Заполнение ЕФС‑1 при приёме на работу: пошаговое руководство 2026

Заполнение ЕФС-1 раздел 1.2 (данные о работнике)

В разделе 1.2 фиксируются персональные данные сотрудника. В полях ФИО, дата рождения, пол и гражданство данные вносятся строго в соответствии с паспортными данными. Опечатки в фамилии или дате рождения приведут к автоматическому отклонению формы системой СФР.

Обязательно указываются серия и номер паспорта, ИНН и СНИЛС. Эти сведения проходят автоматическую сверку с данными Федерального личного кабинета (ФЛК). Если данные в паспорте сотрудника были изменены, но не обновлены в базе СФР, отчет может быть отклонен.

При приеме на работу ИП или самозанятых, которые заключают трудовой договор, данные вносятся так же, как и для обычных физических лиц. Если же сотрудничество строится на базе гражданско-правового договора, применяются иные правила, которые описаны в статье про заполнение ЕФС-1 по договорам ГПХ.

Заполнение ЕФС-1 раздел 2 и подразделы 2.1, 2.3

Раздел 2 предназначен для предоставления сведений о доходах, удержаниях и налогах. В 2026 году он заполняется параллельно с данными о трудовой деятельности, если в отчетном периоде возникли соответствующие выплаты.

Подраздел 2.1 используется для отражения основных доходов работника: оклада, надбавок и премий. Суммы указываются в рублях с точностью до копеек. Эти данные должны полностью совпадать с суммами, которые позже попадут в Расчет по РСВ в 2026 году.

Подраздел 2.3 предназначен для учета социальных выплат и компенсаций. Неочевидно, но в 2026 году поле «Код причины прекращения» в подразделе 2.3 стало обязательным: без него форму отклонит автоматическая проверка, хотя ранее его можно было оставить пустым.

Если в отчетном периоде доходы отсутствуют, в форме проставляется признак «нет доходов». В этом случае заполнение количественных показателей в подразделе 2.1 не требуется, но общая структура раздела должна быть соблюдена.

Особенности заполнения ЕФС-1 в 2026 году и при увольнении

Подача ЕФС-1 в 2026 году осуществляется исключительно в электронном виде. Передача данных через портал Госуслуг или ЭДО обеспечивает мгновенную проверку формы на соответствие форматно-логическому контролю.

При увольнении сотрудника форма заполняется в том случае, если в текущем календарном году ему производились выплаты. Если выплат не было (например, сотрудник находился в отпуске за свой счет весь год), подача формы не требуется.

Срок подачи сведений при прекращении трудовых отношений составляет 7 рабочих дней с даты увольнения. Подробные инструкции по оформлению этой процедуры доступны в материале про заполнение ЕФС-1 при увольнении сотрудника.

Особое внимание следует уделить полю «Код причины прекращения». В 2026 году этот пункт стал критически важным для прохождения автоматического контроля СФР. Ошибка в коде или его отсутствие приведут к статусу «Отклонено» в личном кабинете.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу?

Соберите паспорт, ИНН и СНИЛС сотрудника, зайдите в личный кабинет работодателя на Госуслугах или в программу ЭДО, заполните раздел 1.2 персональными данными и отправьте форму в течение 7 рабочих дней с даты приема.

Можно ли использовать электронную форму ЕФС-1 в 2026 году?

Да, в 2026 году электронная форма является единственным законным способом подачи сведений в СФР. Бумажные варианты не принимаются.

Нужно ли указывать доходы в разделе 2, если работник только начал работать?

Если с момента приема до даты подачи отчета выплаты еще не производились, в разделе 2 указывается признак «нет доходов».

Как оформить подраздел 2.1 при приёме на работу?

В подразделе 2.1 отражаются начисленные суммы оклада и премий. Если начислений еще не было, раздел остается пустым с соответствующей отметкой об отсутствии доходов.

Какие сроки подачи ЕФС-1 после увольнения?

Сведения о прекращении трудовых отношений должны быть направлены в СФР не позднее 7 рабочих дней с даты увольнения сотрудника.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в СФР.