ЕФС‑1: сведения о начисленных страховых взносах и сроки сдачи в 2026 году

Перевод сотрудника на полную ставку: сведения о начисленных страховых взносах и сроки сдачи

При переводе работника с частичной занятости на полную ставку в ЕФС-1 отражаются начисления за весь календарный месяц. Это касается и тех случаев, когда перевод произошел в середине месяца: база для взносов рассчитывается исходя из полной ставки за весь период.

Неочевидно, но при переводе на полную ставку в ЕФС-1 необходимо указывать страховые взносы за весь календарный месяц, даже если фактически отработано меньше 30 дней. Игнорирование этого правила может привести к тому, что налоговая служба расценит разницу как недоплату и наложит штраф за недоучтённые взносы.

Отчет за год, в котором был осуществлен перевод, сдается в общем порядке до 31 марта следующего года. К отчетности в архиве организации должны быть приложены приказ о переводе и дополнительное соглашение к трудовому договору.

Пример расчета взносов при переводе на полную ставку:
Базовый оклад (100%) × ставка 30% (единый тариф ПФР + ФСС) за 30 календарных дней.

Перевод на другую должность и приём на работу: особенности заполнения ЕФС‑1

При переводе сотрудника на другую должность в форме ЕФС-1 обновляются коды ОКВЭД и наименование должности, однако коды страховых взносов остаются прежними, если не изменился характер деятельности или льготный статус организации.

Если в компанию принят новый работник, в отчет отражаются начисления с даты начала работы до конца отчетного месяца. Срок сдачи годового отчета остается неизменным — до 31 марта 2026 года, независимо от того, в каком месяце произошел прием или перевод.

Для корректного заполнения формы используются следующие блоки:

• Строки 1–5: реквизиты организации (ИНН, КПП, ОГРН, наименование).
• Строки 6–10: детальные данные о начисленных страховых взносах по каждому застрахованному лицу.

Если вас интересуют оперативные сроки подачи сведений о приеме (в течение следующего рабочего дня), изучите материал ЕФС‑1 сроки сдачи при приеме на работу: нормы 2026 г., таблица и штрафы.

Пошаговая подготовка и сдача отчёта ЕФС‑1

Процесс подготовки отчета состоит из четырех этапов:

1. Сбор первичных данных. Подготовьте расчетные листы, справки 2-НДФЛ, приказы о приеме и переводах сотрудников. Сверьте суммы начислений с данными, которые будут указаны в РСВ: расчет по страховым взносам в 2026 году – ставки, порядок заполнения и пример расчёта.

2. Заполнение формы. Введите данные в личном кабинете налогоплательщика через ЭТП. Особое внимание уделите проверке контрольных сумм в полях 71–73 — расхождение в этих значениях приведет к автоматическому отклонению формы системой.

3. Отправка и подтверждение. Подпишите документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и отправьте в ФНС. Обязательно сохраните квитанцию о приеме отчета.

4. Исправление ошибок. Если после отправки обнаружены неточности в суммах или персональных данных, необходимо подать исправительную форму. Срок подачи корректировки — до 30 дней с момента обнаружения ошибки.

Для тех, кто подает отчетность за промежуточные периоды, будут полезны правила из статьи Срок сдачи ЕФС‑1 за 9 месяцев: правила, сроки и особенности оформления.

Частые вопросы

Какой срок сдачи ЕФС‑1 при переводе сотрудника на полную ставку?

Годовой отчет со сведениями о взносах при переводе на полную ставку сдается до 31 марта следующего года. Текущие сведения о кадровом мероприятии (переводе) подаются в установленные законом сроки для кадровой отчетности.

Можно ли подать ЕФС‑1 после 31 марта 2026 года?

Подача после 31 марта считается просрочкой. Это влечет за собой штраф в размере 5% от суммы недоучтенных взносов (минимум 5 000 рублей). Продление возможно только по согласованию с ФНС.

Какие новые сроки сдачи ЕФС‑1 вступили в действие в 2026 году?

Основным изменением стал полный переход на электронную подачу через ЛКП ФНС согласно приказу Минфина № М-5-2/2025. Бумажные носители больше не принимаются, а крайний срок годовой подачи зафиксирован на 31 марта.

Как оформить ЕФС‑1 при приёме на работу нового сотрудника?

В годовом отчете отразите начисления страховых взносов за весь период с даты приема сотрудника до конца года. При этом не забудьте своевременно подать сведения о самом факте приема в СФР, чтобы избежать санкций, описанных в статье Штраф за персонифицированные сведения 2026: размер, сроки и порядок уплаты.

Что делать, если в ЕФС‑1 указаны неверные сведения о страховых взносах?

Необходимо подготовить и отправить исправительную форму (уточненный расчет) в течение 30 дней с момента выявления ошибки. В исправленном отчете указываются корректные суммы за весь период.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с главным бухгалтером или налоговым консультантом.