Заполнение ЕФС‑1 образец: пошаговое руководство и ответы на типовые вопросы

Подразделы 1.1, 1.2, раздел 2 и подраздел 2.1: детали заполнения

Подраздел 1.1 предназначен для идентификации работодателя. Здесь указывается полное наименование организации или ФИО ИП, ИНН, КПП и ОКТМО по месту регистрации. Ошибка в одной цифре ОКТМО приведет к тому, что отчет будет отклонен системой автоматического контроля.

Подраздел 1.2 содержит данные о конкретном работнике. Включает в себя:

• СНИЛС (обязательное поле для идентификации в СФР).
• ФИО, дату рождения и пол.
• Характер трудовых отношений (код по классификатору: основной работник, совместитель, внешнее совместительство).
• Сведения о стаже и особых условиях труда.

Раздел 2 используется для отражения сведений о выплатах и начислениях. В этом блоке фиксируются суммы, с которых исчисляются страховые взносы, а также периоды, за которые эти выплаты произведены. Если вы подаете сведения по руководителю, ознакомьтесь с материалом персонифицированные сведения на директора без зарплаты 2026: образец, форма и порядок подачи.

Подраздел 2.1 требует детализации удержаний. Каждой сумме присваивается конкретный код удержания (например, алименты, задолженность по кредитам или штрафы). Сумма в подразделе 2.1 должна строго соответствовать итоговой сумме выплат, указанной в основном разделе 2.

Неочевидно, но при заполнении раздела 2 ЕФС-1 для договора ГПХ поле «дата окончания» обязательно, даже если договор продлён автоматически — без этой даты отчет будет отклонён системой ФНС.

Отчёт о несчастном случае и окончании договора ГПХ в ЕФС-1

Для оформления несчастного случая на производстве используется пункт 5 формы ЕФС-1. В этом разделе фиксируется дата происшествия, место, тяжесть травмы и номер акта формы Н-1. Все сведения должны строго совпадать с данными внутреннего расследования. Регистрация и учет таких случаев регулируются нормами ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» в части документирования хозяйственных операций и первичных документов.

При завершении договора ГПХ в ЕФС-1 вносятся сведения о прекращении отношений. Необходимо указать дату расторжения договора и основание (истечение срока действия или соглашение сторон). Для детального изучения всех нюансов работы с такими контрактами используйте руководство заполнение ЕФС-1 по договорам ГПХ: правила и образцы 2026 года.

Если договор ГПХ прекращается досрочно, в отчете указывается фактическая дата расторжения. В этом случае сумма выплат в разделе 2 должна соответствовать фактически начисленному вознаграждению на дату прекращения договора. Если в отчетности возникла необходимость отразить дополнительные сведения по страховым случаям, может потребоваться заполнение ЕФС-1 раздел 2.3: образец и правила оформления.

Онлайн-заполнение ЕФС-1: сервисы и рекомендации

Наиболее быстрый способ подачи — через Личный кабинет налогоплательщика или Личный кабинет работодателя на портале СФР. ЕФС-1 (сведения для СФР) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН, что исключает опечатки в названии компании и кодах ОКТМО.

Технические требования к подаче:

• Формат файла: XML (стандарт для машиночитаемых документов) или PDF с электронной подписью.
• Подпись: Только УКЭП, выданная аккредитованным удостоверяющим центром.
• Валидация: Перед отправкой файл проходит через автоматический валидатор ФНС/СФР, который подсвечивает пропущенные обязательные поля или некорректные коды.

Сроки подачи ЕФС-1 в 2026 году зависят от типа сведений. Сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение) подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Общие сведения за период подаются до 30 календарных дней после окончания отчетного периода.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 онлайн?

Воспользуйтесь Личным кабинетом СФР или сервисом ЭДО. Введите ИНН организации, выберите нужный раздел формы, заполните данные сотрудника и подпишите файл с помощью УКЭП.

Можно ли использовать образец ЕФС-1 для оформления несчастного случая?

Да, для этого предназначен специальный блок в форме (пункт 5). В нем указываются данные о травме, степени тяжести и ссылаются на акт Н-1.

Что включить в подраздел 1.1 ЕФС-1?

В подраздел 1.1 вносятся идентификационные данные работодателя: полное наименование, ИНН, КПП (для ООО) и код ОКТМО по месту регистрации.

Нужен ли раздел 2 в ЕФС-1 при окончании договора ГПХ?

Да, раздел 2 обязателен, так как в нем фиксируются суммы выплат по договору и дата его окончания, без которой отчет будет считаться некорректным.

Где скачать официально утверждённый образец ЕФС-1?

Актуальные бланки и XML-схемы доступны для скачивания на официальном портале СФР в разделе «Формы отчетности».

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться к актуальным текстам нормативных актов.