Заполнение ЕФС-1 при приеме на работу: правила, сроки и образец

Заполнение ЕФС-1: пошаговый разбор подраздела 1.1

Подраздел 1.1 предназначен для передачи сведений о трудовой деятельности. В верхней части формы указываются реквизиты страхователя: регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП и наименование организации. Для застрахованного лица обязательно указывается СНИЛС и ФИО в соответствии с паспортными данными.

В поле «Код мероприятия» при приеме на работу ставится значение «ПРИЕМ». В графе «Дата начала действия» указывается дата, с которой сотрудник фактически приступил к работе согласно приказу.

Оформление трудовой функции требует строгого соблюдения классификатора ОКПДТР. В форме указывается наименование должности и соответствующий ей код из общего классификатора профессий. Если должность предусмотрена профессиональным стандартом, в соответствующем поле ставится отметка «Да», а в графе «Код профстандарта» вносится номер документа.

Неочевидно, но при приеме на работу по совместительству или ГПХ (в части страховых взносов) многие ошибочно подают полную форму, хотя для СФР критически важен только подраздел 1.1 с точным кодом мероприятия, иначе система выдаст ошибку валидации.

ЕФС-1 заполнение в СБИС и онлайн-сервисах

Использование специализированного ПО, такого как СБИС, позволяет автоматизировать процесс. Система импортирует данные из кадрового модуля: ФИО, СНИЛС и дату приема подставляются автоматически, что исключает опечатки в цифрах и именах. ЕФС-1 (сведения для СФР) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

При отправке через личный кабинет СФР или оператора ЭДО необходимо дождаться получения квитанции о приеме. Статус «Доставлено» не означает, что отчет принят; нужно проверить «Квитанцию о приеме», где будет указано, прошел ли файл проверку на соответствие формату XML.

Ручное заполнение в PDF-редакторах практически невозможно, так как СФР принимает только структурированные файлы. Попытка отправить скан заполненного бланка приведет к автоматическому отклонению документа системой.

ЕФС-1 заполнение: образец и типичные ошибки

В корректно заполненном образце подраздела 1.1 для бессрочного трудового договора в графе «Срок договора» ставится прочерк или оставляется пустое поле. Для срочного договора указывается дата окончания действия.

Наиболее частые ошибки связаны с кодами ОКПДТР. Использование устаревших кодов или кодов, не соответствующих фактической функции сотрудника, приводит к возврату формы. Повторная подача с ошибками может стать поводом для выездной проверки СФР.

Если ошибка обнаружена после отправки, необходимо подать уточняющий расчет. В этом случае в поле «Номер корректирующего расчета» ставится порядковый номер (1, 2 и т.д.), а в поле «Номер исходного расчета» — номер первого, ошибочного документа.

После корректировки кадровых данных важно проверить, как они отражены в налоговой отчетности. Например, изменения в численности и стаже влияют на расчет РСВ в 2026 году: порядок заполнения, ставки и сравнение с 2025, где данные о сотрудниках должны совпадать с переданными в СФР. Также рекомендуется изучить расчет среднесписочной численности для РСВ: формулы, ставки 2026 и порядок заполнения, чтобы избежать расхождений в отчетности.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 при приеме на работу через СБИС?

В СБИС необходимо перейти в раздел «Кадры», создать карточку нового сотрудника и издать приказ о приеме. После этого в разделе «Отчетность» выбрать форму ЕФС-1, нажать «Сформировать» (система сама подтянет данные из приказа) и отправить документ, подписав его КЭП руководителя.

Нужно ли заполнить ЕФС-1 подраздел 1.2 при приеме?

Нет, подраздел 1.2 предназначен для предоставления сведений о стаже застрахованного лица в периоды, которые не были учтены ранее. При обычном приеме на работу заполняется только подраздел 1.1.

Что делать, если пропустили срок подачи ЕФС-1 при приеме?

Необходимо подать отчет немедленно, даже если срок истек. СФР зафиксирует дату фактической подачи. В случае выявления просрочки может быть выписан штраф по ст. 15.33 КоАП РФ. Чтобы минимизировать риски, рекомендуется подавать уточняющий расчет сразу после обнаружения пропуска.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуем проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в СФР.