Заполнение отчета ЕФС-1: правила и сроки в 2026 году

Заполнение ЕФС-1: подраздел 1.2 и сведения о стаже

Подраздел 1.2 используется для предоставления сведений о периодах работы, которые дают право на страховой стаж (например, работа в особых условиях или в районах Крайнего Севера). Данные вносятся ежегодно или при увольнении сотрудника, если сведения не были поданы ранее. В форме указываются коды специальных условий труда и соответствующие периоды.

При переименовании организации данные в ЕФС-1 требуют корректировки. Неочевидно, но при смене наименования компании в ЕФС-1 не подается отдельная форма «на изменение», а корректируются реквизиты в текущих отчетах, при этом старый регистрационный номер СФР сохраняется. Это позволяет фонду связать историю трудовой деятельности сотрудников с новым названием юридического лица без разрыва стажа.

Если переименование сопровождается изменением структуры или ликвидацией одного из подразделений, необходимо проверить соответствие данных в кадровых приказах и отчетах. В этом случае важно синхронизировать данные с налоговой отчетностью, изучив расчет РСВ в 2026 году, чтобы сведения о работодателе совпадали во всех контролирующих органах.

Заполнение отчета ЕФС-1: раздел 2 и подраздел 2.3

Раздел 2 ЕФС-1 посвящен сведениям о страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний («травматизм»). Отчет подается ежеквартально до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. В разделе указывается сумма начисленных взносов, исходя из установленного для организации тарифа.

Подраздел 2.3 заполняется для отражения данных о застрахованных лицах и суммах выплат. Здесь фиксируются сведения о сотрудниках, по которым были произведены выплаты или начислены взносы в рамках специфических условий страхования. Суммы указываются в рублях с точностью до копеек.

При несчастном случае на производстве заполнение ЕФС-1 тесно связано с актом формы Н-1. Сведения о несчастном случае подаются в СФР незамедлительно после его установления. В отчете фиксируются данные о пострадавшем, обстоятельства происшествия и ссылка на номер и дату акта Н-1. Несвоевременная подача этих сведений влечет административную ответственность по КоАП РФ.

Для предпринимателей, которые закрывают бизнес, важно помнить о финальной отчетности. Если вы прекращаете деятельность, изучите декларацию по НДС при закрытии ИП, чтобы сдать все формы, включая финальный ЕФС-1, в установленные законом сроки.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника в 2026 году?

В подразделе 1.1 укажите дату увольнения, код основания (согласно классификатору СФР) и реквизиты приказа. Отчет должен быть отправлен в СФР не позднее следующего рабочего дня после даты увольнения.

Нужно ли подавать ЕФС-1 при окончании договора ГПХ?

Да, сведения о договорах ГПХ подаются в подразделе 1.1. Необходимо указать период выполнения работ, сумму вознаграждения и реквизиты договора. Срок подачи — один рабочий день после даты завершения работ или подписания акта.

Как заполнить ЕФС-1 при несчастном случае?

В разделе 2 и соответствующих приложениях укажите данные застрахованного лица и сведения о несчастном случае. Обязательно приложите ссылку на акт Н-1. Сведения подаются в СФР незамедлительно после оформления акта о несчастном случае на производстве.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и заполнения отчетности рекомендуем проконсультироваться с главным бухгалтером или профильным юристом.