Заполнение РСВ в СБИС: пошаговое руководство 2025 года

Заполнение РСВ на директора без зарплаты

Если генеральный директор не получает заработную плату, он всё равно должен быть отражен в РСВ как застрахованное лицо. В графах, касающихся суммы начислений и взносов, проставляются нулевые значения. Это подтверждает налоговой, что сотрудник числится в штате, но выплаты ему не производятся.

Для таких случаев используется стандартный код ОКТМО организации. Код причины выплаты в основной части раздела 1 не требуется, однако сведения о лице должны быть актуальны. Если организация вообще не имеет наемных рабочих, кроме директора без оклада, изучите, как заполнить РСВ если нет сотрудников: пошаговое руководство 2026.

В приложении 3.1 сведения о директоре без зарплаты отражаются с указанием нулевых сумм в полях «Сумма выплат». В графе с кодом причины выплаты ставится соответствующий код (например, 1010), даже если сумма равна нулю.

Основанием для отсутствия выплат должно быть официальное решение учредителей или приказ о нахождении директора в отпуске без сохранения заработной платы. В случае проверки ФНС эти документы подтверждают законность отсутствия начислений и взносов.

Заполнение РСВ: приложение 3.1 и образцы за 2025 год

Приложение 3.1 в СБИС представляет собой таблицу, где по каждому сотруднику детализируются суммы выплат и удержаний. Структура включает поля для указания кода причины выплаты, суммы начисленного дохода и суммы фактически выплаченных средств.

При заполнении строк для выплат указывайте код причины (например, 1010 — зарплата, 1020 — отпускные). В графах удержаний отражаются суммы НДФЛ и иные законные вычеты. Неочевидно, но в 2025 году поле «Код причины выплаты» в приложении 3.1 обязано быть заполнено даже при нулевых суммах — отсутствие кода приводит к отклонению отчёта, хотя ранее система допускала пустое поле.

Актуальный образец РСВ за 2025 год можно скачать в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в разделе «Справка» СБИС. Образец помогает сопоставить коды выплат с требованиями Минфина.

Для загрузки данных в модуль «Документы» СБИС можно использовать импорт из 1С или ручной ввод. Если вы сомневаетесь в правильности расчета базы, используйте расчет среднесписочной численности для РСВ калькулятор: формулы, ставки 2026 и порядок заполнения, чтобы данные в титульном листе совпадали с фактическим количеством застрахованных лиц.

Заполнение РСВ за полугодие 2025 года: сроки и порядок сдачи

Отчётность по РСВ за 2025 год подается дважды в год. Крайний срок подачи за первые шесть месяцев (полугодие) — 30 апреля, за вторые шесть месяцев (год) — 31 октября. Если дата выпадает на выходной, срок переносится на первый рабочий день.

В СБИС данные разделяются по полугодиям с помощью выбора соответствующего периода в настройках документа. При заполнении за второе полугодие система позволяет перенести данные из предыдущего периода, чтобы бухгалтер мог скорректировать только изменившиеся суммы или добавить новых сотрудников.

Автоматическая проверка СБИС за полугодие выявляет арифметические ошибки и несоответствие итоговых сумм по разделу 1 с данными приложения 3.1. Если обнаружена ошибка в уже сданном отчёте, необходимо подать корректировку. Правила оформления таких документов описаны в статье Уточнённый расчёт по РСВ: порядок заполнения и особенности 2026 года.

За несвоевременную подачу РСВ или подачу с ошибками предусмотрены штрафы согласно ст. 119 НК РФ. Сумма штрафа зависит от срока просрочки и наличия задолженности по платежам в бюджет.

Частые вопросы

Как заполнить РСВ в СБИС за 2025 год?

Выберите в разделе «Отчетность» форму РСВ, укажите период (полугодие или год), заполните данные о застрахованных лицах в разделе 1 и детализируйте выплаты в приложении 3.1. Проверьте документ функцией «Контроль», подпишите КЭП и отправьте в ФНС.

Можно ли не указывать доход директора, если он не получает зарплату?

Не указывать самого директора нельзя — он должен быть в списке застрахованных лиц. Однако в графах с суммами дохода и взносов проставляются нули.

Где взять образец РСВ за 2025 год?

Актуальные формы и образцы доступны на официальном сайте ФНС России в разделе «Формы отчетности» или в базе знаний СБИС.

Какие сроки подачи РСВ за полугодие 2025 года?

За первое полугодие — до 30 апреля, за второе полугодие (итоговый год) — до 31 октября.

Что делать, если СБИС выдает ошибку «Недостаточно данных» при заполнении приложения 3.1?

Проверьте наличие заполненного «Кода причины выплаты» для каждой строки. В 2025 году это поле обязательно даже при нулевых суммах выплат.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за разъяснениями в ФНС.