Заполнение ЕФС-1 в 2026 году: пошаговое руководство и особенности разделов

Раздел 1.2 формы ЕФС-1: какие сведения указываются

В разделе 1.2 фиксируются персональные данные сотрудника. Обязательно заполняются поля: ФИО полностью, ИНН (12 цифр для физлиц), СНИЛС (в новом формате) и дата рождения. Отсутствие любого из этих идентификаторов делает запись недействительной.

Код ОКТМО указывается по месту фактического осуществления деятельности сотрудника. Тип договора определяется согласно ПБУ 6/2026: основной трудовой договор, срочный договор или гражданско-правовой характер (если это предусмотрено спецификой отчетности).

При наличии нескольких трудовых договоров с одним работником (совместительство) на каждого договор заводится отдельная запись в разделе 1.2. В этом случае в поле «Вид договора» ставится соответствующая отметка (основное место работы или совместительство), чтобы СФР мог корректно рассчитать страховой стаж. Для автоматизации этого процесса удобно использовать сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где реквизиты подставляются автоматически по ИНН.

Раздел 2 и подраздел 2.1 формы ЕФС-1: детали заполнения

В разделе 2 указываются трудовые функции работника. Описание функции должно соответствовать профессиональному стандарту или должностной инструкции. Параллельно проставляется код ОКВЭД организации по основному виду деятельности и ставка оплаты труда (оклад или тарифная ставка).

Подраздел 2.1 предназначен для фиксации временных рамок работы. При бессрочном договоре дата начала работы указывается, а поле «Дата окончания» остается пустым.

Неочевидно, но в 2026 году в подразделе 2.1 формы ЕФС-1 допускается не указывать дату окончания при временных договорах, если срок в самом договоре не установлен, что существенно экономит время заполнения.

Ключевым изменением 2026 года стало обязательное заполнение поля «Код вида занятости» (Код ВЗ). Этот код определяет статус работника: дистанционный, комбинированный или офисный. Ошибочный код ВЗ может привести к пересмотру налоговых льгот по страховым взносам, поэтому данные должны строго совпадать с условиями трудового договора. Подробнее о взаимосвязи взносов и отчетности читайте в статье РСВ: расчет по страховым взносам в 2026 году – ставки, порядок заполнения и пример расчёта.

Заполнение ЕФС-1 при увольнении сотрудника

При увольнении сотрудника в разделе 1.2 обязательно указывается дата расторжения договора и код причины увольнения (согласно классификатору СФР). Поля, касающиеся причины (например, «по собственному желанию» или «по соглашению сторон»), должны быть заполнены без сокращений.

В разделе 2 отражаются итоговые выплаты, связанные с прекращением трудовых отношений, если они влияют на страховой стаж. Дата увольнения должна строго совпадать с датой приказа о прекращении трудового договора.

Форма ЕФС-1 при увольнении отправляется в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 2026 году общий крайний срок — 3 рабочих дня, однако для большинства компаний стандартом остается подача «на следующий день», чтобы избежать штрафных санкций.

Заполнение ЕФС-1 при приёме на работу

При приёме нового сотрудника заполняются разделы 1.2 и 2. В разделе 1.2 фиксируется дата заключения договора и дата фактического выхода на работу. В разделе 2 указывается должность, структурное подразделение и условия оплаты.

Обязательным является указание сведений о прохождении обязательной предварительной медкомиссии (дата и номер заключения). Также в соответствующем поле проставляется срок испытательного срока в календарных днях. Если испытательный срок не предусмотрен, поле оставляется пустым.

Срок подачи формы при приёме — не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме (или заключения договора). Превышение этого срока ведет к административному штрафу. Для тех, кто ведет учет стажа в сложных случаях, будет полезна статья Заполнение ЕФС-1 по стажу: правила оформления подразделов в 2026 году.

Частые вопросы

Как указать дату увольнения в ЕФС-1?

Дата увольнения вносится в раздел 1.2 в формате ДД.ММ.ГГГГ. Она должна точно соответствовать дате, указанной в приказе о расторжении трудового договора и в трудовой книжке сотрудника.

Можно ли оставить поле «Дата окончания» пустым в подразделе 2.1?

Да, поле «Дата окончания» остается пустым в двух случаях: если заключен бессрочный трудовой договор или если в срочном договоре дата окончания не определена (срок установлен событием).

Какие коды ОКВЭД нужны в разделе 2 формы ЕФС-1?

В разделе 2 указывается основной код ОКВЭД организации, по которому осуществляется деятельность. Если сотрудник работает в филиале с иным основным видом деятельности, указывается код этого подразделения.

Сколько времени есть на подачу ЕФС-1 при приёме нового сотрудника?

Сведения о приеме на работу должны быть направлены в СФР не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме или заключения трудового договора.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с главным бухгалтером или налоговым консультантом.