Заполнение ЕФС‑1 при увольнении: пошаговый порядок и ответы на популярные запросы

Заполнение ЕФС-1 подраздел 1.1

Подраздел 1.1 предназначен для фиксации самого факта прекращения трудовых отношений. Основным элементом здесь является код причины увольнения согласно ПП-6/2021.

Примеры часто используемых кодов:

• «01» — истечение срока трудового договора.
• «02» — соглашение сторон.
• «03» — инициатива работника (по собственному желанию).
• «04» — сокращение штата или численности.

В соответствующие поля внесите дату увольнения и номер приказа. Если фактическая причина увольнения не предусмотрена стандартным перечнем кодов, используйте код «99» (прочее). В этом случае в поле «Комментарий» или «Основание» необходимо привести детальное текстовое пояснение причины расторжения договора.

Особое внимание уделите точности дат: дата в ЕФС-1 должна совпадать с датой в трудовой книжке и приказе. Если вы оформляете увольнение по договору ГПХ, изучите заполнение ЕФС-1 при окончании договора ГПХ: правила и сроки, так как там действуют иные коды.

Заполнение ЕФС-1 раздел 1.2

В разделе 1.2 отражаются финансовые показатели, связанные с прекращением трудового договора. В колонке 1.2.1 указываются суммы выплат, с которых должен быть удержан НДФЛ в соответствии с НК РФ.

Порядок заполнения включает:

1. Сумму выходного пособия. Укажите точный размер выплаты и ссылку на порядок расчета (например, согласно ст. 178 ТК РФ или локальному нормативному акту).
2. Начисления за неиспользованный отпуск. Сумма компенсации за все неиспользованные дни отпуска фиксируется отдельной строкой.
3. Иные выплаты, предусмотренные договором или законом при увольнении.

Все суммы указываются в рублях с точностью до копеек. Эти данные должны быть синхронизированы с расчетным листком сотрудника и будущими сведениями в Расчете по РСВ в 2026 году: правила заполнения и сроки подачи.

Заполнение ЕФС-1 раздел 2 и подраздел 2.1

Раздел 2 заполняется только в тех случаях, когда работнику выплачиваются компенсации за неиспользованный отпуск или иные специфические выплаты, влияющие на страховой стаж и базу для начислений.

В подразделе 2.1 фиксируются:

• Итоговая сумма выплаченной компенсации.
• Налоговая база, с которой исчислены страховые взносы за период увольнения.

Неочевидно, но при отсутствии выплат в разделе 2 форму нельзя оставлять с пустыми строками или прочерками — поля обязаны быть полностью пустыми (без каких-либо символов), иначе автоматизированная система СФР отклонит ЕФС-1 с ошибкой валидации.

Если выплаты отсутствуют, раздел 2 просто не заполняется, но общая форма подписывается электронной подписью руководителя или доверенного лица.

Заполнение формы ЕФС-1 при увольнении сотрудника: практические рекомендации

Для исключения штрафов и требований о предоставлении пояснений проведите сверку данных. Суммы в подразделе 1.2 должны быть идентичны суммам, указанным в подразделе 2.1. Если в подразделе 1.1 указан код увольнения по сокращению, в разделе 1.2 обязательно должно быть отражено выходное пособие.

Рекомендуется использовать актуальный справочник кодов причин увольнения, который обновляется на сайте ФНС и СФР. Ошибки в кодах часто приводят к тому, что работник не может вовремя получить пособие по безработице.

Все документы, послужившие основанием для заполнения формы (приказ об увольнении, расчетный листок, копия трудового договора), должны храниться в архиве организации в течение 5 лет. Вместе с ними сохраните квитанцию о принятии ЕФС-1 из системы ЭДО.

Если сотрудник был директором или работал без начисления заработной платы, обратите внимание на персонифицированные сведения 2026 для директора: форма, заполнение, штрафы и 1С, чтобы правильно отразить его статус в отчетности.

Частые вопросы

Как правильно указать код причины увольнения в подразделе 1.1?

Выберите код из официального перечня ПП-6/2021. Если причина увольнения стандартная (например, «по собственному желанию»), ставьте код «03». Если причина уникальна и отсутствует в списке, используйте код «99» и добавьте текстовое описание в поле для комментариев.

Нужно ли заполнять раздел 2, если выплачено только выходное пособие?

Да, если выходное пособие является компенсационной выплатой, подлежащей отражению в страховой базе, данные вносятся в подраздел 2.1. Если же выплата носит иной характер, не влияющий на стаж и базу, раздел остается пустым.

Можно ли отправить ЕФС-1 через личный кабинет ФНС или только через операторов ЭДО?

Отправить форму можно как через личный кабинет налогоплательщика (ФНС), так и через личный кабинет СФР или любого аккредитованного оператора ЭДО. Главное — наличие действующей квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Какие сроки подачи ЕФС-1 после увольнения сотрудника?

Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа об увольнении. Например, если приказ издан в понедельник, отчет должен быть отправлен в СФР не позднее вторника.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за юридической помощью.