЕФС-1?

При ручном заполнении одного сотрудника — от 15 до 30 минут. При использовании автоматизированных сервисов с интеграцией кадрового учета процесс занимает несколько минут на проверку и отправку.

Где скачать образец ЕФС-1?

Актуальные бланки и инструкции по заполнению публикуются на официальном сайте Социального фонда России (СФР) и в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и подачи отчетности рекомендуется проконсультироваться с главным бухгалтером или профильным юристом.