Заполнение ЕФС-1 при несчастном случае: сроки и правила оформления

Особенности заполнения отчета ЕФС-1 по разделам

Заполнение отчета ЕФС-1 подраздел 1.1 используется для передачи сведений о застрахованных лицах. Здесь указываются персональные данные сотрудника, его статус и стаж, который подлежит учету в СФР. При несчастном случае этот раздел подтверждает трудовые отношения на момент травмы.

Заполнение отчета ЕФС-1 подраздел 1.2 требует детального отражения страхового стажа. В этот блок вносятся периоды нетрудоспособности, возникшие вследствие производственной травмы. Правильное указание дат позволяет СФР корректно рассчитать размер страховых выплат и пособий по временной нетрудоспособности.

Заполнение отчета ЕФС-1 подраздел 2.3 и раздел 2 посвящено профессиональным рискам и конкретным происшествиям. В разделе 2 фиксируется сам факт несчастного случая, указывается код отрасли и вид травматизма. Подраздел 2.3 используется для детализации факторов риска, которые привели к инциденту.

Чтобы избежать ошибок в кодировке событий и соблюсти актуальные требования 2026 года, используйте сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Заполнение ЕФС-1 в особых ситуациях

Заполнение ЕФС-1 при окончании договора ГПХ имеет свои нюансы, если исполнитель получил травму в период действия контракта. Если договор ГПХ предусматривал страхование от несчастных случаев, сведения о травматизме отражаются в отчете аналогично штатным сотрудникам, но с указанием статуса исполнителя.

Заполнение ЕФС-1 при увольнении сотрудника, получившего травму, требует особого внимания к закрытию стажа. Если увольнение происходит до завершения выплат по травме, в отчете фиксируется дата прекращения трудового договора, но сохраняются сведения о периоде нетрудоспособности. Это необходимо для того, чтобы сотрудник мог получать выплаты от СФР даже после расторжения договора.

Заполнение ЕФС-1 при переименовании организации требует подачи корректирующего отчета. В текущих формах указывается новое наименование и актуальный КПП, при этом в поле «корректирующая запись» ставится соответствующая отметка. Все данные о несчастных случаях, зарегистрированные до переименования, должны быть перенесены в новые формы без изменения дат происшествий.

Поскольку данные о травматизме влияют на общие показатели страхования, рекомендуется проверить корректность отражения численности персонала, изучив расчет среднесписочной численности для РСВ: формулы, ставки 2026 и порядок заполнения. Также важно синхронизировать данные с налоговой отчетностью, например, через расчет РСВ в 2026 году: порядок заполнения, ставки и сравнение с 2025.

Частые вопросы

Как правильно заполнить отчет ЕФС-1, если несчастный случай произошел с самозанятым по договору ГПХ?

Если самозанятый работает по договору ГПХ и работодатель не платил за него взносы «на травматизм» (что допустимо по закону), подача ЕФС-1 о несчастном случае не требуется, так как самозанятый не является застрахованным лицом в данной системе. Если же взносы уплачивались, отчет заполняется по стандартной схеме с указанием статуса исполнителя.

Нужно ли подавать ЕФС-1, если несчастный случай признан бытовым?

Нет, ЕФС-1 подается только в случае производственного травматизма. Бытовые травмы оформляются обычным листком нетрудоспособности, а сведения о них передаются в СФР в рамках стандартного обмена данными по электронным больничным.

Можно ли исправить ошибку в уже поданном отчете ЕФС-1 о несчастном случае?

Да, для этого подается корректирующая форма. В поле «Номер корректирующего расчета» ставится порядковый номер исправления (1, 2 и т.д.), а в самом отчете исправляются ошибочные данные. Рекомендуется приложить к корректировке копию исправленного акта Н-1.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в СФР.