Заполнение ЕФС‑1 за 2025 год: пошаговое руководство и ответы на типовые вопросы

Раздел 1.2 ЕФС‑1 2025: какие сведения указываются

Раздел 1.2 предназначен для предоставления сведений о размере заработка работников, на который начисляются страховые взносы. Здесь фиксируется код вида деятельности по ОКВЭД и общее количество застрахованных лиц, подлежащих учету в организации.

При заполнении указываются:

• Среднемесячная заработная плата по категориям работников.
• Доля работников, получающих оплату по ставкам, установленным для данной отрасли.
• Суммы выплат, с которых исчислены взносы в соответствии с НК РФ.

Если в штате есть ИП-работники, они учитываются в общем количестве застрахованных лиц. Самозанятые, работающие по договорам ГПХ, в данный раздел не включаются, так как они самостоятельно уплачивают налоги и не входят в число застрахованных лиц, за которых работодатель платит взносы. Для корректного отражения выплат по гражданско-правовым договорам используйте заполнение ЕФС-1 по договорам ГПХ.

Раздел 2 и подраздел 2.1 ЕФС‑1 2025: приёмы и увольнения сотрудников

Раздел 2 используется для передачи сведений о трудовой деятельности. При приеме на работу в форму вносятся: дата приема, наименование должности согласно штатному расписанию, тарифная ставка (оклад) и полные ФИО сотрудника. Сведения подаются в течение одного рабочего дня после издания приказа.

Подраздел 2.1 заполняется при прекращении трудового договора. Если сотрудник был принят и уволен в течение одного и того же отчетного квартала, в подразделе 2.1 указывается только дата увольнения и код причины (основание согласно ТК РФ). Повторно указывать все данные о приеме в этом подразделе не требуется. Подробный алгоритм действий описан в инструкции по заполнению ЕФС-1 при увольнении сотрудника.

Если в течение квартала изменились условия труда (перевод на другую должность, изменение оклада, переход на неполный рабочий день), данные корректируются путем подачи новой формы с соответствующим кодом события. Чтобы избежать ошибок в ручном вводе, можно использовать сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Изменения в форме ЕФС‑1 в 2026 году: что нужно знать

С 1 января 2026 года в структуру ЕФС-1 внесены изменения, касающиеся учета дистанционных сотрудников. В разделе 3 появились новые поля для указания статуса работы: «полностью удаленная», «гибридная» или «офисная». Это требование связано с уточнением правил охраны труда и контроля за соблюдением режима рабочего времени.

Обновлены требования к электронной подписи (ЭЦП). С 2026 года усилен контроль за использованием квалифицированных подписей (КЭП) руководителей организаций; использование подписей сотрудников по доверенности в некоторых разделах теперь требует дополнительного подтверждения в системе ЛКПН.

Переходный период для адаптации к новым полям раздела 3 продлится до конца первого квартала 2026 года. В это время СФР принимает формы старого образца, но с апреля 2026 года отчеты без указания статуса удаленной работы будут считаться некорректными. Параллельно с этим работодателям рекомендуется проверить персонифицированные сведения 2026 для директора, чтобы данные в разных формах отчетности не противоречили друг другу.

Частые вопросы

Какой срок подачи ЕФС‑1 за 2025 год?

Годовой отчет за 2025 год подается до 31 марта 2026 года. Сведения о приеме и увольнении сотрудников подаются в течение одного рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Можно ли подать ЕФС‑1 в электронном виде?

Да, подача в электронном виде является обязательной. Форма передается через операторов ЭДО или через личный кабинет налогоплательщика ФНС с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Что делать, если в разделе 2 указаны неверные данные о приёме на работу?

Необходимо подать корректирующую форму ЕФС-1. В ней указывается номер и дата исходного документа, который исправляется, а также вносятся верные сведения.

Нужно ли заполнять подраздел 2.1, если сотрудник уволен в том же квартале?

Да, подраздел 2.1 заполняется обязательно. В нем фиксируется дата увольнения и основание, даже если прием сотрудника произошел в этом же отчетном периоде.

Какова штрафная санкция за несвоевременное заполнение ЕФС‑1?

За несвоевременную подачу или подачу недостоверных сведений предусмотрен административный штраф по ст. 15.33.1 КоАП РФ. Сумма штрафа зависит от размера организации (для ИП и малого бизнеса она ниже, чем для крупных компаний).

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется обратиться к профильному специалисту или ознакомиться с актуальными текстами нормативных актов на официальных ресурсах ФНС и СФР.