Журнал регистрации приказов о приеме на работу: правила ведения и образцы

Срок и дата издания приказа о приеме на работу

Дата издания приказа — это день, когда работодатель подписал документ. Она может совпадать с датой выхода сотрудника на работу или предшествовать ей. Например, приказ может быть издан 10 мая, а дата начала работы в нем указана как 15 мая.

Согласно Трудовому кодексу РФ, основным документом, фиксирующим начало трудовых отношений, является трудовой договор. Приказ о приеме на работу, если компания решила его использовать, оформляется в день фактического начала работы или ранее. Срок подачи сведений о приеме в СФР (форма ЕФС-1) жестко ограничен законом — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или заключения договора.

Издание приказа «задним числом» (когда дата документа позже даты фактического выхода на работу) создает риски при проверках ГИТ. Инспекторы могут расценить это как нарушение сроков уведомления государственного органа о приеме сотрудника. Также это вызывает вопросы при расчете заработной платы и страховых взносов, так как страховые взносы платят каждый месяц строго по срокам начисления выплат.

Типовой приказ о приеме на работу и пример заполнения

Типовой приказ включает стандартный набор реквизитов: наименование организации, дату и номер документа, место издания. В основной части указывается ФИО сотрудника, дата приема, наименование должности, условия оплаты труда (оклад, надбавки) и основание — номер и дата подписанного трудового договора.

При заполнении приказа для разных категорий персонала используются разные формулировки:

• Для офисных сотрудников: «принять на должность главного бухгалтера с окладом согласно штатному расписанию».
• Для рабочих: «принять на должность токаря 5-го разряда с оплатой по тарифной сетке».
• Для совместителей: «принять на должность консультанта на условиях внешнего совместительства с оплатой пропорционально отработанному времени».

Для автоматизации процесса можно использовать Приказ о приёме на работу (Т-1) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

При оформлении приказа на учителя учитывается специфика педагогической деятельности. В документе обязательно указывается квалификационная категория (например, «высшая» или «первая»), так как от этого зависит размер доплат к окладу. Также фиксируется предмет преподавания и количество часов нагрузки, что напрямую влияет на расчет стажа и последующие пенсионные начисления.

Частые вопросы

Какой срок издания приказа о приеме на работу?

Закон не устанавливает жесткого срока «в днях» для издания приказа, так как он перестал быть обязательным. Однако, если организация ведет такой учет, приказ должен быть издан до или в день выхода сотрудника на работу, чтобы соблюсти сроки подачи ЕФС-1 в СФР.

Обязательно ли вести именно журнал регистрации приказов, если есть электронный архив?

Нет, отдельный бумажный журнал вести не обязательно. Электронный реестр или список документов в программе кадрового учета полностью заменяют бумажный журнал, если обеспечивается возможность быстрого поиска и идентификации документа по номеру и дате.

Можно ли использовать один журнал для всех видов приказов по личному составу?

Да, допускается ведение единого журнала регистрации приказов по личному составу, где будут фиксироваться и приемы, и переводы, и увольнения сотрудников. В этом случае в графе «Содержание» или «Вид приказа» делается соответствующая пометка.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений проконсультируйтесь с профильным специалистом или обратитесь за профессиональным аудитом.