ЕФС‑1 сроки сдачи за 1 квартал 2026: дедлайн, данные и перевод сотрудников

Сведения о трудовой деятельности в ЕФС-1: что обязательно указывать

При заполнении формы работодатель обязан предоставить полный пакет идентификационных данных сотрудника в соответствии с ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и требованиями СФР. В отчет включаются:

• ФИО, ИНН, СНИЛС и дата рождения.
• Дата начала трудовых отношений.
• Трудовой статус: указание на полный или неполный рабочий день.
• Вид занятости и дата изменения этого статуса.

Если в отчетном периоде трудовой договор был расторгнут, в форме фиксируется код причины прекращения трудовых отношений. Правила заполнения этих полей подробно описаны в заполнении ЕФС-1 за 1 квартал 2026: пошаговом руководстве.

Перевод сотрудников и отражение в ЕФС-1: дистанционная работа, смена должности, изменение режима труда

Любые изменения в условиях трудового договора, влияющие на стаж или характер работы, отражаются в ЕФС-1.

Перевод на дистанционную работу фиксируется в строке «вид занятости» с использованием кода 03. Крайний срок подачи таких сведений за первый квартал — 20 февраля 2026 года. Если сотрудник был принят на удаленку изначально, действуют иные правила, которые указаны в статье ЕФС-1 сроки сдачи при приеме на работу: нормы 2026 г., таблица и штрафы.

Смена должности или перевод в другое подразделение отражаются через поле «дата изменения» и соответствующий код «перевод». Дедлайн подачи данных за квартал остается прежним — 20 февраля.

Перевод на полный или неполный рабочий день требует обновления кода режима труда и указания точной даты вступления изменений в силу. Чтобы избежать ошибок в кодах, используйте сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Единая форма сведений (ЕФС-1) в 2026 году: нововведения и сравнение с 2025

В 2026 году структура ЕФС-1 претерпела точечные изменения для более детального учета современного рынка труда. В блоке «вид занятости» появилось обязательное поле «дата начала удалённой работы». Это позволяет государственным органам точнее отслеживать период дистанционного взаимодействия работника и работодателя.

Таблица «Коды причин прекращения» была расширена до 12 пунктов. В список включен новый код — «переход на гибкий график», что упрощает учет сотрудников, сменивших стандартный режим работы.

Для сравнения: в 2025 году срок сдачи за 1-й квартал также был 20 февраля 2025 г. Основная структура формы осталась прежней, однако требования к детализации удаленной работы ужесточились. Общие правила подачи на весь год доступны в материале срок сдачи ЕФС-1 в 2026 году: нормы, порядок и нюансы.

Частые вопросы

Как подать ЕФС-1 за 1-й квартал 2026 онлайн?

Отчет подается через Личный кабинет работодателя на портале СФР или через сертифицированные программы бухгалтерского учета, имеющие интеграцию с государственными информационными системами. Для отправки потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Можно ли в ЕФС-1 указать перевод сотрудника на удалёнку после 15 февраля?

Да, если факт перевода состоялся в 1 квартале, сведения о нем должны быть включены в отчет, который сдается до 20 февраля. Если перевод произошел непосредственно перед дедлайном, данные вносятся в общую квартальную форму.

Какие коды использовать при переводе сотрудника на неполный рабочий день?

В поле «вид занятости» указывается код, соответствующий режиму неполного рабочего времени (согласно актуальному справочнику СФР на 2026 год), и дата начала действия дополнительного соглашения к трудовому договору.

Что делать, если срок сдачи ЕФС-1 за 2025 год пропущен?

Необходимо подать отчет незамедлительно. В этом случае работодателю грозит штраф в размере 0,5% от ФОТ за каждый день просрочки, но не менее 5 000 рублей. Рекомендуется направить пояснительную записку в СФР, чтобы попытаться смягчить санкции.

Нужна ли отдельная справка при переводе сотрудника на другую должность?

Для СФР отдельная справка не требуется — достаточно отразить перевод в ЕФС-1. Однако внутри организации должен быть оформлен приказ о переводе и дополнительное соглашение к трудовому договору, которые являются основанием для подачи сведений в отчет.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуем проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в СФР.