Заполнение ЕФС-1 по стажу: правила оформления подразделов в 2026 году

Заполнение ЕФС-1 подраздел 1.2: несчастные случаи на производстве

Подраздел 1.2 используется для учета стажа в связи с несчастными случаями на производстве и профессиональными заболеваниями. Здесь фиксируются периоды временной нетрудоспособности, которые имеют особый статус при расчете пенсии и назначении страховых выплат.

Данные в этом разделе должны строго соответствовать Акту формы Н-1, утвержденному комиссией по расследованию происшествия. В ЕФС-1 переносятся дата несчастного случая, период нетрудоспособности и ссылка на номер акта. Если контролирующие органы (Роструд или прокуратура) вынесли предписание об изменении данных в акте, работодатель обязан подать корректирующую форму ЕФС-1 с обновленными сведениями.

Уведомление СФР о происшествии происходит в два этапа: сначала подается оперативное сообщение о несчастном случае (в течение суток), а затем — полноценная форма ЕФС-1 с деталями стажа после завершения расследования и подписания акта Н-1.

Заполнение отчета ЕФС-1 подраздел 2.3 и раздел 2: стаж по договорам ГПХ

Раздел 2 и подраздел 2.3 предназначены для отражения сведений о физических лицах, с которыми заключены гражданско-правовые договоры. Согласно ФЗ-402 и нормам страхового законодательства 2026 года, периоды работы по ГПХ засчитываются в страховой стаж, если за исполнителя уплачивались страховые взносы.

При окончании договора ГПХ работодатель подает сведения о периоде выполнения работ и сумме выплат. В подразделе 2.3 указываются даты начала и окончания договора, а также код вида деятельности. Отражение выплат в разделе 2 позволяет СФР рассчитать количество страховых баллов (ИПК) для исполнителя. Подробные инструкции по оформлению таких отношений доступны в статье про заполнение ЕФС-1 по договорам ГПХ: правила и образцы 2026 года.

Существует принципиальное различие в заполнении данных в зависимости от статуса исполнителя:

1. Физические лица без статуса ИП и самозанятых — сведения подаются в обязательном порядке, так как работодатель выступает налоговым агентом и платит взносы.
2. Самозанятые (плательщики НПД) — сведения в ЕФС-1 не подаются, так как они самостоятельно уплачивают взносы в ПФР (при желании) и их стаж по договору ГПХ с заказчиком автоматически не учитывается.

Если вы оформляете расторжение контракта, изучите заполнение ЕФС-1 при окончании договора ГПХ: правила и сроки, чтобы избежать пеней за несвоевременную подачу.

Заполнение ЕФС-1 при переименовании организации

При смене наименования компании или реорганизации (слияние, присоединение) работодатель обязан уведомить СФР, чтобы стаж сотрудников не был прерван. В этом случае подается форма ЕФС-1, где в поле сведений об организации указывается новое наименование, но сохраняется связь с прежним регистрационным номером (РН).

Сроки подачи корректирующих сведений зависят от типа изменений: при переименовании данные подаются в течение 10 рабочих дней с даты внесения записи в ЕГРЮЛ. В форме указывается старый и новый ИНН (если он изменился) и ОГРН, что позволяет системе СФР «склеить» трудовой путь сотрудника.

Неочевидно, но при переименовании организации или смене формы собственности часто забывают подать уточняющую ЕФС-1. Из-за этого у сотрудников «разрывается» стаж в системе СФР, что выявляется только при оформлении пенсии через 10–20 лет, когда человеку приходится собирать архивные справки и доказывать факт работы.

Для корректной синхронизации данных о стаже важно также правильно подать расчет по РСВ в 2026 году: правила заполнения и сроки подачи, так как СФР сверяет сведения о взносах из РСВ с данными о стаже из ЕФС-1.

Частые вопросы

Как правильно заполнить отчет ЕФС-1, чтобы стаж сотрудника был учтен корректно?

Необходимо строго соблюдать соответствие кодов событий в подразделе 1.1 фактическим приказам по личному составу. Даты приема, перевода и увольнения должны совпадать с данными в трудовой книжке (или СЗВ-ТД). Любое расхождение в одну дату приведет к тому, что СФР отклонит отчет или не засчитает период в страховой стаж.

Нужно ли подавать ЕФС-1 при окончании договора ГПХ?

Да, если исполнитель является физическим лицом (не самозанятым и не ИП). Сведения о периоде работы и выплатах подаются в подразделе 2.3 и разделе 2. Это необходимо для того, чтобы период выполнения работ по договору был учтен в страховом стаже гражданина для назначения пенсии.

В какой срок подается ЕФС-1 при несчастном случае на производстве?

Сведения о самом факте несчастного случая подаются незамедлительно (в течение суток), а детальный отчет по стажу в подразделе 1.2 подается после завершения расследования и утверждения акта Н-1. Срок подачи уточняющих сведений о периоде нетрудоспособности — до 25-го числа следующего месяца.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в СФР и ФНС России.